Utilisez des organisations pour accéder aux informations et les partager entre des comptes OptimoRoute liés. Cet article explique comment configurer et gérer les organisations.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
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Pro et Personnalisé |
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Utilisateurs disposant de droits d’administrateur |
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Toutes les régions |
Qu’est-ce qu’une organisation ?
Une organisation est un groupe de comptes OptimoRoute liés qui appartiennent à la même entreprise. Elle est utile pour les entreprises ayant plusieurs agences, bureaux ou activités.
Lorsque des comptes font partie de la même organisation, les administrateurs peuvent :
- Passer d’un compte à l’autre dans l’application web sans se déconnecter ni se reconnecter
- Gérer les accès des utilisateurs pour plusieurs comptes depuis un seul endroit
- Partager certains paramètres entre des comptes liés
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Pour configurer une organisation dans OptimoRoute, contactez notre équipe d’assistance. Elle peut également vous aider à regrouper vos comptes existants en une seule organisation. |
Ajouter des comptes à une organisation
Pour ajouter des comptes à une organisation existante, contactez notre équipe d’assistance. Elle peut vous aider à créer les nouveaux comptes et à les ajouter à votre organisation.
Une fois que votre organisation contient plusieurs comptes, utilisez la liste déroulante des comptes dans la barre de navigation supérieure pour passer de l’un à l’autre.
Gérer les utilisateurs
Vous pouvez gérer les utilisateurs et leurs accès aux comptes depuis un seul endroit pour tous les comptes de l’organisation.
- Accédez à « Administration → Paramètres. »
- Dans le menu de gauche, accédez à « Compte → Organisation. »
- Dans la section « Organisation », ouvrez l’onglet « Utilisateurs ».
À partir de là, vous pouvez :
- Ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs
- Définir les autorisations de chaque utilisateur pour les comptes individuels de l’organisation
Ajouter de nouveaux utilisateurs
Pour ajouter des utilisateurs à une organisation :
- Accédez à « Administration → Paramètres. »
- Dans le menu de gauche, accédez à « Compte → Organisation. »
- Dans la section « Organisation », ouvrez l’onglet « Utilisateurs ».
- Cliquez sur « Ajouter un utilisateur »
- Saisissez son nom et son adresse e-mail
- Choisissez la langue qu’il verra dans l’application web
- Cliquez sur « Ajouter », puis un lien d’invitation pour définir le mot de passe lui sera envoyé par e-mail.
- Définissez ses autorisations de compte
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Vous devez leur attribuer des autorisations d’accès à un compte avant qu’ils puissent se connecter à OptimoRoute. |
Définir les autorisations d’accès des utilisateurs
Vous pouvez contrôler à quels comptes un utilisateur peut accéder et le rôle qu’il a dans chaque compte.
- Accédez à « Administration → Paramètres. »
- Dans le menu de gauche, accédez à « Compte → Organisation. »
- Dans la section « Organisation », ouvrez l’onglet « Utilisateurs ».
- Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez modifier.
- Dans le panneau de compte à droite, trouvez les comptes de l’organisation.
- Pour chaque compte, utilisez la liste déroulante pour choisir le rôle de l’utilisateur.
Chaque rôle dispose d’autorisations différentes :
| Rôle | Définition |
|---|---|
| Administrateur de l’organisation |
Peut accéder à toutes les sections, utilisateurs, paramètres et comptes de l’organisation. L’accès Administrateur de l’organisation est accordé en cochant la case en haut du menu d’accès au compte. Les administrateurs de l’organisation obtiennent également automatiquement l’accès à tout nouveau compte ajouté à l’organisation. |
| Administrateur |
Peut accéder à toutes les sections et à tous les paramètres des comptes qu’il est autorisé à utiliser. Les administrateurs peuvent également ouvrir le menu « Administration » et gérer les paramètres du compte, les utilisateurs, les conducteurs, les véhicules, et plus encore. |
| Utilisateur | Ne peut pas accéder au menu « Administration », mais peut gérer les commandes, planifier les tournées, consulter les analyses et suivre l’activité en direct. |
| Utilisateur en lecture seule | Peut consulter le compte, mais ne peut pas modifier les commandes ni la planification. |
| Pas d’accès | Ne peut pas accéder au compte. |
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Vous pouvez également gérer les accès des utilisateurs depuis l’onglet « Comptes ». Cela vous permet de consulter chaque compte séparément et de définir quels utilisateurs peuvent y accéder. |
Modifier les utilisateurs et les mots de passe
Vous pouvez mettre à jour le nom, l’adresse e-mail, la langue et le mot de passe d’un utilisateur après son ajout.
- Accédez à « Administration → Paramètres. »
- Dans le menu de gauche, accédez à « Compte → Organisation. »
- Dans la section « Organisation », ouvrez l’onglet « Utilisateurs ».
- Cliquez sur l’utilisateur que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur « Modifier »
- Apportez vos modifications
- Cliquez sur « Enregistrer »
Vous pouvez également réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur depuis cet écran. Définissez-lui soit un nouveau mot de passe en cliquant sur "Modifier manuellement", soit envoyez-lui un lien de réinitialisation afin qu’il puisse choisir lui-même un nouveau mot de passe.
Supprimer des utilisateurs
La suppression d’un utilisateur le retire de toute l’organisation, y compris de tous les comptes auxquels il peut accéder.
Pour supprimer un utilisateur :
- Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur « Supprimer l’utilisateur. »
- Confirmez la suppression.
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Si vous ne souhaitez pas supprimer l’utilisateur, vous pouvez plutôt lui retirer l’accès. Définissez son rôle sur « Pas d’accès » pour chaque compte de l’organisation. |
Partager les paramètres entre les comptes
Certains paramètres peuvent être partagés entre les comptes d’une même organisation. Cela peut aider à garder la cohérence entre des comptes liés et à réduire les configurations en double.
Champs de commande personnalisés
Les champs personnalisés vous permettent de stocker des informations supplémentaires sur les commandes qui ne sont pas incluses dans les champs standard d’OptimoRoute, comme des références internes ou d’autres détails liés à vos commandes.
Lorsque les champs personnalisés sont partagés au sein d’une organisation, les comptes liés peuvent utiliser la même configuration de champs.
En savoir plus sur les champs personnalisés.
Modèles d’exportation
Les modèles d’exportation vous permettent de contrôler quelles informations sont incluses lorsque vous exportez des données depuis OptimoRoute. Les exportations peuvent combiner des informations issues de la planification, de l’exécution des tournées, du statut des commandes et d’autres données opérationnelles.
Le partage d’un modèle d’exportation permet aux comptes liés d’utiliser la même configuration d’exportation au lieu de créer des modèles distincts pour chaque compte.
En savoir plus sur les modèles d’exportation.