OptimoRoute aide les équipes de livraison et de services sur site à planifier, dispatcher et suivre des itinéraires et des plannings optimisés.
Ce guide présente les principales tâches que les répartiteurs réalisent dans OptimoRoute. Pour savoir comment utiliser l’application conducteur OptimoRoute, consultez le guide conducteur.
Vue d’ensemble
Ce guide couvre rapidement les domaines suivants. Vous pouvez cliquer sur chacun des éléments ci-dessous pour accéder à des instructions plus détaillées pour chaque section.
Flux de planification
- Importer des commandes
- Modifier des commandes
- Planifier des itinéraires optimisés
- Modifier manuellement les itinéraires
Configuration administrative
- Importer ou créer/modifier des conducteurs
- Importer ou créer/modifier des véhicules
- Notifications clients
- Preuve de livraison
Exécution des itinéraires
- Partage des itinéraires
- Application conducteur OptimoRoute
- Tableau de bord en direct
- Analyses et rapports
Configuration avancée
- Regroupement
- Planification hebdomadaire
- Planification longue distance sur plusieurs jours
- Collecte et livraison
- Planification et navigation pour véhicules utilitaires
- Planification dynamique de dépôt en cours d’itinéraire
Flux de planification
Cette section explique le processus de planification de base, y compris comment ajouter, modifier et planifier des commandes.
Notions de base
Voici les éléments de base d’un itinéraire dans OptimoRoute :
Commandes
Une commande est une tâche à réaliser. Il peut s’agir d’une livraison, d’un enlèvement ou d’une intervention.
Chaque commande comprend des informations telles que l’emplacement, le temps de service, la plage horaire, les compétences requises, la charge et les informations client. Avant la planification, une commande est non planifiée. Après la planification, elle devient une étape d’un itinéraire avec une position et une heure prévues.
Emplacements
Un emplacement est le lieu physique où une commande est réalisée. Un emplacement doit inclure une adresse ou des coordonnées cartographiques. Si OptimoRoute ne peut pas trouver de coordonnées valides pour un emplacement, les commandes associées à cet emplacement peuvent ne pas être planifiées.
Un même emplacement peut être utilisé par plusieurs commandes. Par exemple, un conducteur peut réaliser plusieurs commandes dans le même bâtiment. L’emplacement décrit le lieu, tandis que chaque commande décrit le travail à y effectuer.
Conducteurs
Un conducteur est la personne qui réalise les commandes sur un itinéraire. Chaque conducteur peut avoir des horaires de travail par défaut, des lieux de départ et d’arrivée, des compétences, un véhicule attribué et d’autres limites de planification.
Itinéraires
Un itinéraire est le travail planifié attribué à un conducteur pour une date spécifique. Il contient une séquence de commandes (arrêts), ainsi que les temps de trajet prévus, les heures d’arrivée, la distance et la durée.
Fonctionnement conjoint
Vous ajoutez ou importez des commandes, chacune avec un emplacement attribué, puis OptimoRoute les planifie sur des itinéraires en fonction de vos paramètres et limites de planification. Chaque itinéraire est attribué à un conducteur.
Après avoir vérifié le plan, vous envoyez les itinéraires aux conducteurs. Le conducteur suit l’itinéraire dans l’application conducteur OptimoRoute et vous pouvez suivre l’itinéraire réel dans le tableau de bord "En direct".
Ajouter et modifier des commandes
Les commandes sont l’un des éléments de base de la planification d’itinéraires dans OptimoRoute. Pour commencer, vous devez ajouter des commandes.
Vous pouvez procéder de plusieurs façons :
- Ajouter des commandes individuellement
- Importer en masse à partir de fichiers Excel/CSV/TXT
- Importer en masse par copier-coller
- API
Vous pouvez modifier une commande lorsque ses détails changent.
OptimoRoute prend en charge deux méthodes de modification :
- Modifier une commande
- Modifier plusieurs commandes en masse
La modification en masse prend en charge la plupart des mêmes champs que la modification d’une seule commande.
Dans les deux fenêtres de modification, utilisez les sections à gauche pour trouver et mettre à jour des détails précis de la commande.
Ajouter et modifier des conducteurs
Les détails du conducteur peuvent être configurés depuis la section « Administration ».
Pour ajouter un conducteur, allez dans Administration→Paramètres→Conducteurs et créez un nouveau profil de conducteur. Saisissez le nom du conducteur ainsi que les paramètres utilisés pour la planification, tels que :
Pour modifier un conducteur, ouvrez son profil, mettez à jour les champs nécessaires et enregistrez vos modifications.
Les modifications apportées au profil du conducteur servent de paramètres par défaut pour la planification future. Pour une modification temporaire à une date précise, mettez plutôt à jour le conducteur dans les « Paramètres de planification ».
Planifier des itinéraires optimisés
OptimoRoute planifie automatiquement les itinéraires en fonction des commandes, des conducteurs et des contraintes de véhicule. Pour planifier votre premier itinéraire, allez dans « Planifier et optimiser » et cliquez sur « Planifier les itinéraires ».
