Les modèles d’exportation personnalisés vous permettent de créer et d’enregistrer des modèles de données pour les exportations de données. Ces modèles apparaîtront dans les menus d’exportation pour des exportations rapides en un clic avec votre mise en page enregistrée. Dans cet article, vous apprendrez à créer, mettre à jour et exporter à l’aide de modèles personnalisés, ainsi qu’à gérer à la fois vos propres modèles et les modèles système inclus avec votre compte.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
|---|---|
| Toutes les offres | |
| Tous les utilisateurs | |
| Toutes les régions | |
Que sont les modèles d’exportation personnalisés ?
Les modèles d’exportation personnalisés facilitent le téléchargement de vos données dans le format exact dont vous avez besoin, sans avoir à configurer la mise en page à chaque fois. Une fois un modèle enregistré, il apparaît dans le menu d’exportation pour un accès rapide en un clic.
Ces modèles permettent de gagner du temps lors des exportations de données et de réduire les erreurs, car vous n’avez pas à recréer vos exportations à chaque fois. Vous pouvez créer vos propres modèles personnalisés ou même ajuster les modèles système intégrés fournis avec votre compte.
Les niveaux d’accès aux modèles d’exportation permettent aux administrateurs de contrôler qui peut voir et utiliser les modèles. Les administrateurs peuvent gérer les modèles pour l’ensemble du compte, tandis que les utilisateurs non administrateurs ne peuvent modifier que leurs modèles personnels.
Des modèles prédéfinis sont également disponibles uniquement pour les exportations de tournées. Ils ne peuvent être ni supprimés ni renommés, et sont accessibles à tous les utilisateurs du compte, sauf s’ils sont désactivés. Bien que leur nom et leur disponibilité soient fixes, vous pouvez toujours personnaliser leur mise en page pour l’adapter à vos besoins de sortie.
Types d’exportation personnalisés
Il existe 5 types d’exportations personnalisées parmi lesquels choisir.
| Type d’exportation | Données incluses (exemples) | Emplacement de l’exportation |
| Tournée | Informations sur les tournées planifiées, comme les commandes et les conducteurs affectés | Planifier et optimiser |
| Planifié vs réel | Données comparant les tournées planifiées aux tournées exécutées | Analytique → rapport Planifié vs réel |
| Conducteur | Informations relatives aux conducteurs, comme le temps de travail et les compétences | Paramètres → Conducteurs |
| Site | Détails des sites, comme les adresses et les horaires d’ouverture | Paramètres → Répertoire des sites |
| Véhicule | Détails des véhicules, comme les caractéristiques et la capacité de chargement | Paramètres → Véhicules |
Créer un modèle d’exportation
Il existe deux façons de créer un modèle d’exportation :
- À partir d’une fenêtre d’exportation
- À partir des paramètres d’administration
Créer un modèle à partir de la fenêtre d’exportation
Pour créer un modèle d’exportation à partir d’une fenêtre d’exportation, vous pouvez choisir parmi les emplacements suivants :
- Exportations de tournées
- Exportations de conducteurs
- Exportations de sites
- Exportations de véhicules
- Exportations planifié vs réel
Pour créer un modèle :
- Accédez à l’une des fenêtres d’exportation compatibles.
- Choisissez « Utiliser un modèle »
- Vous pouvez soit commencer à personnaliser un modèle à partir des colonnes du tableau, soit charger une mise en page de modèle existante en cliquant sur « Utiliser un modèle d’exportation »
- Choisissez les colonnes et le format que vous souhaitez exporter
- Cliquez sur « Options » pour choisir le format d’exportation, notamment XLS, XLSX ou CSV
- Cliquez sur « Enregistrer comme nouveau » dans la section « Utiliser un modèle d’exportation »
- Puis, pour exporter, cliquez sur « Exporter »
Lorsqu’une exportation possède déjà des modèles nommés, un menu supplémentaire apparaîtra pour utiliser soit le modèle, soit « Exportation personnalisée » afin de personnaliser un nouveau modèle (ou utiliser l’exportation rapide).
