Importez vos commandes dans OptimoRoute en masse en important une feuille de calcul. Dans cet article, nous expliquerons les exigences, les paramètres et comment mapper les données pour intégrer vos commandes dans OptimoRoute à l'aide de l'importation de feuille de calcul.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
| Disponible pour tous les plans | |
| Tous les utilisateurs | |
| Toutes les régions | |
Tutoriel vidéo
Préparer votre feuille de calcul
L'importateur OptimoRoute acceptera les fichiers Excel, CSV (valeurs séparées par des virgules) et délimités par des tabulations. La seule autre exigence est qu'il y ait une colonne contenant des informations de localisation afin que nous puissions localiser vos commandes sur une carte.
Exemples d'informations de localisation incluent :
- Adresse
- ID de localisation
- Ligne d'adresse, Ville, État/Province, Code postal, Pays/Région
- Latitude, Longitude
Pendant le processus d'importation, vous pouvez mapper les colonnes de votre propre feuille de calcul aux colonnes correspondantes dans OptimoRoute, sans avoir besoin de vous adapter à notre modèle.
Cependant, comme point de départ, ou pour voir les types de colonnes disponibles, consultez notre modèle d'importation exemple ici.
| Le nombre de commandes que vous pouvez importer à la fois est déterminé par votre plan d'abonnement. Contactez le support si vous avez besoin d'augmenter votre limite. |
Importer votre feuille de calcul
Le processus d'importation comporte quelques étapes pour s'assurer que les informations sont correctement reflétées dans OptimoRoute.
Étape 1 : Téléchargez votre fichier
Une fois que votre feuille de calcul est prête, il est temps de la télécharger.
- Allez à l'onglet “Planifier et Optimiser”
- Choisissez la date à laquelle vous souhaitez importer les commandes
- Cliquez sur le bouton bleu "Importer les commandes" sous la carte
- Cliquez pour télécharger votre fichier ou faites-le glisser dans l'espace prévu
- Cliquez sur “Importer” si le fichier n'est pas traité automatiquement et vous emmène à l'étape suivante
Dans la fenêtre suivante, vous pourrez mapper vos colonnes de données aux champs disponibles dans OptimoRoute.
Étape 2 : Mapper vos colonnes
OptimoRoute essaiera automatiquement de faire correspondre les colonnes de votre feuille de calcul aux champs dans OptimoRoute. Vous aurez la possibilité de vérifier et de corriger les en-têtes de colonnes pré-sélectionnés. Il y a aussi une section d'aperçu où vous pouvez revoir les données de votre feuille de calcul pour vous assurer que nous avons détecté les bonnes informations.
- Les colonnes mappées afficheront un en-tête de colonne sélectionné.
- Les colonnes non mappées apparaîtront comme "Non mappé" en orange clair dans l'en-tête de colonne et les données seront grisées.
- Si votre feuille de calcul contient plus d'une feuille, vous pouvez choisir celle à importer en bas de la fenêtre.
Pour changer le mapping :
- Cliquez sur la flèche déroulante au-dessus de la colonne
- Choisissez un champ OptimoRoute pour mapper vos informations
- Choisissez "Non mappé" pour désassocier ce que vous ne souhaitez pas importer
- Cochez la case “Enregistrer ce mapping comme mon mapping par défaut" si vous souhaitez qu'OptimoRoute enregistre ces paramètres d'importation.
- Une fois que vous avez terminé le mapping des colonnes, cliquez sur “Continuer” pour vérifier vos emplacements.
Paramètres d'importation avancés
Dans le cas où votre feuille de calcul n'a pas d'en-tête dans la première ligne de la feuille, vous pouvez configurer votre importation à l'aide des paramètres d'importation avancés.
Dans le coin supérieur droit, vous trouverez “Options avancées” où vous pouvez :
- Créer un en-tête si vous n'en avez pas
- Choisir la ligne où commencent vos données
Choisissez la feuille correcte à importer s'il y en a plus d'une dans votre fichier. Vous pourrez voir jusqu'à 5 feuilles dans une seule feuille de calcul dans OptimoRoute.
