OptimoRoute ayuda a los equipos de entrega y de servicio en campo a planificar, despachar y hacer seguimiento de rutas y horarios optimizados.
Esta guía presenta las tareas principales que completan los despachadores en OptimoRoute. Para obtener instrucciones sobre el uso de la app de conductor de OptimoRoute, consulte la guía del conductor.
Descripción general
Esta guía cubre las siguientes áreas en una breve descripción general. Puede hacer clic en cada una de las áreas a continuación para ver una guía más detallada de cada sección.
Flujo de planificación
- Importación de órdenes
- Edición de órdenes
- Planificación de rutas optimizadas
- Edición manual de rutas
Configuración administrativa
- Importación o creación/edición de conductores
- Importación o creación/edición de vehículos
- Notificaciones al cliente
- Comprobante de entrega
Ejecución de rutas
Configuración avanzada
- Agrupamiento
- Planificación semanal
- Ruteo de larga distancia de varios días
- Recogida y entrega
- Ruteo y navegación comercial
- Planificación dinámica de depósitos en medio de la ruta
Flujo de planificación
Esta sección explica el proceso básico de planificación, incluida la forma de agregar, editar y planificar órdenes.
Conceptos básicos
Estos son los elementos básicos de una ruta en OptimoRoute:
Órdenes
Una orden es una tarea que debe completarse. Puede ser una entrega, una recogida o una tarea de servicio.
Cada orden incluye detalles como la ubicación, el tiempo de servicio, la ventana horaria, las habilidades requeridas, la carga y la información del cliente. Antes de planificar, una orden está "Sin programar". Después de la planificación, se convierte en una parada en una ruta con una posición y una hora planificada asignadas.
Ubicaciones
Una ubicación es el lugar físico donde se completa una orden. Una ubicación debe incluir una dirección o coordenadas del mapa. Si OptimoRoute no puede encontrar coordenadas válidas para una ubicación, es posible que las órdenes en esa ubicación no se puedan planificar.
Una sola ubicación puede ser utilizada por varias órdenes. Por ejemplo, un conductor puede completar varias órdenes en el mismo edificio. La ubicación describe el lugar, mientras que cada orden describe el trabajo que se debe completar allí.
Conductores
Un conductor es la persona que completa las órdenes en una ruta. Cada conductor puede tener horarios de trabajo predeterminados, ubicaciones de inicio y fin, habilidades, un vehículo asignado y otros límites de planificación.
Rutas
Una ruta es el conjunto de trabajo planificado asignado a un conductor para una fecha específica. Contiene una secuencia de órdenes (paradas), junto con los tiempos de viaje, horarios de llegada, distancia y duración planificados.
Cómo funcionan juntos
Usted agrega o importa órdenes, cada una con una ubicación asignada, y luego OptimoRoute las programa en rutas según sus ajustes y límites de planificación. Cada ruta se asigna a un conductor.
Después de revisar el plan, envía las rutas a los conductores. El conductor sigue la ruta en la app de conductor de OptimoRoute y usted puede seguir la ruta real en el panel "En vivo".
Agregar y editar órdenes
Las órdenes son uno de los elementos básicos de la planificación de rutas en OptimoRoute. Para empezar, deberá agregar órdenes.
Hay varias formas de hacerlo:
- Agregar órdenes individualmente
- Importar en bloque desde archivos Excel/CSV/TXT
- Importar en bloque mediante copiar y pegar
- API
Puede editar una orden cuando cambien sus detalles.
OptimoRoute admite dos métodos de edición:
- Editar una orden
- Editar varias órdenes en bloque
La edición masiva admite la mayoría de los mismos campos que la edición de una sola orden.
En ambas ventanas de edición, use las secciones de la izquierda para encontrar y actualizar detalles específicos de la orden.
Agregar y editar conductores
Los detalles del conductor se pueden configurar desde la sección "Administración".
Para agregar un conductor, vaya a Administración→Configuración→Conductores y cree un nuevo perfil de conductor. Ingrese el nombre del conductor y cualquier ajuste utilizado para la planificación, como:
Para editar un conductor, abra su perfil, actualice los campos necesarios y guarde los cambios.
Los cambios realizados en el perfil del conductor actúan como valores predeterminados para futuras planificaciones. Para un cambio temporal en una fecha específica, actualice al conductor en "Configuración de planificación" en su lugar.
Planificación de rutas optimizadas
OptimoRoute planifica automáticamente las rutas según las órdenes, los conductores y las restricciones del vehículo. Para planificar su primera ruta, vaya a "Planificar y optimizar" y haga clic en "Planificar rutas".
La ventana de "Configuración de planificación" se abrirá para que revise los conductores y las restricciones. Úsela para actualizar la configuración de conductores y vehículos para la fecha o el rango de fechas seleccionado. También puede elegir cómo OptimoRoute planifica y distribuye las rutas.
Obtenga más información sobre la optimización de rutas y las diferentes configuraciones aquí.
Edición manual de rutas
Puede editar manualmente las rutas arrastrando y soltando órdenes en el mapa o en la línea de tiempo.
