Las plantillas de exportación personalizadas te permiten crear y guardar plantillas de datos para exportaciones de datos. Estas plantillas aparecerán en los menús de exportación para realizar exportaciones rápidas con un solo clic usando tu diseño guardado. En este artículo, aprenderás cómo crear, actualizar y exportar usando plantillas personalizadas, y cómo administrar tanto tus propias plantillas como las plantillas del sistema incluidas con tu cuenta.
| Quién puede usar esta función | |
|---|---|
| Todos los planes | |
| Todos los usuarios | |
| Todas las regiones | |
¿Qué son las plantillas de exportación personalizadas?
Las plantillas de exportación personalizadas facilitan descargar tus datos en el formato exacto que necesitas, sin tener que configurar el diseño cada vez. Una vez que guardas una plantilla, aparece en el menú de exportación para acceder rápidamente con un solo clic.
Estas plantillas ahorran tiempo al exportar datos y reducen los errores porque no necesitas recrear tus exportaciones cada vez. Puedes crear tus propias plantillas personalizadas o incluso ajustar las plantillas del sistema incluidas con tu cuenta.
Los niveles de acceso a las plantillas de exportación permiten a los administradores controlar quién puede verlas y usarlas. Los administradores pueden administrar las plantillas de toda la cuenta, mientras que los usuarios que no son administradores solo pueden editar las suyas personales.
También hay plantillas predefinidas disponibles solo para exportaciones de rutas. No se pueden eliminar ni cambiar de nombre, y están disponibles para todos los usuarios de la cuenta, salvo que se deshabiliten. Aunque sus nombres y disponibilidad son fijos, aún puedes personalizar su diseño para adaptarlo a tus necesidades de salida.
Tipos de exportación personalizados
Hay 5 tipos de exportaciones personalizadas para elegir.
| Tipo de exportación | Datos incluidos (ejemplos) | Ubicación de la exportación |
| Ruta | Información sobre rutas planificadas, como órdenes asignadas y drivers | Planificar y optimizar |
| Planificado vs. real | Datos que comparan rutas planificadas con rutas ejecutadas | Analítica → informe de Planificado vs. real |
| Driver | Información relacionada con los drivers, como horario de trabajo y habilidades | Configuración → Drivers |
| Ubicación | Detalles de la ubicación, como direcciones y horario comercial | Configuración → Directorio de ubicaciones |
| Vehículo | Detalles del vehículo, como características y capacidad de carga | Configuración → Vehículos |
Creación de una plantilla de exportación
Hay dos formas de crear una plantilla de exportación:
- Desde una ventana de exportación
- Desde la configuración de administración
Creación de una plantilla desde la ventana de exportación
Para crear una plantilla de exportación desde una ventana de exportación, puedes elegir entre las siguientes ubicaciones:
- Exportaciones de rutas
- Exportaciones de drivers
- Exportaciones de ubicaciones
- Exportaciones de vehículos
- Exportaciones de planificado vs. real
Para crear una plantilla:
- Ve a una de las ventanas de exportación compatibles.
- Elige “Usar plantilla”
- Puedes comenzar a personalizar una plantilla desde las columnas de la tabla o cargar el diseño de una plantilla existente haciendo clic en “Usar plantilla de exportación”
- Elige las columnas y el formato que deseas exportar
- Haz clic en “Opciones” para elegir el formato de exportación, incluyendo XLS, XLSX o CSV
- Haz clic en “Guardar como nuevo” en la sección “Usar plantilla de exportación”
- Luego, para exportar, haz clic en “Exportar”
En el caso de que una exportación ya tenga plantillas con nombre, aparecerá un menú adicional para usar la plantilla o “Exportación personalizada” para personalizar una nueva plantilla (o usar Exportación rápida).
Creación de una plantilla desde la configuración de administración
Para crear una plantilla de exportación desde la configuración de administración:
- Ve a “Administración→Configuración”
- Haz clic en “Importación y exportación→Plantillas” en el menú izquierdo
- Haz clic en “+ Agregar”
- Ingresa el nombre de la plantilla de exportación
- Elige el tipo de exportación
- Elige el nivel de acceso para determinar si la plantilla es para tu uso personal o si estará disponible para todos en la cuenta.
- Elige con qué columnas quieres comenzar
- Agrega y edita las columnas
- Haz clic en “Crear”
| Los niveles de acceso incluyen “Personal” y “Cuenta”. Las plantillas personales solo serán visibles y utilizables por ti, mientras que las plantillas a nivel de cuenta se compartirán y podrán usarse entre todos los usuarios de la cuenta. |
Opciones adicionales para plantillas de exportación
Al crear una plantilla de exportación, puedes elegir formatos de exportación.
