Erste Schritte für neue OptimoRoute-Disponenten – OptimoRoute Hilfecenter

OptimoRoute unterstützt Liefer- und Außendienstteams dabei, optimierte Routen und Zeitpläne zu planen, zu disponieren und zu verfolgen.

Dieser Leitfaden stellt die wichtigsten Aufgaben vor, die Disponenten in OptimoRoute erledigen. Anweisungen zur Nutzung der OptimoRoute Driver App finden Sie im Fahrerleitfaden.

Überblick

Dieser Leitfaden gibt einen kurzen Überblick über die folgenden Bereiche. Sie können auf die untenstehenden Bereiche klicken, um für jeden Abschnitt eine ausführlichere Anleitung zu erhalten.

Planungs-Workflow

Administrativ einrichten

Routenausführung

Erweiterte Konfiguration

Planungs-Workflow

Dieser Abschnitt erklärt den grundlegenden Planungsprozess, einschließlich des Hinzufügens, Bearbeitens und Planens von Aufträgen.

Grundlegende Konzepte

Dies sind die grundlegenden Bausteine einer Route in OptimoRoute:

Aufträge

Ein Auftrag ist eine Arbeit, die erledigt werden muss. Das kann eine Lieferung, Abholung oder Serviceaufgabe sein.

Jeder Auftrag enthält Details wie Standort, Servicezeit, Zeitfenster, erforderliche Fähigkeiten, Ladung und Kundeninformationen. Vor der Planung ist ein Auftrag „nicht geplant“. Nach der Planung wird er als Stopp auf einer Route mit zugewiesener Position und geplanter Zeit angezeigt.

Standorte

Ein Standort ist der physische Ort, an dem ein Auftrag erledigt wird. Ein Standort muss eine Adresse oder Kartenauswahl enthalten. Wenn OptimoRoute für einen Standort keine gültigen Koordinaten finden kann, können Aufträge an diesem Standort möglicherweise nicht geplant werden.

Ein Standort kann von mehreren Aufträgen genutzt werden. Zum Beispiel kann ein Fahrer mehrere Aufträge im selben Gebäude erledigen. Der Standort beschreibt den Ort, während jeder Auftrag die dort auszuführende Arbeit beschreibt.

Fahrer

Ein Fahrer ist die Person, die die Aufträge auf einer Route ausführt. Für jeden Fahrer können standardmäßige Arbeitszeiten, Start- und Endstandorte, Fähigkeiten, ein zugewiesenes Fahrzeug und weitere Planungsgrenzen hinterlegt werden.

Routen

Eine Route ist die geplante Arbeit, die einem Fahrer für ein bestimmtes Datum zugewiesen wird. Sie enthält eine Reihenfolge von Aufträgen (Stopps) sowie geplante Fahrzeiten, Ankunftszeiten, Entfernung und Dauer.

Wie sie zusammenarbeiten

Sie fügen Aufträge hinzu oder importieren sie, jeweils mit zugewiesenem Standort, und OptimoRoute plant sie dann gemäß Ihren Planungseinstellungen und Einschränkungen auf Routen. Jede Route wird einem Fahrer zugewiesen.

Nachdem Sie den Plan geprüft haben, senden Sie die Routen an die Fahrer. Der Fahrer folgt der Route in der OptimoRoute Driver App, und Sie können die tatsächliche Route im „Live“-Dashboard verfolgen.

Aufträge hinzufügen und bearbeiten

Aufträge sind einer der grundlegenden Bausteine der Routenplanung in OptimoRoute. Um zu beginnen, müssen Sie Aufträge hinzufügen.

Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

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Sie können einen Auftrag bearbeiten, wenn sich seine Details ändern.

OptimoRoute unterstützt zwei Bearbeitungsmethoden:

Einen Auftrag bearbeiten
Mehrere Aufträge in der Massenbearbeitung bearbeiten

Die Massenbearbeitung unterstützt die meisten derselben Felder wie die Bearbeitung eines einzelnen Auftrags.

Verwenden Sie in beiden Bearbeitungsfenstern die Abschnitte links, um bestimmte Auftragsdetails zu finden und zu aktualisieren.

