OptimoRoute ist eine Plattform zur Routenoptimierung für Liefer- und Außendienstunternehmen, die ihnen hilft, optimale Routen und Zeitpläne zu planen, um ihre Abläufe in Gang zu halten. In diesem Artikel erklären wir, wie Disponenten mit der Nutzung von OptimoRoute beginnen können. Wenn Sie Fahrer sind, gehen Sie zu unserem Leitfaden für Fahrer, die die OptimoRoute Driver App verwenden.
Überblick
Dieser Leitfaden behandelt die folgenden Bereiche in einer kurzen Übersicht. Sie können auf jeden der unten stehenden Bereiche klicken, um eine detailliertere Anleitung für jeden Abschnitt zu sehen.
Planungsworkflow
Administrative Konfiguration
- Fahrer importieren oder erstellen/bearbeiten
- Fahrzeuge importieren oder erstellen/bearbeiten
- Kundebenachrichtigungen
- Liefernachweis
Ausführung der Routen
Erweiterte Konfiguration
- Wöchentliche Planung
- Mehrtagige Langstreckenrouten
- Abholung und Lieferung
- Kommerzielle Routenführung und Navigation
Planungsworkflow
Dieser Abschnitt führt Sie durch die Grundlagen der Planung, einschließlich Hinzufügen & Bearbeiten von Bestellungen.
Bestellungen importieren
Es gibt zwei Methoden zum Importieren von Bestellungen:
- Excel/CSV/TXT-Dateien
- API
Excel/CSV/TXT-Dateien
Sie können Ihre Bestellungen mit einer Excel/CSV/TXT-Datei importieren. Diese Datei wird dann den Spalten zugeordnet, die den OptimoRoute-Feldern entsprechen, um alle Bestellungen zu importieren. Dies ist ein manueller Prozess, der das Exportieren einer Datei aus einem CRM/ERP/OMS/etc oder das Erstellen einer Tabelle mit allen Bestelldaten erfordert. Erfahren Sie hier mehr über das Importieren einer Tabelle.
API
Alternativ können Sie eine Integration zwischen Ihren internen Systemen und OptimoRoute mit unserer API erstellen, um Bestellungen zu importieren. Bestellungen erscheinen mit allen Attributen (Ladungsgröße, Notizen, benutzerdefinierte Felder usw.) und Anforderungen (Zeitfenster, Fähigkeiten, Fahrzeugmerkmale usw.) automatisch in Ihrem Planungs-Dashboard, basierend auf der Konfiguration der Integration. Sehen Sie sich hier unsere API-Dokumentation an.
Bestellungen bearbeiten
Es kann notwendig sein, eine Bestellung zu bearbeiten, wenn neue Informationen vorliegen. In OptimoRoute können Bestellungen entweder einzeln oder in großen Mengen bearbeitet werden.
Sie können fast alle Details in großen Mengen bearbeiten, die Sie auch in einer Einzelbearbeitung bearbeiten können.
Beide Fenster haben eine Liste von Abschnitten auf der linken Seite, die es Ihnen ermöglicht, spezifische Details der ausgewählten Bestellung(en) zu scannen und zu bearbeiten.
Optimierte Routen planen
Die Optimierung wird durch Klicken auf die Schaltfläche "Routen planen" gestartet. Das folgende Popup-Fenster ist das "Planungseinstellungen"-Fenster, das es Ihnen ermöglicht, direkte Änderungen an Fahrern/Fahrzeugen vorzunehmen, die diesen Tag (oder den ausgewählten Datumsbereich) betreffen.
Dies steht im Gegensatz zu Änderungen an Fahrerprofilen, die unter "Verwaltungseinstellungen" zu finden sind, die nur zukünftige Daten und Daten betreffen, an denen ein Fahrer keine Route hat. Aus diesem Grund wird immer empfohlen, Ad-hoc-Änderungen speziell im "Planungseinstellungen" Fenster vorzunehmen.
