Crear y administrar plantillas de exportación personalizadas

Las plantillas de exportación personalizadas te permiten guardar diseños de exportación de datos para reutilizarlos rápidamente. En este artículo, aprenderás cómo crear, actualizar, usar y administrar plantillas de exportación personalizadas y del sistema.

Quién puede usar esta función
	Todos los planes
	Todos los usuarios
	Todas las regiones

¿Qué son las plantillas de exportación personalizadas?

Las plantillas de exportación personalizadas te permiten guardar un diseño de exportación y reutilizarlo con un solo clic. Esto ahorra tiempo y ayuda a mantener las exportaciones consistentes.

Puedes crear tus propias plantillas o personalizar las plantillas del sistema incluidas en tu cuenta.

El acceso a las plantillas depende de tu función:

• Los administradores pueden gestionar las plantillas de toda la cuenta.
• Los usuarios que no son administradores solo pueden editar sus plantillas personales.

Las exportaciones de rutas también incluyen plantillas predefinidas. Estas plantillas están disponibles para todos los usuarios, a menos que se deshabiliten. No puedes cambiarlas de nombre ni eliminarlas, pero sí puedes personalizar su diseño.

Tipos de exportación personalizada

Hay 5 tipos de exportaciones personalizadas para elegir.

Crear una plantilla de exportación

Hay dos formas de crear una plantilla de exportación:

• Desde una ventana de exportación
• Desde la configuración de administración  

Crear una plantilla desde la ventana de exportación

Puedes crear una plantilla de exportación personalizada desde cualquier ventana de exportación compatible:

• Exportaciones de rutas
• Exportaciones de conductores
• Exportaciones de ubicaciones
• Exportaciones de vehículos
• Exportaciones de planificado vs. real

Para crear una plantilla: 

1. Abre una ventana de exportación compatible
2. Selecciona “Usar plantilla”
3. Personaliza las columnas, o selecciona “Usar plantilla de exportación” para comenzar desde una plantilla existente
4. Elige las columnas y el formato que deseas
5. Haz clic en “Opciones” para elegir el formato de exportación, incluyendo XLS, XLSX o CSV
6. Haz clic en “Guardar como nuevo” en la sección “Usar plantilla de exportación”
7. Luego, para exportar, haz clic en “Exportar”

Si ya hay plantillas con nombre disponibles para esa exportación, puedes seleccionar una de ellas o elegir “Exportación personalizada” para crear un nuevo diseño. También es posible que veas una opción de “Exportación rápida”.

Crear una plantilla desde la configuración de administración

Para crear una plantilla de exportación desde la configuración de administración: 

1. Ve a “Administración→Configuración”
2. Haz clic en “Importar y exportar→Plantillas” en el menú de la izquierda
3. Haz clic en “+ Agregar”
4. Ingresa el nombre de la plantilla de exportación 
5. Elige el tipo de exportación
6. Elige un nivel de acceso para que la plantilla esté disponible solo para ti o para todos en la cuenta
7. Elige con qué columnas quieres comenzar
8. Agrega y edita las columnas 
9. Haz clic en “Crear”

Los niveles de acceso incluyen: Las plantillas “Personales” son visibles y están disponibles solo para ti. Las plantillas de “Cuenta” se comparten con todos los usuarios de la cuenta.

Opciones adicionales para plantillas de exportación

Al crear una plantilla de exportación, puedes elegir el formato de exportación:

• Formato de exportación - Elige entre los formatos XLS, XLSX o CSV

Las plantillas de exportación de rutas también incluyen estas opciones:

• Incluir ubicaciones de inicio y fin - Agrega las ubicaciones de inicio y fin como paradas adicionales en la exportación
• Incluir enlaces de vista de mapa - Agrega enlaces de Google Maps para las rutas

Actualizar el diseño de una plantilla de exportación

Actualizar el diseño de una plantilla de exportación te permite controlar qué datos se incluyen en el archivo exportado.

Puedes actualizar el diseño de una plantilla de exportación de dos maneras:

• Desde una ventana de exportación
• Desde la configuración de administración

Actualizar el diseño de una plantilla desde la ventana de exportación

Para actualizar una plantilla de exportación desde una ventana de exportación: 

1. Ve a la ventana de exportación del tipo que quieres actualizar
2. Selecciona “Usar plantilla”
3. Elige la plantilla que deseas modificar
4. Haz los cambios en la plantilla
5. Haz clic en “Actualizar seleccionada” en la sección “Usar plantilla de exportación”
6. Luego, si deseas exportar, haz clic en “Exportar”

Actualizar el diseño de una plantilla desde la configuración de administración

Para actualizar una plantilla de exportación desde la ventana de administración: 

1. Ve a “Administración→Configuración”
2. Haz clic en “Importar y exportar→Plantillas” en el menú de la izquierda
3. Haz clic en la plantilla que deseas editar
4. Haz clic en “Editar”
5. Realiza tus cambios
6. Haz clic en “Guardar”

Dependiendo de las columnas seleccionadas, una exportación de rutas puede generarse en uno de dos formatos: "Exportar como pedidos de ruta" - Una fila por pedido  "Exportar como resumen de ruta" - Una fila por ruta

Administrar plantillas de exportación personalizadas

Cambiar el nombre de las plantillas de exportación

Para cambiar el nombre de una plantilla de exportación: 

1. Ve a “Administración→Configuración”
2. Haz clic en “Importar y exportar→Plantillas” en el menú de la izquierda
3. Busca la plantilla cuyo nombre deseas cambiar
4. Haz clic en el ícono de lápiz junto al nombre de la plantilla
5. Cambia el nombre
6. Haz clic en la marca de verificación para confirmar y guardar

También puedes cambiar el nombre de las plantillas desde la ventana de exportación haciendo clic en "Actualizar seleccionada."