Si la feuille que vous souhaitez télécharger n'est pas l'une des cinq premières du fichier, il suffit de faire un ajustement à votre fichier d'importation pour importer la feuille correcte.
| Astuce : Si vous avez besoin d'importer des commandes de ramassage et de livraison liées, cette option est disponible dans le plan personnalisé. |
Étape 3 : Vérification de l'exactitude des emplacements
Avant de terminer l'importation, vous aurez la possibilité de revoir toutes les commandes qui seront importées. Pendant cette étape, il est important de s'assurer que vos emplacements sont correctement identifiés - concentrez-vous sur ceux écrits en rouge et jaune. Par conséquent, la colonne Exactitude de l'emplacement doit être vérifiée avant de sauvegarder.
Les statuts possibles sont :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Coordonnées GPS | Un nouvel emplacement sera créé en utilisant les coordonnées de latitude et de longitude fournies. |
| Géocodé | Un nouvel emplacement sera créé dans le système en utilisant l'adresse fournie. |
| ID de localisation correspondant | Un emplacement existant avec le même ID de localisation a été trouvé dans le système. |
| Emplacement correspondant | Un emplacement existant avec la même adresse et le même nom a été trouvé dans le système |
| Géocodé, plusieurs résultats trouvés | Un nouvel emplacement sera créé en utilisant l'adresse fournie, mais plusieurs résultats ont été trouvés pour l'adresse fournie – cela doit être vérifié avant de sauvegarder pour s'assurer que le bon emplacement est géocodé. |
| Géocodé, correspondance partielle | Un nouvel emplacement sera créé en utilisant l'adresse fournie, mais le résultat trouvé n'est qu'une correspondance partielle à l'adresse fournie – cela doit être vérifié avant de sauvegarder pour s'assurer que le bon emplacement est géocodé. |
| Non trouvé | L'adresse n'a pas pu être trouvée et ne sera pas importée. L'emplacement doit être corrigé manuellement pour être inclus dans l'importation. |
Vérification et correction des erreurs de localisation
Pour vérifier et corriger les avertissements de localisation :
- Regardez en haut de l'écran "Revoir les commandes importées" et trouvez l'écran "Résumé des commandes importées" pour voir s'il y a des erreurs ou des avertissements.
- S'il y en a, vous pouvez trier la colonne "Exactitude de l'emplacement" pour les regrouper et faciliter la vérification.
- Pour toute "Correspondance partielle" ou "Plusieurs résultats trouvés", vous pouvez vérifier la colonne "Adresse géocodée" (ce que Google a trouvé pour l'emplacement) par rapport à la colonne "Adresse" (ce que vous avez importé) pour voir si la différence est quelque chose que vous devez corriger. Sinon, vous pouvez ignorer l'avertissement et passer à l'avertissement suivant "Exactitude de l'emplacement"
- Si vous n'êtes pas sûr que la commande soit correctement géocodée, vous pouvez cliquer sur le lien "Modifier" à côté du message d'erreur, pour voir où sur la carte l'emplacement est géocodé. Ici, vous pouvez apporter les modifications nécessaires en modifiant l'adresse ou en déplaçant l'épingle sur la carte et cliquer sur "Sauvegarder".
- Répétez ces étapes pour toutes les erreurs ou avertissements
Si vous ne souhaitez pas poursuivre l'importation, vous pouvez cliquer sur "Annuler" et aucun emplacement ou commande ne sera ajouté.
Sinon, lorsque vous êtes satisfait de toutes les commandes, cliquez sur “Sauvegarder” pour terminer l'importation et sauvegarder tous les emplacements. Vous verrez alors vos commandes importées sur la carte et dans la grille des commandes de l'onglet Planifier et Optimiser.