Was Sie im Planungseinstellungen-Fenster ändern können, ist wie folgt:
Erlaubte Änderungen
- Erlaube alle Änderungen an der aktuellen Lösung
- Geplante Routen unverändert lassen, neue Bestellungen ungenutzten Fahrern hinzufügen
- Geplante Bestellungen bei aktuellen Fahrern belassen, neue Bestellungen einfügen
Routen ausgleichen
- Kein Ausgleich
- Routen ausgleichen
- Nach Anzahl der Bestellungen
- Nach Arbeitsstunden
- Routen ausgleichen und alle Fahrer verwenden
- Nach Anzahl der Bestellungen
- Nach Arbeitsstunden
- Ausgleichsfaktor
Zusätzlich
- Bevorzugen, dass Bestellungen gruppiert werden [erweiterte Funktion]
- Fahrer können zum Depot zurückkehren, um weitere Bestellungen abzuholen
- Fahrerkonfiguration
- Fahrer deaktivieren/aktivieren
- Arbeitszeiten aktualisieren
- Ladekapazitäten aktualisieren
- Fahrzeuge aktualisieren
- *Startort / Zielort
- *Nur verfügbar, wenn Wöchentliche Planung aktiviert ist
- **Route beenden
- **Nur verfügbar, wenn Mehrtagige Langstrecke aktiviert ist
Routen manuell bearbeiten
Eine der einfachsten Möglichkeiten, Routen manuell zu bearbeiten, ist die Verwendung von Drag and Drop auf der Karte oder in der Zeitleiste.
Drag and Drop unterstützt 2 Methoden zum Bearbeiten von Routen:
- Drag and Drop
- Best Fit Drag and Drop
Drag and Drop
Funktioniert auf der Karte, der Zeitleiste und zwischen beiden. Das bedeutet, dass Sie eine Bestellung als Pin auf der Karte lokalisieren und sie an einem Ort in der Zeitleiste der Route des Fahrers platzieren können oder umgekehrt. Zusätzlich können Sie Bestellungen aus einem nicht geplanten Popup-Fenster auf eine Route verschieben oder umgekehrt eine Bestellung aus einer Route entfernen und als nicht geplant platzieren. Erfahren Sie hier mehr über die Planung mit Drag and Drop.
Best Fit Drag and Drop
Ermöglicht es Ihnen, eine Bestellung (oder mehrere) zu nehmen und dem Algorithmus zu erlauben, alle Einschränkungen und die aktuelle Reihenfolge einer Route zu berücksichtigen und Bestellungen optimal in diese Route einzufügen. Die einzige Entscheidung, die ein Planer treffen muss, ist, welcher Fahrer eine Bestellung erhalten soll. Der Algorithmus übernimmt den Rest. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Best Fit funktioniert.
Administrative Konfiguration
Fahrer importieren oder erstellen/bearbeiten
Fahrerprofile können in großen Mengen mit unserer Importvorlage für Fahrer importiert werden. Wird in der Regel von größeren Unternehmen zu Beginn ihrer Einführung von OptimoRoute verwendet, ansonsten werden Fahrer in der Regel im Admin-Fahrerbereich aktualisiert oder hinzugefügt.
Beim Importieren von Fahrern mit Fähigkeiten und Fahrzeugen, sollten beide bereits im System vorhanden sein, bevor die Fahrer importiert werden. Wenn Sie diesen Schritt überspringen und Fahrer sofort importieren, fehlen dem Importprozess die Referenzpunkte, die benötigt werden, um den Fahrer sowohl mit Fähigkeiten als auch mit einem Fahrzeug zu definieren.
Besondere Überlegungen zu Servicegebieten. Wenn sie verwendet werden sollen, können Servicegebiete auf 3 verschiedene Arten definiert werden. Erfahren Sie hier mehr über Servicegebiete.
Fahrzeuge importieren oder erstellen/bearbeiten
Ähnlich wie bei Fahrern können Fahrzeuge mit unserer Importvorlage für Fahrzeuge importiert werden.
Echtzeit-Bestellverfolgung
Kunden können durch eine Reihe von Benachrichtigungen per E-Mail, SMS oder beidem informiert bleiben. Jede Benachrichtigung enthält einen Tracking-Link, der Ihr Firmenlogo anzeigen kann und farblich auf Ihre Marke abgestimmt ist.
Die verfügbaren Benachrichtigungstypen sind:
- Geplante Zeitbenachrichtigungen
- Fahrer ist unterwegs
- ETA-Änderung
- Bestellung abgeschlossen
- Bestellung fehlgeschlagen
Benachrichtigungen können von einer geschäftlichen E-Mail gesendet werden, um eine konsistente Kommunikation mit Ihren Kunden aufrechtzuerhalten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Kundebenachrichtigungen einrichten.
Kundenfeedback-Umfragen
Nutzen Sie das Kundenbenachrichtigungs-Framework, um Feedback von jedem Kunden zu sammeln. Sie können die Antworten im Analytics-Dashboard analysieren und exportieren.