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Fahrer hinzufügen und bearbeiten

Fahrerdetails können im Bereich „Administration“ eingerichtet werden.

Um einen Fahrer hinzuzufügen, gehen Sie zu Administration→Settings→Drivers und erstellen Sie ein neues Fahrerprofil. Geben Sie den Namen des Fahrers und alle für die Planung verwendeten Einstellungen ein, zum Beispiel:

Um einen Fahrer zu bearbeiten, öffnen Sie das Fahrerprofil, aktualisieren Sie die benötigten Felder und speichern Sie Ihre Änderungen.

Änderungen im Fahrerprofil gelten als Standard für die zukünftige Planung. Für eine temporäre Änderung an einem bestimmten Datum aktualisieren Sie stattdessen den Fahrer in den „Planungseinstellungen“.

Optimierte Routen planen

OptimoRoute plant Routen automatisch auf Basis von Aufträgen, Fahrern und Fahrzeugbeschränkungen. Um Ihre erste Route zu planen, gehen Sie zu „Planen und optimieren“ und klicken Sie auf „Routen planen“.

Das Fenster „Planungseinstellungen“ wird geöffnet, damit Sie Fahrer und Einschränkungen prüfen können. Verwenden Sie es, um Fahrer- und Fahrzeugeinstellungen für das ausgewählte Datum oder den Datumsbereich anzupassen. Sie können auch festlegen, wie OptimoRoute die Routen plant und ausgleicht.

Hier erfahren Sie mehr über die Routenoptimierung und verschiedene Einstellungen.

Routen manuell bearbeiten

Sie können Routen manuell bearbeiten, indem Sie Aufträge per Drag-and-drop auf der Karte oder der Zeitleiste verschieben.

OptimoRoute bietet zwei Drag-and-drop-Methoden:

Drag-and-drop
Best-Fit-Drag-and-drop

Drag-and-drop

Mit Drag-and-drop wählen Sie die genaue Position, an der der Auftrag eingefügt wird. Verwenden Sie das normale Drag-and-drop, um einen Auftrag zu verschieben:

Zwischen Positionen auf einer Route
Von einer Route zu einer anderen
Von der Karte zur Zeitachse einer Route
Von der Zeitachse einer Route zur Karte
Vom Fenster für nicht geplante Aufträge zu einer Route
Von einer Route zurück in das Fenster für nicht geplante Aufträge

Warnung: Manuelle Änderungen können Routenlimits ignorieren oder die Route weniger effizient machen. Prüfen Sie nach dem Verschieben eines Auftrags Reisezeiten, Zeitfenster, Kapazitäten, Fähigkeiten und andere Anforderungen.

Hier erfahren Sie mehr über die Planung per Drag-and-drop.

Best-Fit-Drag-and-drop

Verwenden Sie Best-Fit-Drag-and-drop, wenn OptimoRoute die beste Position für den oder die Aufträge auf der Route finden soll. Sie wählen den Fahrer aus. OptimoRoute prüft dann die aktuelle Auftragsreihenfolge der Route und die geltenden Limits, um eine geeignete Position für die Aufträge zu finden.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Best Fit funktioniert.

Administrativ einrichten

Fahrer importieren oder anlegen/bearbeiten

Sie können Fahrer in Administration→Settings→Drivers hinzufügen oder bearbeiten. Außerdem können Sie mehrere Fahrerprofile mit der Vorlage für den Fahrerimport importieren. Der Massenimport ist oft nützlich bei der ersten Einrichtung des Kontos oder wenn viele Fahrer auf einmal hinzugefügt werden sollen.

Bevor Sie Fahrer mit zugewiesenen Fähigkeiten oder Fahrzeugen importieren, fügen Sie diese Fähigkeiten und Fahrzeuge in OptimoRoute hinzu. Andernfalls kann der Import sie den Fahrern nicht zuordnen.

Wenn Sie Servicegebiete verwenden, können Sie diese auf drei Arten festlegen. Hier erfahren Sie mehr über Servicegebiete.

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Fahrzeuge importieren oder anlegen/bearbeiten

Sie können Fahrzeuge in Administration→Settings→Vehicles hinzufügen oder bearbeiten.

