OptimoRoute es una plataforma de optimización de rutas para empresas de entrega y servicios de campo que les ayuda a planificar rutas y horarios óptimos para mantener sus operaciones en movimiento. En este artículo, explicaremos cómo los despachadores pueden comenzar a usar OptimoRoute. Si eres un conductor, dirígete a nuestra guía para conductores que usan la aplicación OptimoRoute Driver.
Visión general
Esta guía cubrirá las siguientes áreas en un resumen rápido. Puedes hacer clic en cada una de las áreas a continuación para ver un tutorial más detallado para cada sección.
Flujo de trabajo de planificación
Configuración administrativa
- Importar o crear/editar conductores
- Importar o crear/editar vehículos
- Notificaciones a clientes
- Prueba de entrega
Ejecución de rutas
Configuración avanzada
- Planificación semanal
- Rutas de larga distancia de varios días
- Recogida y entrega
- Rutas y navegación comercial
Flujo de trabajo de planificación
Esta sección te guiará a través de los conceptos básicos de la planificación, incluyendo la adición y edición de pedidos.
Importar pedidos
Hay dos métodos para importar pedidos:
- Archivos Excel/CSV/TXT
- API
Archivos Excel/CSV/TXT
Puedes importar tus pedidos usando un archivo Excel/CSV/TXT. Este archivo se mapeará a la columna que coincida con los campos de OptimoRoute para importar todos los pedidos. Este es un proceso manual que requiere exportar un archivo desde un CRM/ERP/OMS/etc o crear una hoja de cálculo con todos tus datos de pedidos. Aprende más sobre cómo importar una hoja de cálculo aquí.
API
Alternativamente, puedes crear una integración entre tus sistemas internos y OptimoRoute usando nuestra API para importar pedidos. Los pedidos aparecerán con todos los atributos (tamaño de carga, notas, campos personalizados, etc.) y requisitos (ventanas de tiempo, habilidades, características del vehículo, etc.) automáticamente en tu panel de planificación, basado en la configuración de integración. Consulta nuestra documentación de API aquí.
Editar pedidos
Puede ser necesario editar un pedido cuando surge nueva información. En OptimoRoute, los pedidos pueden ser editados individualmente o en masa.
Puedes editar casi todos los mismos detalles en masa que puedes en una edición única.
Ambas ventanas tienen una lista de secciones en el lado izquierdo, lo que te permite escanear y editar detalles específicos de los pedidos seleccionados.
Planificación de rutas optimizadas
La optimización se inicia haciendo clic en el botón "Planificar Rutas". La ventana emergente subsiguiente es la ventana de "Configuración de Planificación", que te permite hacer cambios directos a conductores/vehículos que impactan ese día (o seleccionar rango de fechas).
Esto se opone a hacer cambios en perfiles de conductores encontrados bajo "Configuración de Administración", lo que impactará solo en fechas futuras, y fechas donde un conductor no tiene una ruta. Por esa razón, siempre se recomienda hacer cambios ad-hoc específicamente en la ventana de "Configuración de Planificación".
Lo que puedes cambiar en la ventana de Configuración de Planificación es lo siguiente:
Cambios Permitidos
- Permitir todos los cambios a la solución actual
- Mantener las rutas planificadas sin cambios, agregar nuevos pedidos a conductores no utilizados
- Mantener los pedidos planificados con los conductores actuales, encajar nuevos pedidos
Balancear Rutas
- Sin balanceo
- Balancear rutas
- Por número de pedidos
- Por horas de trabajo
- Balancear rutas y usar todos los conductores
- Por número de pedidos
- Por horas de trabajo
- Factor de balanceo
Adicional
- Preferir que los pedidos estén agrupados. [característica avanzada]
- Los conductores pueden regresar al depósito por más pedidos.
- Configuración del conductor.
- Desactivar/activar conductores.
- Actualizar horas de trabajo.
- Actualizar capacidades de carga.
- Actualizar vehículos.
- *Ubicación de inicio / Ubicación de termino.
- *Solo disponible si Planificación semanal está activada.
- **Fin de ruta.
- **Solo disponible si la ruta de larga distancia de varios días está activada.
Editar rutas manualmente
Una de las formas más fáciles de editar rutas manualmente es usar arrastrar y soltar en el mapa o en la línea de tiempo.
Arrastrar y soltar admite 2 métodos para editar rutas:
- Arrastrar y soltar
- Arrastrar y soltar mejor ajustado
Arrastrar y soltar
Funciona en el mapa, la línea de tiempo y entre ambos. Esto significa que puedes localizar un pedido como un pin en el mapa y colocarlo en una ubicación en la línea de tiempo de la ruta del conductor o viceversa. Además, puedes mover pedidos desde una ventana emergente no programada a una ruta, o viceversa, eliminar un pedido de una ruta y colocarlo como no programado. Aprende más sobre la planificación con arrastrar y soltar aquí.