Los nombres de las plantillas predefinidas no se pueden cambiar.

Cambiar la propiedad

La configuración de "Propietario" determina quién puede acceder a una plantilla de exportación.

• "Cuenta" — La plantilla se comparte y está disponible para todos los usuarios.
• "Usuario individual" — La plantilla es privada y solo está disponible para el usuario seleccionado.

Para cambiar la propiedad:

1. Ve a “Administración→Configuración”
2. Haz clic en “Importar y exportar→Plantillas” en el menú de la izquierda
3. Busca la plantilla que deseas editar
4. En la columna “Propietario” de la pestaña, elige un propietario de la lista desplegable

Solo un administrador puede cambiar el propietario de una plantilla.

Bloquear plantillas

Puedes bloquear una plantilla para impedir cambios de cualquier usuario. Esto evita que las plantillas estandarizadas se modifiquen por accidente. 

Para hacerlo: 

1. Ve a “Administración→Configuración”
2. Haz clic en “Importar y exportar→Plantillas” en el menú de la izquierda
3. Busca la plantilla que deseas editar
4. En la columna “Bloqueada” de la tabla, haz clic en "Bloquear" para que otros no puedan editarla. 

Para desbloquearla, haz clic en el ícono de candado para abrirlo. Esto permitirá que tú y otros usuarios modifiquen la plantilla. 

También puedes bloquear plantillas desde la ventana de exportación haciendo clic en la casilla “Bloquear para futuras ediciones.”

Habilitar y deshabilitar plantillas

Habilitar o deshabilitar una plantilla de exportación controla su visibilidad para todos los usuarios. 

• Las plantillas deshabilitadas se ocultan de todos los usuarios en el menú de exportación.
• Las plantillas habilitadas son visibles y siguen la configuración de acceso definida previamente.

Para hacerlo:

1. Ve a “Administración→Configuración”
2. Haz clic en “Importar y exportar→Plantillas” en el menú de la izquierda
3. Busca la plantilla que deseas habilitar o deshabilitar
4. Usa el interruptor para activarla (habilitada) o desactivarla (deshabilitada)

Eliminar plantillas

Eliminar plantillas de exportación personalizadas las quitará de forma permanente de todas las cuentas y usuarios. 

Para eliminar plantillas de exportación personalizadas:  

1. Ve a “Administración→Configuración”
2. Haz clic en “Importar y exportar→Plantillas” en el menú de la izquierda
3. Haz clic en la plantilla que deseas eliminar
4. Haz clic en “Eliminar” y confirma

Las plantillas predefinidas no se pueden eliminar.

Administrar plantillas dentro de una organización

Para los usuarios con varias cuentas en una organización, puedes controlar qué cuentas tienen acceso a cada plantilla.

Para hacerlo: 

1. Ve a Administración → Configuración

2. En el menú de la izquierda, selecciona Importar y exportar → Plantillas

3. Haz clic en la plantilla que deseas actualizar y aparecerá un panel de control a la derecha

4. En este panel, elige qué cuentas deben tener acceso a la plantilla

También puedes habilitar Asignar a todas las cuentas nuevas dentro de la organización para hacer que la plantilla esté disponible automáticamente para las cuentas creadas recientemente.

Las plantillas predefinidas también se pueden compartir entre cuentas, lo que facilita estandarizar las plantillas de exportación en toda tu organización.

De forma predeterminada, la tabla de plantillas muestra solo las plantillas usadas por la cuenta actual. Haz clic en "Mostrar plantillas de todas las cuentas" para ver y administrar plantillas de otras cuentas sin cambiar de cuenta.

Administrar quién puede crear plantillas de exportación

Como administrador, puedes controlar si los usuarios de tu cuenta pueden crear y guardar plantillas de exportación o usar exportaciones rápidas.

Para hacerlo: 

1. Ve a “Administración→Configuración”
2. En el menú de la izquierda, haz clic en “Importar y exportar→Configuración”
3. Marca "Los usuarios pueden personalizar y guardar plantillas de exportación" para habilitar o deshabilitar esta opción para los usuarios de tu cuenta

Elegir el formato de exportación predeterminado

Como administrador, puedes elegir qué formato de exportación será el predeterminado para todas las exportaciones

Para hacerlo: 

1. Ve a “Administración→Configuración”
2. Haz clic en “Importar y exportar→Configuración” en el menú de la izquierda
3. Elige tu “Formato de exportación predeterminado”, que puede ser XLS, XLSX o CSV