Sie können außerdem mehrere Fahrzeuge mit der Vorlage für den Fahrzeugimport importieren.

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Echtzeit-Auftragsverfolgung

OptimoRoute kann Kunden Auftragsaktualisierungen per Benachrichtigungen per E-Mail, SMS oder beides senden. Sie können Benachrichtigungen sogar von einer geschäftlichen E-Mail-Adresse senden, um die Kundenkommunikation einheitlich zu halten.

Jede Benachrichtigung kann einen Tracking-Link enthalten. Die Tracking-Seite kann Ihr Firmenlogo und Ihre Markenfarbe anzeigen.

Verfügbare Benachrichtigungstypen sind:

Benachrichtigung über geplante Zeit
Fahrer ist unterwegs
Änderung der voraussichtlichen Ankunftszeit
Auftrag abgeschlossen
Auftrag fehlgeschlagen

Erfahren Sie hier mehr über das Einrichten von Kundenbenachrichtigungen.

Kundenfeedback-Umfragen

Sie können Kundenbenachrichtigungen nutzen, um nach einem Auftrag Feedback anzufordern. Kunden können hier ihre Serviceerfahrung bewerten und die Rückmeldung direkt an die Disponenten senden.

Umfrageantworten können im Dashboard „Analysen“ angezeigt, analysiert und exportiert werden.

Hier erfahren Sie mehr über Kundenfeedback-Umfragen.

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Zustellnachweis

Sie können Lieferungen, Abholungen und Aufgaben so konfigurieren, dass digitaler Zustellnachweis oder Leistungsnachweis erfasst wird.

Die Standardeinrichtung unterstützt:

Eine Unterschrift
Bis zu 20 Fotos pro Auftrag
Eine freie Fahrer-Notiz
Barcode-Scan

Hier erfahren Sie mehr über den Zustellnachweis.

Für strukturiertere Informationen kann OptimoRoute benutzerdefinierte Formulare bereitstellen. Ein benutzerdefiniertes Formular kann enthalten:

Freitextfelder
Listen vordefinierter Antworten
Zahlenfelder
Bedingte Eingaben
Andere konfigurierte Antworttypen

Kontaktieren Sie den Support, um mehr über benutzerdefinierte Formulare zu erfahren.

Routenausführung

Routen teilen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Routen mit Fahrern zu teilen:

Der direkteste Weg, Routen mit Ihren Fahrern zu teilen, ist über die OptimoRoute Driver App. Die App verbindet sich mit Navigationslösungen wie Google Maps und Waze. Es handelt sich um eine schlanke mobile Anwendung für iOS und Android, die für die einfache Nutzung unterwegs entwickelt wurde.

Fahrer nutzen die OptimoRoute Driver App, um ihre zugewiesenen Routen anzuzeigen und zu bearbeiten.

Je nach Ihrer Konfiguration können Fahrer die App verwenden, um:

Ihre Route und Aufträge anzuzeigen
Aufträge als erledigt oder fehlgeschlagen zu markieren
Notizen, Fotos, Unterschriften oder Formularantworten für den Zustellnachweis zu erfassen
Standort- und Auftragsstatusinformationen zu teilen
Kundenbenachrichtigungen auszulösen

Live-Tracking-Dashboard

Nutzen Sie das „Live“-Dashboard, um Folgendes anzuzeigen:

Vom OptimoRoute Driver App gemeldete Fahrerstandorte
Pünktlichkeitsstatus
Geplante und tatsächliche Routenleistung
Abgeschlossene und fehlgeschlagene Aufträge

Sie können auch einen Live-Plan deaktivieren, wodurch der Plan aus der mobilen App des Fahrers entfernt wird.

Links und rechts des Dashboards gibt es außerdem zwei Bereiche, die schnell einen Überblick über das Geschehen im Außendienst geben. Im oberen rechten Bereich sehen Sie eine Zusammenfassung des Tages, einschließlich abgeschlossener und fehlgeschlagener Aufträge.

Links können Sie die Ansicht filtern, um Folgendes anzuzeigen:

Die geplante Route
Die tatsächliche Route
Beide Routen
Nur bestimmte Fahrer

Wenn Sie sowohl die geplante als auch die tatsächliche Route anzeigen, wird der tatsächliche Weg des Fahrers als Breadcrumbs über der geplanten Route dargestellt.