Créer un modèle à partir des paramètres d’administration
Pour créer un modèle d’exportation à partir des paramètres d’administration :
- Allez dans « Administration→Paramètres »
- Cliquez sur « Importation & exportation→Modèles » dans le menu de gauche
- Cliquez sur « + Ajouter »
- Saisissez le nom du modèle d’exportation
- Choisissez le type d’exportation
- Choisissez le niveau d’accès pour déterminer si le modèle est destiné à votre usage personnel ou s’il sera disponible pour tout le monde sur le compte.
- Choisissez les colonnes avec lesquelles vous souhaitez commencer
- Ajoutez et modifiez les colonnes
- Cliquez sur « Créer »
| Les niveaux d’accès incluent les niveaux « Personnel » et « Compte ». Les modèles personnels ne seront visibles et utilisables que par vous, tandis que les modèles au niveau du compte seront partagés et utilisables par tous les utilisateurs du compte. |
Options supplémentaires pour les modèles d’exportation
Lors de la création d’un modèle d’exportation, vous pouvez choisir des formats d’exportation.
- Format d’exportation - Vous permet de choisir parmi les formats XLS, XLSX ou CSV
Les rapports de tournées peuvent également inclure :
- Inclure les lieux de départ et d’arrivée - Ajoute les lieux de départ et d’arrivée comme arrêts supplémentaires dans l’exportation
- Inclure les liens d’affichage de la carte - Ajoute un lien Google Maps pour les tournées
Mettre à jour la mise en page d’un modèle d’exportation
La mise à jour de la mise en page d’un modèle d’exportation vous permet de modifier les données exportées dans le fichier. Il existe deux façons de mettre à jour la mise en page d’un modèle d’exportation :
- À partir d’une fenêtre d’exportation
- À partir des paramètres d’administration
Mettre à jour la mise en page d’un modèle à partir de la fenêtre d’exportation
Pour mettre à jour un modèle d’exportation à partir d’une fenêtre d’exportation :
- Accédez à la fenêtre d’exportation du type que vous souhaitez mettre à jour
- Choisissez « Utiliser un modèle »
- Choisissez le modèle que vous souhaitez modifier
- Apportez les modifications au modèle
- Cliquez sur « Mettre à jour la sélection » dans la section « Utiliser un modèle d’exportation »
- Puis, si vous souhaitez exporter, cliquez sur « Exporter »
Mettre à jour la mise en page d’un modèle à partir des paramètres d’administration
Pour mettre à jour un modèle d’exportation à partir de la fenêtre d’administration :
- Allez dans « Administration→Paramètres »
- Cliquez sur « Importation & exportation→Modèles » dans le menu de gauche
- Cliquez sur le modèle que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur « Modifier »
- Apportez vos modifications
- Cliquez sur « Enregistrer »
| Selon les colonnes sélectionnées, une exportation de tournée peut être exportée sous forme d’une ligne par commande (« Exporter comme commandes de tournée ») ou d’une ligne par tournée (« Exporter comme résumé de tournée »). |
Gérer les modèles d’exportation personnalisés
Renommer les modèles d’exportation
Pour renommer un modèle d’exportation :
- Allez dans « Administration→Paramètres »
- Cliquez sur « Importation & exportation→Modèles » dans le menu de gauche
- Trouvez le modèle dont vous souhaitez modifier le nom
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du modèle
- Modifiez le nom
- Cliquez sur la coche pour confirmer et enregistrer
| Vous pouvez également renommer les modèles depuis la fenêtre d’exportation en cliquant sur « Mettre à jour la sélection. » |
| Les noms des modèles prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. |
Modifier la propriété
Le propriétaire d’un modèle d’exportation détermine qui peut y accéder.
Si le propriétaire est défini sur « Compte », le modèle est partagé et disponible pour tous les utilisateurs.
Si le propriétaire est défini sur un utilisateur individuel, le modèle devient privé et n’est accessible qu’à cet utilisateur.
