OptimoRoute est une plateforme d'optimisation de routes pour les entreprises de livraison et de services sur le terrain qui les aide à planifier des itinéraires et des horaires optimaux pour maintenir leurs opérations en mouvement. Dans cet article, nous expliquerons comment les répartiteurs peuvent commencer à utiliser OptimoRoute. Si vous êtes un conducteur, rendez-vous sur notre guide pour les conducteurs utilisant l'application OptimoRoute Driver.
Aperçu
Ce guide couvrira les domaines suivants dans un aperçu rapide. Vous pouvez cliquer sur chacun des domaines ci-dessous pour voir un guide plus détaillé pour chaque section.
Flux de travail de planification
- Importer des commandes
- Modifier des commandes
- Planification d'itinéraires optimisés
- Modifier manuellement les itinéraires
Configuration administrative
- Importer ou créer/modifier des conducteurs
- Importer ou créer/modifier des véhicules
- Notifications clients
- Preuve de livraison
Exécution des itinéraires
- Partager les itinéraires
- Tableau de bord en direct
- Application OptimoRoute Driver
- Analyses et rapports
Configuration avancée
- Planification hebdomadaire
- Itinéraires longue distance sur plusieurs jours
- Ramassage et livraison
- Routage et navigation commerciale
Flux de travail de planification
Cette section vous guidera à travers les bases de la planification, y compris l'ajout et la modification de commandes.
Importer des commandes
Il existe deux méthodes pour importer des commandes:
- Fichiers Excel/CSV/TXT
- API
Fichiers Excel/CSV/TXT
Vous pouvez importer vos commandes en utilisant un fichier Excel/CSV/TXT. Ce fichier sera ensuite mappé à la colonne qui correspond aux champs OptimoRoute pour importer toutes les commandes. C'est un processus manuel qui nécessite l'exportation d'un fichier depuis un CRM/ERP/OMS/etc ou la création d'une feuille de calcul avec toutes vos données de commande. En savoir plus sur l'importation d'une feuille de calcul ici.
API
Alternativement, vous pouvez créer une intégration entre vos systèmes internes et OptimoRoute en utilisant notre API pour importer des commandes. Les commandes apparaîtront avec tous les attributs (taille de charge, notes, champs personnalisés, etc.) et exigences (fenêtres de temps, compétences, caractéristiques des véhicules, etc.) automatiquement dans votre tableau de bord de planification, en fonction de la configuration de l'intégration. Consultez notre documentation API ici.
Modifier des commandes
Il peut être nécessaire de modifier une commande lorsque de nouvelles informations apparaissent. Dans OptimoRoute, les commandes peuvent être modifiées individuellement ou en masse.
Vous pouvez modifier presque tous les mêmes détails en masse que vous pouvez dans une seule édition.
Les deux fenêtres ont une liste de sections sur le côté gauche, ce qui vous permet de parcourir et de modifier des détails spécifiques de la ou des commandes sélectionnées.
Planification d'itinéraires optimisés
L'optimisation est lancée en cliquant sur le bouton "Planifier les itinéraires". La fenêtre contextuelle suivante est la fenêtre "Paramètres de planification", qui vous permet de faire des changements directs aux conducteurs/véhicules qui impactent ce jour-là (ou la plage de dates sélectionnée).
Cela s'oppose à faire des changements aux profils des conducteurs trouvés sous "Paramètres d'administration", qui n'impactera que les dates futures, et les dates où un conducteur n'a pas d'itinéraire. Pour cette raison, il est toujours recommandé de faire des changements ponctuels spécifiquement dans la fenêtre "Paramètres de planification".