Live-Routen neu planen

Verwenden Sie den Bereich „Planen und optimieren“, um:

Routen an Fahrer zu senden
Kundenbenachrichtigungen zu senden
Live-Routen neu zu planen
Pläne zu deaktivieren

Analysen und Berichte

Die Registerkarte „Analysen“ zeigt Leistungsdaten für das ausgewählte Datum oder den Datumsbereich.

Weitere Daten können Sie unter Planen und optimieren > Routen teilen exportieren.

Verfügbare Exporte umfassen:

Geplante im Vergleich zu tatsächlichen Auftrags- und Routendaten
Daten zum Zustellnachweis
Tatsächliche Fahrtzeit und zurückgelegte Entfernung
Kundenfeedback-Umfragen

Hier erfahren Sie mehr über OptimoRoute Analytics.

Erweiterte Konfiguration

Clustering

Clustering gruppiert nahe beieinander liegende Aufträge auf denselben Routen, um Überschneidungen von Routen zu reduzieren und Fahrer in getrennten geografischen Gebieten zu halten.

Da Clustering die geografische Trennung priorisiert, kann es im Vergleich zur Standardoptimierung zu weniger effizienten Routen führen.

Hier erfahren Sie mehr über Clustering.

Wöchentliche Planung

Die wöchentliche Planung hilft Ihnen, Aufträge zu terminieren, die innerhalb eines flexiblen Datumsbereichs erledigt werden können. Sie können bis zu fünf Wochen gleichzeitig planen und dabei Zeitfenster, Fahrer-Verfügbarkeit und andere Planungsgrenzen berücksichtigen.

Hier erfahren Sie mehr über die wöchentliche Planung.

Mehrtagige Langstrecke

Die mehrtagige Langstreckenplanung hilft Ihnen, durchgehende Routen über zwei oder mehr Tage zu planen. Sie kann unnötige Fahrten reduzieren, indem sie jede Tagesroute in der Nähe des Startpunkts des Folgetags beendet, statt zum Depot zurückzukehren.

Hier erfahren Sie mehr über die mehrtagige Langstreckenplanung.

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Abholung und Lieferung

Verwenden Sie Abholung und Lieferung, wenn ein Auftrag an einem Ort abgeholt und an einen anderen geliefert werden muss.

Die Funktion verknüpft zwei Aufträge und stellt sicher, dass:

Die Abholung vor der Lieferung geplant wird.
Beide Aufträge demselben Fahrer zugewiesen werden.

Hier erfahren Sie mehr über verknüpfte Abhol- und Lieferaufträge.

Kommerzielle Routenplanung und Navigation

Erstellen Sie ein Fahrzeugprofil für gewerbliche Fahrzeuge, um Straßenbeschränkungen zu berücksichtigen, die für solche Fahrzeuge gelten.

Mit diesen Einstellungen werden Lkw so geführt, dass sie:

gesperrte Straßen vermeiden
Straßen auswählen, die für das zugewiesene Fahrzeug geeignet sind
ETA auf Basis der für dieses Fahrzeug verfügbaren Straßen berechnen

Nach der Konfiguration können Fahrer die turn-by-turn Navigation direkt in der OptimoRoute-App nutzen, um ihren zugewiesenen Routen zu folgen.

Hier erfahren Sie mehr über die kommerzielle Routenplanung.

Dynamische Depotbesuche während der Route

Die dynamische Depotplanung während der Route fügt bei Bedarf Stopps wie Deponien, Lagerhäuser und Treibstoffterminals zu Routen hinzu. Das hilft Ihnen dabei:

Effiziente Stopps zum Be- und Entladen zu planen
Die Fahrzeugkapazität effizienter zu verwalten
Genauere ETAs zu berechnen

Hier erfahren Sie mehr über die dynamische Depotplanung während der Route.

Benötigen Sie weitere Hilfe?

Benötigen Sie weitere Hilfe oder möchten Sie mehr über OptimoRoute erfahren? Wenden Sie sich an den Support bei Fragen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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