- Formato de exportación - Te permite elegir entre los formatos XLS, XLSX o CSV
Los informes de rutas también pueden incluir:
- Incluir ubicaciones de inicio y fin - Agrega las ubicaciones de inicio y fin como paradas adicionales en la exportación
- Incluir enlaces de vista de mapa - Agrega un enlace de Google Maps para las rutas
Actualización del diseño de una plantilla de exportación
Actualizar el diseño de una plantilla de exportación te permite cambiar los datos exportados en el archivo. Hay dos formas de actualizar el diseño de una plantilla de exportación:
- Desde una ventana de exportación
- Desde la configuración de administración
Actualización del diseño de una plantilla desde la ventana de exportación
Para actualizar una plantilla de exportación desde una ventana de exportación:
- Ve a la ventana de exportación del tipo que quieres actualizar
- Elige “Usar plantilla”
- Elige la plantilla que quieres modificar
- Haz los cambios en la plantilla
- Haz clic en “Actualizar seleccionada” en la sección “Usar plantilla de exportación”
- Luego, si quieres exportar, haz clic en “Exportar”
Actualización del diseño de una plantilla desde la configuración de administración
Para actualizar una plantilla de exportación desde la ventana de administración:
- Ve a “Administración→Configuración”
- Haz clic en “Importación y exportación→Plantillas” en el menú izquierdo
- Haz clic en la plantilla que quieres editar
- Haz clic en “Editar”
- Haz tus cambios
- Haz clic en “Guardar”
| Según las columnas seleccionadas, una exportación de rutas puede exportarse como una fila por cada orden ("Exportar como órdenes de la ruta"), o como una fila por cada ruta ("Exportar como resumen de la ruta"). |
Administración de plantillas de exportación personalizadas
Cambio de nombre de las plantillas de exportación
Para cambiar el nombre de una plantilla de exportación:
- Ve a “Administración→Configuración”
- Haz clic en “Importación y exportación→Plantillas” en el menú izquierdo
- Encuentra la plantilla a la que quieres cambiarle el nombre
- Haz clic en el ícono de lápiz junto al nombre de la plantilla
- Cambia el nombre
- Haz clic en la marca de verificación para confirmar y guardar
| También puedes cambiar el nombre de las plantillas desde la ventana de exportación haciendo clic en "Actualizar seleccionada". |
| Los nombres de las plantillas predefinidas no se pueden cambiar. |
Cambio de propiedad
El propietario de una plantilla de exportación determina quién puede acceder a ella.
Si el propietario se establece en “Cuenta”, la plantilla se comparte y está disponible para todos los usuarios.
Si el propietario se establece en un usuario individual, la plantilla se vuelve privada y solo ese usuario puede acceder a ella.
Para cambiar la propiedad:
- Ve a “Administración→Configuración”
- Haz clic en “Importación y exportación→Plantillas” en el menú izquierdo
- Encuentra la plantilla que quieres editar
- En la columna “Propietario” de la tabla, elige un propietario de la lista desplegable
| Solo un administrador puede cambiar el propietario de una plantilla. |
Bloqueo de plantillas
Puedes bloquear una plantilla para impedir cambios por parte de cualquier usuario. Esto evita que las plantillas estandarizadas se modifiquen por accidente.
Para hacerlo:
- Ve a “Administración→Configuración”
- Haz clic en “Importación y exportación→Plantillas” en el menú izquierdo
- Encuentra la plantilla que quieres editar
- En la columna “Bloqueada” de la tabla, haz clic en "Bloquear" para evitar que otros la editen.
Para desbloquearla, solo haz clic en el ícono del candado para abrirlo. Esto permitirá que tú y otros usuarios modifiquen la plantilla.
| También puedes bloquear las plantillas desde la ventana de exportación marcando la casilla “Bloquear para futuras ediciones”. |
Habilitación y deshabilitación de plantillas
Habilitar o deshabilitar una plantilla de exportación controla su visibilidad para todos los usuarios.
- Las plantillas deshabilitadas se ocultan de todos los usuarios en el menú de exportación.
- Las plantillas habilitadas son visibles y siguen su configuración de acceso previamente definida.
Para hacerlo:
- Ve a “Administración→Configuración”
- Haz clic en “Importación y exportación→Plantillas” en el menú izquierdo
- Encuentra la plantilla que quieres habilitar o deshabilitar
- Usa el interruptor para activarla (habilitada) o desactivarla (deshabilitada)
Eliminación de plantillas
Eliminar plantillas de exportación personalizadas las quitará permanentemente de todas las cuentas y usuarios. Para eliminar plantillas de exportación personalizadas:
- Ve a “Administración→Configuración”
- Haz clic en “Importación y exportación→Plantillas” en el menú izquierdo
- Haz clic en la plantilla que quieres eliminar
- Haz clic en “Eliminar” y confirma
| Las plantillas predefinidas no se pueden eliminar. |
Administración de plantillas dentro de una organización
Para usuarios con varias cuentas en una organización, puedes administrar qué plantillas están disponibles para cada cuenta.
Para hacerlo:
Ve a Administración → Configuración
En el menú izquierdo, selecciona Importación y exportación → Plantillas
Haz clic en la plantilla que quieres actualizar y aparecerá un panel de control a la derecha
En este panel, elige qué cuentas deben tener acceso a la plantilla
También puedes habilitar “Asignar a todas las cuentas nuevas dentro de la organización” para hacer que la plantilla esté disponible automáticamente en cualquier cuenta creada posteriormente. Las plantillas predefinidas también se pueden compartir entre cuentas de una organización, lo que permite estandarizarlas para su uso en toda la empresa.
| De forma predeterminada, la tabla de plantillas muestra solo las plantillas usadas en la cuenta actual. Para administrar plantillas de otras cuentas sin salir de la actual, haz clic en "Mostrar plantillas de todas las cuentas". |
Administración de quién puede crear plantillas de exportación
Como administrador, puedes deshabilitar que los usuarios de tu cuenta creen plantillas de exportación o usen exportaciones rápidas.
Para hacerlo:
- Ve a “Administración→Configuración”
- Haz clic en “Importación y exportación→Configuración” en el menú izquierdo
- Usa la casilla “Los usuarios pueden personalizar y guardar plantillas de exportación” para habilitar o deshabilitar esta opción para los usuarios de tu cuenta
Elección del formato de exportación predeterminado
Como administrador, puedes elegir qué formato de exportación será el predeterminado para todas las exportaciones
Para hacerlo:
- Ve a “Administración→Configuración”
- Haz clic en “Importación y exportación→Configuración” en el menú izquierdo
- Elige tu “Formato de exportación predeterminado” entre XLS, XLSX o CSV