Liefernachweis
Jede Lieferung/Abholung/Aufgabe in OptimoRoute kann so konfiguriert werden, dass sie einen Liefer-/Servicenachweis sammelt. Das Standardpaket ermöglicht das Sammeln einer Unterschrift, das Aufnehmen von bis zu 20 Fotos pro Bestellung und das Sammeln einer freien Fahrer-Notiz.
Um zusätzliche Informationen auf strukturiertere Weise zu sammeln, kann OptimoRoute ein benutzerdefiniertes Formular erstellen, das Antworten in Form von: Freiformfeldern, vordefinierten Antwortlisten, nur Zahlen-Eingabefeldern und mehr anfordern kann.
| Um mehr über benutzerdefinierte Formulare zu erfahren, kontaktieren Sie den Support. |
All diese Informationen sind dann im Geplant vs. Tatsächlich Bericht unter Analytics abrufbar, sowie die benutzerdefinierten Rohdaten, die auf dem Planen und Optimieren-Dashboard unter Routen teilen > Excel-Export gefunden werden können.
Eine weitere Sicherstellung der Liefergenauigkeit ist möglich durch die Nutzung des Barcode-Scannens von OptimoRoute.
Ausführung der Routenführung
Routen teilen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Routen mit Fahrern zu teilen:
- An Fahrer-App senden
- Fahrer per E-Mail benachrichtigen
- Für Garmin, TomTom oder Navigon herunterladen
Der häufigste und wirkungsvollste Weg, Routen mit Ihren Fahrern zu teilen, ist über die OptimoRoute Driver App. Verfügbar auf iOS und Android, ist die mobile App leichtgewichtig und für eine einfache Nutzung auf allen Ebenen von Telefonen konzipiert.
Live-Dashboard
Das Live-Dashboard ermöglicht das Verfolgen von Fahrerstandorten (erfasst über die OptimoRoute Driver App) sowie den Status jeder Bestellung, die der Fahrer auf seiner Route geplant hat.
Zwei Bereiche, die schnell Überblicksinformationen darüber geben, was im Feld passiert, befinden sich links und rechts im Dashboard.
Oben links gibt es einen Filter, um die geplante Route, die tatsächliche Route oder beides anzuzeigen, mit den Breadcrumbs der tatsächlichen Route, die der Fahrer genommen hat, überlagert auf der geplanten Route. "Verlauf anzeigen" ermöglicht es Ihnen, vergangene Routen und Berichte anzusehen.
Oben rechts gibt eine allgemeine Zusammenfassung des Tages - Gesamtabschlüsse, fehlgeschlagene Bestellungen und mehr. Zusätzlich, wenn Routen jemals deaktiviert werden müssen (vollständig aus den Fahrer-Apps entfernt), gibt es einen Deaktivierungsbutton sowohl auf dem "Planen und Optimieren"-Dashboard als auch im "Live"-Dashboard.
OptimoRoute Driver App
Die OptimoRoute Driver App bietet eine einfache, All-in-One-Option für Ihre Fahrer, um auf ihre Route für den Tag zuzugreifen. Sie können die App verwenden, um Aufgaben als abgeschlossen zu markieren, PoD zu sammeln und notwendige Informationen bereitzustellen, um das Uber-ähnliche Kundebenachrichtigungserlebnis für Ihr Unternehmen zu ermöglichen.
Der Mobile App-Konfigurationsbereich der Verwaltungseinstellungen in der Webanwendung bietet zahlreiche Optionen, um die mobile App so zu konfigurieren, dass sie am besten zu jedem Unternehmen passt. Es ist möglich, Serviceanforderungen zu entfernen, damit Fahrer schnell und einfach Aufgaben als abgeschlossen markieren und zur nächsten Bestellung übergehen können.
Sie können diese Abschlussoptionen auch direkt auf dem "To-Do-Liste" Bildschirm anzeigen, um zusätzliche Klicks zu reduzieren.
Analysen und Berichterstattung
Der Analytics-Tab bietet einen Überblick über den Tag (oder verschiedene Bereiche, basierend auf dem ausgewählten Zeitrahmen).
Zusätzliche Berichte und Daten können auf dem "Planen und Optimieren" Dashboard unter "Routen teilen" gesammelt werden. Dieser Export hat Zugriff auf alle regulären geplanten Informationen, die unter dem Rohdatenexport zu finden sind, sowie wachsenden Zugriff auf immer mehr Live-Informationen, wie PoD, tatsächliche Abschlusszeit usw.