Ce que vous pouvez changer dans la fenêtre des paramètres de planification est le suivant :
Changements autorisés
- Autoriser tous les changements à la solution actuelle
- Garder les itinéraires planifiés inchangés, ajouter de nouvelles commandes aux conducteurs inutilisés
- Garder les commandes planifiées avec les conducteurs actuels, intégrer de nouvelles commandes
Équilibrer les itinéraires
- Pas d'équilibrage
- Équilibrer les itinéraires
- Par nombre de commandes
- Par heures de travail
- Équilibrer les itinéraires et utiliser tous les conducteurs
- Par nombre de commandes
- Par heures de travail
- Facteur d'équilibrage
Supplémentaire
- Préférer que les commandes soient regroupées [fonctionnalité avancée]
- Les conducteurs peuvent retourner au dépôt pour plus de commandes
- Configuration des conducteurs
- Désactiver/activer les conducteurs
- Mettre à jour les heures de travail
- Mettre à jour les capacités de charge
- Mettre à jour les véhicules
- *Lieu de départ / Lieu de fin
- *Disponible uniquement si la planification hebdomadaire est activée
- **Fin de l'itinéraire
- **Disponible uniquement si la longue distance sur plusieurs jours est activée
Modifier manuellement les itinéraires
L'une des façons les plus simples de modifier manuellement les itinéraires est d'utiliser le glisser-déposer sur la carte ou dans la chronologie.
Le glisser-déposer prend en charge 2 méthodes pour modifier les itinéraires :
- Glisser-déposer
- Meilleur ajustement glisser-déposer
Glisser-déposer
Fonctionne sur la carte, la chronologie et entre les deux. Cela signifie que vous pouvez localiser une commande comme une épingle sur la carte, et la placer à un emplacement dans la chronologie de l'itinéraire du conducteur ou vice versa. De plus, vous pouvez déplacer des commandes depuis une fenêtre contextuelle non planifiée vers un itinéraire, ou vice versa, retirer une commande d'un itinéraire et la placer comme non planifiée. En savoir plus sur la planification avec le glisser-déposer ici.
Meilleur ajustement glisser-déposer
Vous permet de prendre une commande (ou plusieurs) et de permettre à l'algorithme de prendre en compte toutes les contraintes et la séquence actuelle d'un itinéraire et d'insérer de manière optimale les commandes sur cet itinéraire. La seule décision qu'un planificateur doit prendre est de savoir quel conducteur doit recevoir une commande. L'algorithme s'occupe du reste. En savoir plus sur le fonctionnement du meilleur ajustement ici.
Configuration administrative
Importer ou créer/modifier des conducteurs
Les profils des conducteurs peuvent être importés en masse en utilisant notre modèle d'importation de conducteurs. Généralement utilisé par les grandes entreprises au début de leur adoption d'OptimoRoute, sinon les conducteurs sont généralement mis à jour ou ajoutés dans la section Admin Conducteurs.
Lors de l'importation de conducteurs avec des compétences et des véhicules, les deux doivent déjà exister dans le système avant d'importer les conducteurs. En sautant cette étape et en important immédiatement les conducteurs, le processus d'importation manque les points de référence nécessaires pour définir le conducteur avec à la fois des compétences et un véhicule.
Considération spéciale pour les zones de service. Si elles sont destinées à être utilisées, les zones de service peuvent être définies de 3 manières différentes. En savoir plus sur les zones de service ici.
Importer ou créer/modifier des véhicules
Similaire aux conducteurs, les véhicules peuvent être importés avec notre modèle d'importation de véhicules.
Suivi des commandes en temps réel
Les clients peuvent rester informés grâce à une série de notifications envoyées par e-mail, SMS ou les deux. Chaque notification contient un lien de suivi qui peut afficher le logo de votre entreprise et être assorti de couleurs pour représenter votre marque.
Les types de notifications disponibles sont :
- Notifications de temps planifié
- Le conducteur est en route
- Changement d'ETA
- Commande terminée
- Commande échouée
Les notifications peuvent être envoyées depuis un e-mail professionnel pour maintenir des communications cohérentes avec vos clients. En savoir plus sur la configuration des notifications clients.
Enquêtes de satisfaction client
Exploitez le cadre de notification client pour inciter et collecter les commentaires de chaque client. Vous pouvez analyser et exporter les réponses dans le tableau de bord Analytics.