Arrastrar y soltar mejor ajustado
Te permite tomar un pedido (o varios) y permitir que el algoritmo considere todas las restricciones y la secuencia actual de una ruta e inserte pedidos de manera óptima en dicha ruta. La única decisión que un planificador necesita tomar es qué conductor debe recibir un pedido. El algoritmo se encarga del resto. Aprende más sobre cómo funciona el mejor ajuste aquí.
Configuración administrativa
Importar o crear/editar conductores
Los perfiles de conductores pueden ser importados en masa usando nuestra plantilla de importación de conductores. Generalmente utilizada por empresas más grandes al comienzo de su adopción de OptimoRoute, de lo contrario, los conductores generalmente se actualizan o agregan dentro de la sección de Conductores de Administración.
Al importar conductores con habilidades y vehículos, ambos deben existir ya dentro del sistema antes de importar los conductores. Al omitir este paso e importar conductores inmediatamente, el proceso de importación pierde los puntos de referencia necesarios para definir al conductor con ambas habilidades y un vehículo.
Consideración especial para áreas de servicio. Si se pretende usar, las áreas de servicio pueden definirse de 3 maneras diferentes. Aprende más sobre áreas de servicio aquí.
Importar o crear/editar vehículos
Similar a los conductores, los vehículos pueden ser importados con nuestra plantilla de importación de vehículos.
Seguimiento de pedidos en tiempo real
Los clientes pueden mantenerse informados a través de una serie de notificaciones enviadas por correo electrónico, mensaje de texto o ambos. Cada notificación contiene un enlace de seguimiento que puede mostrar el logotipo de tu empresa y el color coincidente para representar tu marca.
Los tipos de notificación disponibles son:
- Notificaciones de tiempo programado
- El conductor está en camino
- Cambio de ETA
- Pedido completado
- Pedido fallido
Las notificaciones pueden ser enviadas desde un correo electrónico comercial para mantener comunicaciones consistentes con tus clientes. Aprende más sobre cómo configurar notificaciones a clientes.
Encuestas de retroalimentación de clientes
Aprovecha el marco de notificación al cliente para solicitar y recoger retroalimentación de cada cliente. Puedes analizar y exportar las respuestas en el panel de Análisis.
Prueba de entrega
Cada entrega/recogida/tarea en OptimoRoute puede configurarse para recopilar prueba de entrega/servicio. El paquete estándar permite recopilar una firma, tomar hasta 20 fotos por pedido y recoger una nota de conductor en formato libre.
Para recopilar información adicional de manera más estructurada, OptimoRoute puede construir un formulario personalizado que puede solicitar respuestas en forma de: campos de texto libre, lista de respuestas predefinidas, campos de entrada solo de números, y más.
| Para saber más sobre formularios personalizados, contacta con soporte. |
Toda esta información se puede recuperar en el informe Planificado vs. Real bajo Análisis, así como los Datos Brutos Personalizados que se pueden encontrar en el panel de Planificar y Optimizar bajo Compartir Rutas > Exportar a Excel.
Asegurar aún más la precisión de la entrega es posible aprovechando el escaneo de códigos de barras de OptimoRoute.
Ejecución de rutas
Compartir rutas
Hay varias maneras de compartir rutas con los conductores:
- Enviar a la aplicación del conductor
- Enviar por correo electrónico a los conductores
- Descargar para Garmin, TomTom o Navigon
La forma más común e impactante de compartir rutas con tus conductores es a través de la aplicación OptimoRoute Driver. Disponible tanto en iOS como en Android, la aplicación móvil es ligera y está diseñada para un uso fácil en todos los niveles de teléfonos.
Panel en vivo
El panel en vivo permite el seguimiento de ubicaciones de conductores (capturadas a través de la aplicación OptimoRoute Driver), así como el estado de cada pedido que el conductor ha programado en su ruta.
Dos áreas que rápidamente dan información general sobre lo que está sucediendo en el campo se pueden encontrar a la izquierda y derecha del panel.
La parte superior izquierda te da un filtro para mostrar la ruta planificada, la ruta real, o ambas, con las migas de pan de la ruta real tomada por el conductor superpuestas en la ruta planificada. "Ver historial" te permite mirar rutas pasadas e informes.
La parte superior derecha da un resumen general del día: total de completaciones, pedidos fallidos, y más. Además, si alguna vez es necesario desactivar rutas (eliminarlas completamente de las aplicaciones de los conductores), hay un botón de desactivación tanto en el panel de "Planificar y Optimizar", además del botón en el panel de "En vivo".
