Importez vos commandes en masse dans OptimoRoute en important une feuille de calcul. Dans cet article, nous expliquons les exigences, les paramètres et la manière de faire correspondre les données pour importer vos commandes dans OptimoRoute à l’aide d’une feuille de calcul.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
|---|---|
| Disponible pour tous les forfaits | |
| Tous les utilisateurs | |
| Toutes les régions | |
Tutoriel vidéo
Importer des données dans OptimoRoute
Il existe deux façons d’importer des données de commandes dans OptimoRoute :
- En utilisant une feuille de calcul ou un fichier texte délimité par des tabulations
- En copiant et collant les adresses
Téléverser une feuille de calcul est la meilleure façon d’importer dans OptimoRoute beaucoup d’informations, comme les créneaux horaires, les notes de localisation, l’ID de commande et différentes durées de commande. Copier et coller les adresses est la méthode la plus simple d’importation et permet uniquement d’importer des adresses. Vous pouvez en savoir plus sur ce processus ici.
Dans cet article, nous allons expliquer comment préparer et téléverser une feuille de calcul pour importer des données de commande dans OptimoRoute.
Préparer votre feuille de calcul
Vous pouvez téléverser des fichiers Excel, CSV ou délimités par des tabulations dans OptimoRoute pour importer vos commandes.
Au moins une information de localisation est requise. Cette information doit indiquer à OptimoRoute où se trouve chaque commande sur la carte.
Les formats de localisation acceptés comprennent :
| Colonnes mappées | Explication |
| Adresse |
Utilisez la colonne « Adresse » pour importer une adresse complète. Par exemple : |
| Ligne d’adresse, Ville, État/Province, Code postal, Pays/Région |
Utilisez une combinaison de ces colonnes pour importer une adresse :
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| Latitude, Longitude |
Utilisez ces deux colonnes pour importer un ensemble exact de coordonnées : Par exemple : |
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Vous pouvez également utiliser la colonne « ID de localisation » pour associer des commandes à des localisations existantes dans OptimoRoute. |
Pendant l’importation, vous pouvez faire correspondre les colonnes de votre feuille de calcul aux champs d’OptimoRoute. Vous pouvez effectuer ce mappage à l’étape 2 du processus d’importation.
Vous n’avez pas besoin de suivre un modèle spécifique. Mais si vous souhaitez un point de départ ou voir toutes les colonnes disponibles, vous pouvez télécharger notre exemple de modèle d’importation ici.
| Besoin de champs personnalisés ? Configurez-les dans votre compte OptimoRoute avant l’importation, afin de pouvoir les faire correspondre à votre feuille de calcul. En savoir plus sur la configuration des champs personnalisés ici. |
Importer votre feuille de calcul
Le processus d’importation comporte რამდენიმე étapes afin de garantir que les informations sont importées avec précision dans OptimoRoute.
| Le nombre de commandes que vous pouvez importer en une seule fois dépend de votre forfait d’abonnement. Contactez l’assistance si vous souhaitez augmenter votre limite. |
Étape 1 : Téléversez votre fichier
Une fois votre feuille de calcul prête, il est temps de la téléverser.
- Accédez à l’onglet « Planification et optimisation »
- Choisissez la date à laquelle vous souhaitez importer les commandes
- Cliquez sur le bouton bleu « Importer des commandes » sous la carte
- Cliquez pour téléverser votre fichier ou faites-le glisser dans l’espace prévu à cet effet
- Cliquez sur « Importer » si le fichier n’est pas traité automatiquement et que vous n’êtes pas redirigé vers l’étape suivante
Dans la fenêtre suivante, vous pourrez faire correspondre les colonnes de vos données aux champs disponibles dans OptimoRoute.
Étape 2 : Faites correspondre vos colonnes
OptimoRoute essaiera d’associer automatiquement les colonnes de votre feuille de calcul aux bons champs. Vous pouvez vérifier ces correspondances et corriger ce qui doit l’être pour vous assurer que tout est mappé au bon endroit.
Vous verrez également un aperçu de vos données afin de confirmer qu’OptimoRoute a correctement lu votre feuille de calcul. Cet aperçu va :
- Afficher les colonnes mappées
- Afficher les colonnes non mappées comme « Non mappé » en orange clair dans l’en-tête de colonne, et les données seront grisées.
- Vous permettre de choisir la feuille à importer, si votre feuille de calcul comporte plus d’une feuille, en bas de la fenêtre.
- Vous donner des options d’importation plus avancées
Pour modifier le mappage :
- Cliquez sur la flèche de la liste déroulante au-dessus de la colonne
- Choisissez un champ OptimoRoute vers lequel faire correspondre vos informations
- Choisissez « Non mappé » pour annuler l’association de tout ce que vous ne souhaitez pas importer
- Cochez la case « Enregistrer ce mappage comme mappage par défaut » si vous souhaitez qu’OptimoRoute enregistre ces correspondances de colonnes et ces paramètres pour votre prochain import.