Pour modifier la propriété :
- Allez dans « Administration→Paramètres »
- Cliquez sur « Importation & exportation→Modèles » dans le menu de gauche
- Trouvez le modèle que vous souhaitez modifier
- Dans la colonne « Propriétaire » de l’onglet, choisissez un propriétaire dans la liste déroulante
| Seul un administrateur peut modifier le propriétaire d’un modèle. |
Verrouiller les modèles
Vous pouvez verrouiller un modèle pour empêcher toute modification par les utilisateurs. Cela évite que des modèles standardisés soient modifiés accidentellement.
Pour ce faire :
- Allez dans « Administration→Paramètres »
- Cliquez sur « Importation & exportation→Modèles » dans le menu de gauche
- Trouvez le modèle que vous souhaitez modifier
- Dans la colonne « Verrouillé » du tableau, cliquez sur « Verrouiller » pour empêcher sa modification par d’autres.
Pour déverrouiller, cliquez simplement sur l’icône de verrouillage pour l’ouvrir. Cela vous permettra, à vous et aux autres utilisateurs, de modifier le modèle.
| Vous pouvez également verrouiller les modèles depuis la fenêtre d’exportation en cochant « Verrouiller contre toute modification ultérieure ». |
Activer et désactiver les modèles
L’activation ou la désactivation d’un modèle d’exportation contrôle sa visibilité pour tous les utilisateurs.
- Désactivés, les modèles sont masqués à tous les utilisateurs dans le menu d’exportation.
- Activés, les modèles sont visibles et suivent leurs paramètres d’accès précédemment configurés.
Pour ce faire :
- Allez dans « Administration→Paramètres »
- Cliquez sur « Importation & exportation→Modèles » dans le menu de gauche
- Trouvez le modèle que vous souhaitez activer ou désactiver
- Utilisez le commutateur pour l’activer ou le désactiver
Supprimer des modèles
La suppression des modèles d’exportation personnalisés les retirera définitivement de tous les comptes et utilisateurs. Pour supprimer des modèles d’exportation personnalisés :
- Allez dans « Administration→Paramètres »
- Cliquez sur « Importation & exportation→Modèles » dans le menu de gauche
- Cliquez sur le modèle que vous souhaitez supprimer
- Cliquez sur « Supprimer » et confirmez
| Les modèles prédéfinis ne peuvent pas être supprimés. |
Gérer les modèles au sein d’une organisation
Pour les utilisateurs disposant de plusieurs comptes dans une organisation, vous pouvez gérer les modèles disponibles pour chaque compte.
Pour ce faire :
Allez dans Administration → Paramètres
Dans le menu de gauche, sélectionnez Importation & exportation → Modèles
Cliquez sur le modèle que vous souhaitez mettre à jour et un panneau de contrôle apparaîtra à droite
Dans ce panneau, choisissez quels comptes doivent avoir accès au modèle
Vous pouvez également activer « Attribuer à tous les nouveaux comptes au sein de l’organisation » pour rendre automatiquement le modèle disponible dans tout nouveau compte créé. Les modèles prédéfinis peuvent également être partagés entre les comptes d’une organisation, ce qui permet de standardiser ces modèles pour une utilisation à l’échelle de l’entreprise.
| Par défaut, le tableau des modèles affiche uniquement les modèles utilisés dans le compte actuel. Pour gérer les modèles d’autres comptes tout en restant dans le compte actuel, cliquez sur « Afficher les modèles de tous les comptes ». |
Gérer qui peut créer des modèles d’exportation
En tant qu’administrateur, vous pouvez choisir de désactiver la création de modèles d’exportation ou l’utilisation des exportations rapides pour les utilisateurs de votre compte.
Pour ce faire :
- Allez dans « Administration→Paramètres »
- Cliquez sur « Importation & exportation→Configuration » dans le menu de gauche
- Utilisez l’option à cocher « Les utilisateurs peuvent personnaliser et enregistrer des modèles d’exportation » pour activer ou désactiver cette option pour les utilisateurs de votre compte
Choisir le format d’exportation par défaut
En tant qu’administrateur, vous pouvez choisir quel format d’exportation sera utilisé par défaut pour toutes les exportations
Pour ce faire :
- Allez dans « Administration→Paramètres »
- Cliquez sur « Importation & exportation→Configuration » dans le menu de gauche
- Choisissez votre « format d’exportation par défaut » parmi XLS, XLSX ou CSV