Aplicación OptimoRoute Driver
La aplicación OptimoRoute Driver proporciona una opción simple y todo en uno para que tus conductores accedan a su ruta del día. Pueden usar la aplicación para marcar trabajos como completados, recoger PoD, y proporcionar la información necesaria para potenciar la experiencia de notificación al cliente similar a Uber disponible para tu negocio.
La sección de configuración de la aplicación móvil de la configuración de administración en la aplicación web proporciona numerosas opciones para configurar la aplicación móvil de una manera que mejor se adapte a cada negocio. Es posible eliminar requisitos de servicio para que los conductores puedan marcar rápidamente y fácilmente los trabajos como completos y pasar al siguiente pedido.
También pueden mostrar estas opciones de finalización directamente en la pantalla de "Lista de tareas", reduciendo clics adicionales.
Análisis e informes
La pestaña de Análisis proporciona una visión general del día (o varios rangos, según el rango de tiempo seleccionado).
Informes y datos adicionales pueden ser recogidos en el panel de "Planificar y Optimizar" bajo "Compartir Rutas". Esta exportación tiene acceso a toda la información planificada regular encontrada bajo la exportación de datos brutos, además de un acceso creciente a más y más información en vivo, como PoD, tiempo de finalización real, etc.
Configuración avanzada
| Estas características pueden requerir que contactes con soporte para activar y potencialmente actualizar tu suscripción de facturación, si no está ya activada en tu cuenta. |
Larga distancia de varios días
La ruta de larga distancia de varios días te ayuda a construir rutas que consideran días de viaje consecutivos.
Cuando está activa en una cuenta, la ruta de larga distancia de varios días añadirá un nuevo interruptor a la ventana de "Configuración de Planificación" llamada "Fin de ruta".
En cuanto a la configuración de "Fin de ruta":
- "No" significa que la ruta no necesita terminar, y el conductor puede terminar/iniciar su ruta lejos de la(s) ubicación(es) designada(s) de inicio/fin
- "Sí" significa que al conductor se le dará una ruta donde está programado para llegar a su ubicación de fin designada al final de su turno.
Notas necesarias sobre la ruta de larga distancia de varios días:
- Los planes tomarán horas del día siguiente si el tiempo necesario para llegar a la primera parada de días posteriores:
- Por ejemplo, considera un conductor con un turno de 8 horas, trabajando 5 días a la semana, totalizando una típica semana laboral de 40 horas. El algoritmo usará esas 40 horas como guía para llenar la semana laboral con paradas. Por lo tanto, si el conductor tiene un turno de 8 horas, pero requiere una hora extra para llegar a la última parada del día 1 (la primera parada del día 2), entonces el algoritmo tomará prestada 1 hora del día 2. Es decir, en lugar de comenzar a las 8:00 am del día 2, el conductor comenzará a las 9:00 am
- Todos los conductores seleccionados deben tener las mismas horas de trabajo (ej. 8:00 am – 4:00 pm). Si no, entonces las horas de trabajo más comunes se aplican a todos los conductores para el propósito de planificación.
- Si solo una parte de la fuerza laboral hará rutas de varios días, entonces un flujo de trabajo es planificar equipos por separado (equipos diarios vs. equipos de larga distancia) seleccionando conductores aplicables en el panel lateral de conductores, que se encuentra a la izquierda de la pantalla. Una vez que el primer equipo está programado, planifica con el segundo equipo.
- Los turnos no pueden cruzar la medianoche, es decir, una ruta no puede comenzar a las 10:00 pm y terminar a las 6:00 am del día siguiente.
- El tiempo extra no se considera/se ignora para los cálculos de ejecución de varios días.
- Las pausas para el almuerzo no se incluyen/se ignoran en la planificación de ejecuciones de varios días.
- Se deben evitar las rutas editadas manualmente.
Aprende más sobre la ruta de larga distancia de varios días aquí.
Recogida y Entrega (PnD)
Cuando un pedido no se origina desde la ubicación de inicio del conductor, recogida y entrega te permite vincular dos pedidos separados asegurando que, (a) la recogida ocurra antes de la entrega y (b) ambos estén programados para la misma persona.
Durante el proceso de importación, asegúrate de activar el mapeo de "Recogida & Entrega" para asegurar una importación suave de todos los pedidos.
Rutas y Navegación Comercial
Al crear un perfil de vehículo comercial, puedes tener en cuenta las restricciones de carretera necesarias que enfrentarán tus conductores comerciales, al mismo tiempo que calculas ETAs más precisos gracias a la consideración de las carreteras reales que tus conductores deben tomar.
Una vez configurado, puedes usar la navegación paso a paso en la aplicación de OptimoRoute asegurando aún más que tus conductores sigan las rutas exactamente como fueron creadas.