- Une fois le mappage des colonnes terminé, cliquez sur « Continuer » pour vérifier le géocodage de vos localisations.
Paramètres d’importation avancés
Si votre feuille de calcul ne comporte pas d’en-tête dans la première ligne de la feuille, vous pouvez configurer votre importation à l’aide des paramètres d’importation avancés.
Dans le coin supérieur droit, vous trouverez « Options avancées » où vous pouvez :
- Créer un en-tête si vous n’en avez pas
- Choisir à quelle ligne commencent vos données
Choisissez la bonne feuille à importer s’il y en a plusieurs dans votre fichier. Vous pourrez voir jusqu’à 5 feuilles dans une même feuille de calcul dans OptimoRoute.
Si la feuille que vous souhaitez téléverser ne fait pas partie des 5 premières du fichier, ajustez simplement votre fichier d’importation afin d’importer la bonne feuille.
| Astuce : Si vous devez importer des commandes liées de collecte et de livraison, cette option est disponible dans le forfait Custom. |
Étape 3 : Vérification de la précision de la localisation
Avant de terminer l’importation, il vous sera demandé de vérifier toutes les commandes qui seront ajoutées. À cette étape, vérifiez que chaque localisation a été trouvée correctement.
Assurez-vous de vérifier la colonne Précision de la localisation avant d’enregistrer. Portez une attention particulière aux localisations affichées en rouge ou en jaune.
Les statuts possibles sont :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Coordonnées GPS | Une nouvelle localisation sera créée à l’aide des coordonnées de latitude et de longitude fournies. |
| Géocodée | Une nouvelle localisation sera créée dans le système à l’aide de l’adresse fournie. |
| ID de localisation correspondant | Une localisation existante avec le même ID de localisation a été trouvée dans le système. |
| Localisation correspondante | Une localisation existante avec la même adresse et le même nom a été trouvée dans le système |
| Géocodée, plusieurs résultats trouvés | Une nouvelle localisation sera créée à l’aide de l’adresse fournie, mais plusieurs résultats ont été trouvés pour cette adresse – il convient de vérifier avant d’enregistrer afin de s’assurer que la bonne localisation est géocodée. |
| Géocodée, correspondance partielle | Une nouvelle localisation sera créée à l’aide de l’adresse fournie, mais le résultat trouvé ne correspond que partiellement à l’adresse fournie – il convient de vérifier avant d’enregistrer afin de s’assurer que la bonne localisation est géocodée. |
| Introuvable | L’adresse est introuvable et ne sera pas importée. La localisation doit être corrigée manuellement pour être incluse dans l’importation. |
Vérifier et corriger les erreurs de localisation
Pour vérifier et corriger les éventuels avertissements de localisation :
- Consultez le haut de l’écran « Vérifier les commandes importées » et trouvez l’écran « Résumé de l’importation des commandes » pour voir s’il existe des erreurs ou des avertissements.
- S’il y en a, vous pouvez trier la colonne « Précision de la localisation » pour les regrouper et faciliter la vérification.
- Pour tout élément « Correspondance partielle » ou « Plusieurs résultats trouvés », vous pouvez comparer la colonne « Adresse géocodée » (ce que Google a trouvé pour la localisation) avec la colonne « Adresse » (ce que vous avez importé) pour voir si la différence doit être corrigée. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez ignorer l’avertissement et passer à l’avertissement suivant de la colonne « Précision de la localisation »
- Si vous n’êtes pas certain que la commande est géocodée correctement, vous pouvez cliquer sur le lien « Modifier » à côté du message d’erreur pour voir où la localisation est géocodée sur la carte. Vous pouvez alors effectuer les modifications nécessaires en modifiant l’adresse ou en déplaçant l’épingle sur la carte, puis cliquer sur « Enregistrer ».
- Répétez ces étapes pour toute erreur ou tout avertissement
Si vous ne souhaitez pas poursuivre l’importation, vous pouvez cliquer sur « Ignorer » et aucune localisation ni commande ne sera ajoutée. Sinon, lorsque toutes les commandes vous conviennent, cliquez sur « Enregistrer » pour terminer l’importation et enregistrer toutes les localisations.
Résultats
Les commandes correctement importées apparaîtront dans OptimoRoute dans la zone « Planification et optimisation ». Les commandes s’afficheront sous forme de repères bleus non planifiés sur la carte.
Les commandes apparaîtront aux dates auxquelles elles ont été attribuées. Si aucune date n’a été incluse dans la feuille de calcul, les commandes apparaîtront à la date à laquelle elles ont été importées.
Votre feuille de calcul est maintenant importée dans OptimoRoute ! Une fois vos données de commande en place, l’étape suivante consiste à planifier vos itinéraires. Consultez notre guide Introduction à la planification optimisée des itinéraires pour commencer.