La fenêtre « Paramètres de planification » s’ouvrira pour vous permettre de vérifier les conducteurs et les contraintes. Utilisez-la pour mettre à jour les paramètres du conducteur et du véhicule pour la date ou la plage de dates sélectionnée. Vous pouvez également choisir la façon dont OptimoRoute planifie et équilibre les itinéraires.
En savoir plus sur l’optimisation des itinéraires et les différents paramètres ici.
Modifier manuellement les itinéraires
Vous pouvez modifier manuellement les itinéraires en faisant glisser et en déposant des commandes sur la carte ou la chronologie.
OptimoRoute propose deux méthodes de glisser-déposer :
- Glisser-déposer
- Glisser-déposer avec meilleur emplacement
Glisser-déposer
Avec le glisser-déposer, vous choisissez la position exacte où la commande est ajoutée. Utilisez le glisser-déposer standard pour déplacer une commande :
- Entre des positions sur un itinéraire
- D’un itinéraire à un autre
- De la carte vers la chronologie d’un itinéraire
- De la chronologie d’un itinéraire vers la carte
- De la fenêtre des commandes non planifiées vers un itinéraire
- D’un itinéraire vers la fenêtre des commandes non planifiées
Avertissement : les modifications manuelles peuvent ignorer les limites de l’itinéraire ou rendre l’itinéraire moins efficace. Vérifiez les temps de trajet, les plages horaires, les capacités, les compétences et les autres exigences après avoir déplacé une commande.
En savoir plus sur la planification par glisser-déposer ici.
Glisser-déposer avec meilleur emplacement
Utilisez le glisser-déposer avec meilleur emplacement lorsque vous souhaitez qu’OptimoRoute trouve le meilleur emplacement pour la ou les commandes sur l’itinéraire. Vous choisissez le conducteur. OptimoRoute vérifie ensuite la séquence actuelle des commandes de l’itinéraire et les limites applicables afin de trouver un emplacement adapté aux commandes.
En savoir plus sur le fonctionnement du meilleur emplacement ici.
Configuration administrative
Importer ou créer/modifier des conducteurs
Vous pouvez ajouter ou modifier des conducteurs dans Administration→Paramètres→Conducteurs. Vous pouvez également importer plusieurs profils de conducteurs avec le modèle d’importation des conducteurs. L’importation en masse est souvent utile lors de la configuration initiale du compte ou lorsque vous ajoutez de nombreux conducteurs en une seule fois.
Avant d’importer des conducteurs avec des compétences ou des véhicules attribués, ajoutez ces compétences et véhicules dans OptimoRoute. Sinon, l’importation ne pourra pas les associer aux conducteurs.
Si vous utilisez des zones de service, vous pouvez les définir de trois façons. En savoir plus sur les zones de service ici.
Importer ou créer/modifier des véhicules
Vous pouvez ajouter ou modifier des véhicules dans Administration→Paramètres→Véhicules.
Vous pouvez également importer plusieurs véhicules avec le modèle d’importation des véhicules.
Suivi des commandes en temps réel
OptimoRoute peut envoyer aux clients des mises à jour de commande via des notifications envoyées par e-mail, SMS ou les deux. Vous pouvez même envoyer des notifications depuis une adresse e-mail professionnelle afin de conserver une communication cohérente avec les clients.
Chaque notification peut inclure un lien de suivi. La page de suivi peut afficher le logo de votre entreprise et votre couleur de marque.
Les types de notification disponibles incluent :
- Notifications d’heure planifiée
- Le conducteur est en route
- Changement d’heure d’arrivée estimée
- Commande terminée
- Commande échouée
En savoir plus sur la configuration des notifications clients ici.
Enquêtes de satisfaction client
Vous pouvez utiliser les notifications clients pour demander un retour après une commande. Les clients peuvent ici évaluer leur expérience de service et l’envoyer directement aux répartiteurs.
Consultez, analysez et exportez les réponses aux enquêtes depuis le tableau de bord « Analyses ».
En savoir plus sur les enquêtes de satisfaction client ici.
Preuve de livraison
Vous pouvez configurer les livraisons, enlèvements et tâches pour collecter une preuve de livraison ou de service numérique.
La configuration standard prend en charge :
- Une signature
- Jusqu’à 20 photos par commande
- Une note libre du conducteur
- Lecture de codes-barres
En savoir plus sur la preuve de livraison ici.
Pour des informations plus structurées, OptimoRoute peut fournir des formulaires personnalisés. Un formulaire personnalisé peut inclure :
- Champs de texte libre
- Listes de réponses prédéfinies
- Champs numériques
- Champs conditionnels
- Autres types de réponses configurés
Contactez le support pour en savoir plus sur les formulaires personnalisés.
Exécution des itinéraires
Partage des itinéraires
Il existe plusieurs façons de partager des itinéraires avec les conducteurs :
Le moyen le plus direct de partager des itinéraires avec vos conducteurs est l’application conducteur OptimoRoute. L’application se connecte à des outils de navigation tels que Google Maps et Waze. Il s’agit d’une application mobile légère disponible sur iOS et Android, conçue pour être simple à utiliser sur la route.