Preuve de livraison
Chaque livraison/ramassage/tâche dans OptimoRoute peut être configuré pour recueillir une preuve de livraison/service. Le package standard permet de collecter une signature, de prendre jusqu'à 20 photos par commande et de recueillir une note de conducteur sous forme libre.
Pour recueillir des informations supplémentaires de manière plus structurée, OptimoRoute peut créer un formulaire personnalisé qui peut inciter des réponses sous forme de : champs de texte libre, liste prédéfinie de réponses, champs de saisie numérique uniquement, et plus encore.
| Pour en savoir plus sur les formulaires personnalisés, contactez le support. |
Toutes ces informations sont ensuite récupérables dans le rapport Planifié vs Réel sous Analytics, ainsi que les Données brutes personnalisées qui peuvent être trouvées sur le tableau de bord Planifier et Optimiser sous Partager les itinéraires > Exporter Excel.
Assurer davantage l'exactitude de la livraison est possible en utilisant le scan de code-barres d'OptimoRoute.
Exécution du routage
Partager les itinéraires
Il existe plusieurs façons de partager des itinéraires avec les conducteurs :
- Envoyer à l'application conducteur
- Envoyer par e-mail aux conducteurs
- Télécharger pour Garmin, TomTom ou Navigon
La façon la plus courante et la plus impactante de partager des itinéraires avec vos conducteurs est via l' application OptimoRoute Driver. Disponible sur iOS et Android, l'application mobile est légère et conçue pour une utilisation facile sur tous les niveaux de téléphones.
Tableau de bord en direct
Le tableau de bord en direct permet de suivre les emplacements des conducteurs (capturés via l'application OptimoRoute Driver), ainsi que le statut de chaque commande que le conducteur a planifiée sur son itinéraire.
Deux zones qui donnent rapidement des informations d'aperçu sur ce qui se passe sur le terrain peuvent être trouvées à gauche et à droite du tableau de bord.
En haut à gauche, vous avez un filtre pour afficher l'itinéraire planifié, l'itinéraire réel, ou les deux, avec les traces de l'itinéraire réel emprunté par le conducteur superposées sur l'itinéraire planifié. "Voir l'historique" vous permet de consulter les itinéraires et rapports passés.
En haut à droite, vous avez un résumé général de la journée - total des réalisations, commandes échouées, et plus encore. De plus, si les itinéraires doivent être désactivés (complètement retirés des applications des conducteurs), il y a un bouton de désactivation à la fois sur le tableau de bord "Planifier et Optimiser", en plus du bouton dans le tableau de bord "En direct".
Application OptimoRoute Driver
L' application OptimoRoute Driver fournit une option simple et tout-en-un pour vos conducteurs pour accéder à leur itinéraire pour la journée. Ils peuvent utiliser l'application pour marquer les tâches comme terminées, collecter la preuve de livraison, et fournir les informations nécessaires pour alimenter l'expérience de notification client de type Uber disponible pour votre entreprise.
La section de configuration de l'application mobile des paramètres d'administration dans l'application web offre de nombreuses options pour configurer l'application mobile de manière à mieux convenir à chaque entreprise. Il est possible de supprimer les exigences de service afin que les conducteurs puissent rapidement et facilement marquer les tâches comme complètes et passer à la commande suivante.
Ils peuvent également afficher ces options de finalisation directement sur l'écran "Liste des tâches", réduisant ainsi les clics supplémentaires.
Analyses et rapports
L' onglet Analyses fournit un aperçu de la journée (ou de diverses plages, en fonction de la plage de temps sélectionnée).
Des rapports et des données supplémentaires peuvent être collectés sur le tableau de bord "Planifier et Optimiser" sous "Partager les itinéraires". Cet export a accès à toutes les informations planifiées régulières trouvées sous l'exportation de données brutes, plus un accès croissant à de plus en plus d'informations en direct, comme la preuve de livraison, l'heure de réalisation réelle, etc.