Erweiterte Konfiguration
| Diese Funktionen erfordern möglicherweise, dass Sie den Support kontaktieren, um sie zu aktivieren und möglicherweise Ihr Abonnement zu aktualisieren, wenn sie noch nicht in Ihrem Konto aktiviert sind. |
Mehrtagige Langstrecke
Mehrtagige Langstreckenrouten helfen Ihnen, Routen zu erstellen, die aufeinanderfolgende Reisetage berücksichtigen.
Wenn in einem Konto aktiv, fügt die mehrtägige Langstrecke einen neuen Schalter zum "Planungseinstellungen" Fenster hinzu, der „Route beenden“ genannt wird.
Bei der "Route beenden"-Konfiguration:
- „Nein“ bedeutet, dass die Route nicht enden muss und der Fahrer seine Route abseits des festgelegten Start-/Zielorts beenden/starten kann
- „Ja“ bedeutet, dass dem Fahrer eine Route zugewiesen wird, bei der er am Ende seiner Schicht an seinem festgelegten Zielort ankommen soll.
Notwendige Hinweise zur mehrtägigen Langstrecke:
- Pläne leihen sich Stunden vom folgenden Tag, wenn die Zeit benötigt wird, um den ersten Stopp der folgenden Tage zu erreichen:
- Zum Beispiel, betrachten Sie einen Fahrer mit einer 8-Stunden-Schicht, der 5 Tage die Woche arbeitet, insgesamt eine typische 40-Stunden-Arbeitswoche. Der Algorithmus wird diese 40 Stunden als Leitfaden verwenden, um die Arbeitswoche mit Stopps zu füllen. Daher, wenn der Fahrer eine 8-Stunden-Schicht hat, aber eine zusätzliche Stunde benötigt, um den letzten Stopp am Tag 1 (den ersten Stopp am Tag 2) zu erreichen, dann wird der Algorithmus 1 Stunde von Tag 2 leihen. Das bedeutet, anstatt am regulären 8:00 Uhr am Tag 2 zu beginnen, wird der Fahrer um 9:00 Uhr beginnen
- Alle ausgewählten Fahrer sollten die gleichen Arbeitszeiten haben (z.B. 8:00 Uhr – 16:00 Uhr). Wenn nicht, dann werden die häufigsten Arbeitszeiten für alle Fahrer für die Planung angewendet.
- Wenn nur ein Teil der Belegschaft mehrtägige Routen durchführen soll, dann ist ein Workflow, Teams separat zu planen (tägliche Teams vs. Langstreckenteams), indem die entsprechenden Fahrer im Fahrerseitenpanel ausgewählt werden, das sich links auf dem Bildschirm befindet. Sobald das erste Team geplant ist, planen Sie mit dem zweiten Team.
- Schichten können nicht über Mitternacht gehen, d.h. eine Route kann nicht um 22:00 Uhr beginnen und am nächsten Tag um 6:00 Uhr enden.
- Überstunden werden bei der Berechnung von mehrtägigen Läufen nicht berücksichtigt/ignoriert.
- Mittagspausen werden bei der Planung von mehrtägigen Läufen nicht berücksichtigt/ignoriert.
- Manuell bearbeitete Routen sollten vermieden werden.
Erfahren Sie hier mehr über mehrtägige Langstreckenrouten.
Abholung und Lieferung (PnD)
Wenn eine Bestellung nicht vom Startort des Fahrers ausgeht, ermöglicht Abholung und Lieferung Ihnen, zwei separate Bestellungen zu verknüpfen, um sicherzustellen, dass (a) die Abholung vor der Lieferung erfolgt und (b) beide der gleichen Person zugewiesen sind.
Während des Importprozesses sollten Sie die "Abholung & Lieferung" Zuordnung aktivieren, um einen reibungslosen Import aller Bestellungen sicherzustellen.
Kommerzielle Routenführung und Navigation
Durch das Erstellen eines kommerziellen Fahrzeugprofils, können Sie die notwendigen Straßenbeschränkungen berücksichtigen, denen Ihre kommerziellen Fahrer begegnen werden, während Sie auch genauere ETAs berechnen, dank der Berücksichtigung der tatsächlichen Straßen, die Ihre Fahrer nehmen müssen.
Sobald konfiguriert, können Sie dann die In-App-Navigation von OptimoRoute weiter nutzen, um sicherzustellen, dass Ihre Fahrer die Routen genau so befolgen, wie sie erstellt wurden.