Les conducteurs utilisent l’application conducteur OptimoRoute pour consulter et réaliser leurs itinéraires attribués.
Selon votre configuration, les conducteurs peuvent utiliser l’application pour :
- Consulter leur itinéraire et leurs commandes
- Marquer les commandes comme terminées ou échouées
- Enregistrer des notes, photos, signatures ou réponses aux formulaires pour la preuve de livraison
- Partager la position et les informations d’état des commandes
- Déclencher des notifications clients
Tableau de bord de suivi en direct
Utilisez le tableau de bord « En direct » pour consulter :
- Les positions des conducteurs signalées par l’application conducteur OptimoRoute
- L’état de ponctualité
- Les performances planifiées et réelles des itinéraires
- Les commandes terminées et échouées
Vous pouvez également désactiver un plan en direct, ce qui le supprime de l’application mobile du conducteur.
Deux zones fournissent également rapidement un aperçu de ce qui se passe sur le terrain, à gauche et à droite du tableau de bord. La section en haut à droite affiche un résumé de la journée, y compris les commandes terminées et échouées.
À gauche, vous pouvez filtrer l’affichage pour voir :
- L’itinéraire planifié
- L’itinéraire réel
- Les deux itinéraires
- Conducteurs spécifiques uniquement
Lorsque vous affichez à la fois le planifié et le réel, le trajet réel du conducteur apparaît sur l’itinéraire planifié sous forme de miettes de pain.
Replanifier les itinéraires en direct
Utilisez la section « Planifier et optimiser » pour :
- Envoyer les itinéraires aux conducteurs
- Envoyer des notifications clients
- Replanifier les itinéraires en direct
- Désactiver des plans
Analyses et rapports
L’onglet « Analyses » affiche les données de performance pour la date ou la plage de dates sélectionnée.
Vous pouvez exporter davantage de données depuis Planifier et optimiser > Partager les itinéraires.
Les exportations disponibles incluent :
- Données planifiées vs réelles des commandes et des itinéraires
- Données de preuve de livraison
- Temps réel et distance parcourue
- Enquêtes de satisfaction client
En savoir plus sur OptimoRoute Analytics ici.
Configuration avancée
| Les fonctionnalités avancées peuvent nécessiter une activation. Elles peuvent également nécessiter un abonnement différent. Contactez le support pour en savoir plus. |
Regroupement
Le regroupement place les commandes proches sur les mêmes itinéraires afin de réduire le chevauchement des itinéraires et de maintenir les conducteurs dans des zones géographiques distinctes.
Comme le regroupement privilégie la séparation géographique, il peut produire des itinéraires moins efficaces que l’optimisation standard.
En savoir plus sur le regroupement ici.
Planification hebdomadaire
La planification hebdomadaire vous aide à planifier des commandes qui peuvent être réalisées dans une plage de dates flexible. Vous pouvez planifier jusqu’à cinq semaines à la fois tout en tenant compte des plages horaires, de la disponibilité des conducteurs et d’autres limites de planification.
En savoir plus sur la planification hebdomadaire ici.
Longue distance sur plusieurs jours
La planification longue distance sur plusieurs jours vous aide à planifier des itinéraires continus sur deux jours ou plus. Elle peut réduire les trajets inutiles en terminant chaque journée d’itinéraire près du point de départ du lendemain, au lieu de revenir au dépôt.
En savoir plus sur la planification longue distance sur plusieurs jours ici.
Collecte et livraison
Utilisez la collecte et la livraison lorsqu’une commande doit être prise en charge à un endroit et livrée à un autre.
La fonctionnalité relie deux commandes et garantit que :
- La collecte est planifiée avant la livraison.
- Les deux commandes sont attribuées au même conducteur.
En savoir plus sur les commandes liées de collecte et de livraison ici.
Planification et navigation pour véhicules utilitaires
Créez un profil de véhicule utilitaire pour prendre en compte les restrictions routières applicables aux véhicules utilitaires.
Ces paramètres permettent de diriger les camions vers :
- Éviter les routes restreintes
- Sélectionner les routes adaptées au véhicule attribué
- Calculer les heures d’arrivée estimées en utilisant les routes accessibles à ce véhicule
Après configuration, les conducteurs peuvent utiliser la navigation pas à pas intégrée à l’application OptimoRoute pour suivre leurs itinéraires attribués.
En savoir plus sur la planification pour véhicules utilitaires ici.
Visites dynamiques de dépôt en cours d’itinéraire
La planification dynamique de dépôt en cours d’itinéraire ajoute des arrêts comme des décharges, entrepôts et terminaux de carburant aux itinéraires lorsque cela est nécessaire. Cela vous aide à :
- Planifier des arrêts efficaces pour charger et décharger
- Gérer plus efficacement la capacité du véhicule
- Calculer des heures d’arrivée estimées plus précises
En savoir plus sur la planification dynamique de dépôt en cours d’itinéraire ici.
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