Configuration avancée
| Ces fonctionnalités peuvent nécessiter que vous contactiez le support pour activer et potentiellement mettre à niveau votre abonnement de facturation, si elles ne sont pas déjà activées dans votre compte. |
Longue distance sur plusieurs jours
L'itinéraire longue distance sur plusieurs jours vous aide à construire des itinéraires qui prennent en compte des jours de voyage consécutifs.
Lorsqu'il est actif dans un compte, la longue distance sur plusieurs jours ajoutera un nouveau bascule à la fenêtre "Paramètres de planification" appelé "Fin de l'itinéraire".
En ce qui concerne la configuration de la "Fin de l'itinéraire" :
- "Non" signifie que l'itinéraire n'a pas besoin de se terminer, et le conducteur peut terminer/démarrer son itinéraire loin du ou des lieux de départ/fin désignés
- "Oui" signifie que le conducteur recevra un itinéraire où il est prévu qu'il arrive à son lieu de fin désigné à la fin de son quart de travail.
Notes nécessaires sur la longue distance sur plusieurs jours:
- Les plans emprunteront des heures du jour suivant si le temps nécessaire pour atteindre le premier arrêt des jours suivants :
- Par exemple, considérez un conducteur avec un quart de travail de 8 heures, travaillant 5 jours par semaine, totalisant une semaine de travail typique de 40 heures. L'algorithme utilisera ces 40 heures comme guide pour remplir la semaine de travail avec des arrêts. Par conséquent, si le conducteur a un quart de travail de 8 heures, mais nécessite une heure supplémentaire pour atteindre le dernier arrêt du jour 1 (le premier arrêt du jour 2), alors l'algorithme empruntera 1 heure du jour 2. Cela signifie qu'au lieu de commencer à l'heure habituelle de 8h00 le jour 2, le conducteur commencera à 9h00
- Tous les conducteurs sélectionnés doivent avoir les mêmes heures de travail (ex. 8h00 – 16h00). Sinon, les heures de travail les plus courantes sont appliquées à tous les conducteurs aux fins de la planification.
- Si seule une partie de la main-d'œuvre effectuera des itinéraires sur plusieurs jours, alors un flux de travail consiste à planifier les équipes séparément (équipes quotidiennes vs équipes longue distance) en sélectionnant les conducteurs applicables sur le panneau latéral des conducteurs, trouvé à gauche de l'écran. Une fois la première équipe planifiée, planifiez avec la deuxième équipe.
- Les quarts de travail ne peuvent pas chevaucher minuit, c'est-à-dire qu'un itinéraire ne peut pas commencer à 22h00 et se terminer à 6h00 le lendemain.
- Les heures supplémentaires ne sont pas prises en compte/ignorées pour les calculs de course sur plusieurs jours.
- Les pauses déjeuner ne sont pas incluses/ignorées dans la planification des courses sur plusieurs jours.
- Les itinéraires modifiés manuellement doivent être évités.
En savoir plus sur l'itinéraire longue distance sur plusieurs jours ici.
Ramassage et Livraison (PnD)
Lorsqu'une commande ne provient pas du lieu de départ du conducteur, le ramassage et la livraison vous permettent de lier deux commandes distinctes en veillant à ce que, (a) le ramassage ait lieu avant la livraison et (b) les deux soient programmés pour la même personne.
Pendant le processus d'importation, assurez-vous d'activer le mappage "Ramassage & Livraison" pour garantir une importation fluide de toutes les commandes.
Routage et Navigation Commerciale
En créant un profil de véhicule commercial, vous pouvez tenir compte des restrictions routières nécessaires auxquelles vos conducteurs commerciaux seront confrontés, tout en calculant des ETA plus précis grâce à la prise en compte des routes réelles que vos conducteurs doivent emprunter.
Une fois configuré, vous pouvez ensuite utiliser la navigation virage par virage intégrée d'OptimoRoute pour garantir davantage que vos conducteurs suivent les itinéraires exactement comme ils ont été créés.