OptimoRoute ofrece dos métodos de arrastrar y soltar:
- Arrastrar y soltar
- Arrastrar y soltar con mejor ajuste
Arrastrar y soltar
Con arrastrar y soltar, usted elige la posición exacta donde se agrega la orden. Use el método estándar de arrastrar y soltar para mover una orden:
- Entre posiciones en una ruta
- De una ruta a otra
- Del mapa a una línea de tiempo de ruta
- De una línea de tiempo de ruta al mapa
- De la ventana de órdenes sin programar a una ruta
- De una ruta de regreso a la ventana de órdenes sin programar
Advertencia: Los cambios manuales pueden omitir límites de la ruta o hacerla menos eficiente. Revise los tiempos de viaje, las ventanas horarias, las capacidades, las habilidades y otros requisitos después de mover una orden.
Obtenga más información sobre la planificación con arrastrar y soltar aquí.
Arrastrar y soltar con mejor ajuste
Use arrastrar y soltar con mejor ajuste cuando quiera que OptimoRoute encuentre la mejor ubicación para la(s) orden(es) en la ruta. Usted elige el conductor. Luego, OptimoRoute revisa la secuencia actual de la ruta y los límites aplicables para encontrar una posición adecuada para las órdenes.
Obtenga más información sobre cómo funciona el mejor ajuste aquí.
Configuración administrativa
Importación o creación/edición de conductores
Puede agregar o editar conductores en Administración→Configuración→Conductores. También puede importar varios perfiles de conductor con la plantilla de importación de conductores. La importación masiva suele ser útil durante la configuración inicial de la cuenta o cuando se agregan muchos conductores al mismo tiempo.
Antes de importar conductores con habilidades o vehículos asignados, agregue esas habilidades y vehículos a OptimoRoute. De lo contrario, la importación no podrá asociarlos con los conductores.
Si usa áreas de servicio, puede configurarlas de tres maneras. Obtenga más información sobre las áreas de servicio aquí.
Importación o creación/edición de vehículos
Puede agregar o editar vehículos en Administración→Configuración→Vehículos.
También puede importar varios vehículos con la plantilla de importación de vehículos..
Seguimiento de órdenes en tiempo real
OptimoRoute puede enviar a los clientes actualizaciones de órdenes mediante notificaciones enviadas por correo electrónico, mensaje de texto o ambos. Incluso puede enviar notificaciones desde una dirección de correo electrónico de la empresa para mantener una comunicación coherente con el cliente.
Cada notificación puede incluir un enlace de seguimiento. La página de seguimiento puede mostrar el logotipo de su empresa y el color de su marca.
Los tipos de notificación disponibles incluyen:
- Notificaciones de hora programada
- El conductor va en camino
- Cambio de ETA
- Orden completada
- Orden fallida
Obtenga más información sobre cómo configurar notificaciones al cliente aquí.
Encuestas de comentarios de clientes
Puede usar las notificaciones al cliente para solicitar comentarios después de una orden. Aquí los clientes pueden calificar su experiencia de servicio y enviarla directamente a los despachadores.
Vea, analice y exporte las respuestas de las encuestas desde el panel de "Analíticas".
Obtenga más información sobre las encuestas de comentarios de clientes aquí.
Comprobante de entrega
Puede configurar entregas, recogidas y tareas para recopilar comprobantes digitales de entrega o de servicio.
La configuración estándar admite:
- Una firma
- Hasta 20 fotos por orden
- Una nota libre del conductor
- Escaneo de códigos de barras
Obtenga más información sobre el comprobante de entrega aquí.
Para información más estructurada, OptimoRoute puede ofrecer formularios personalizados. Un formulario personalizado puede incluir:
- Campos de texto libre
- Listas de respuestas predefinidas
- Campos numéricos
- Entradas condicionales
- Otros tipos de respuestas configuradas
Póngase en contacto con soporte para obtener más información sobre formularios personalizados.
Ejecución de rutas
Compartir rutas
Hay varias formas de compartir rutas con los conductores:
La forma más directa de compartir rutas con sus conductores es a través de la app de conductor de OptimoRoute. La app se conecta con herramientas de navegación como Google Maps y Waze. Es una aplicación móvil ligera disponible para iOS y Android, diseñada para facilitar su uso en la carretera.
Los conductores usan la app de conductor de OptimoRoute para ver y completar sus rutas asignadas.
Según su configuración, los conductores pueden usar la app para:
- Ver su ruta y órdenes
- Marcar órdenes como completadas o fallidas
- Registrar notas, fotos, firmas o respuestas de formularios para el comprobante de entrega
- Compartir ubicación e información del estado de la orden
- Activar notificaciones al cliente
Panel de seguimiento en vivo
Use el panel "En vivo" para ver:
- Ubicaciones de los conductores reportadas por la app de conductor de OptimoRoute
- Estado a tiempo
- Rendimiento planificado y real de la ruta
- Órdenes completadas y fallidas
También puede desactivar un plan en vivo, lo que elimina el plan de la app móvil del conductor.
También hay dos áreas que ofrecen rápidamente información general sobre lo que está ocurriendo en campo, ubicadas a la izquierda y a la derecha del panel. La sección superior derecha muestra un resumen del día, incluidas las órdenes completadas y fallidas.
En la izquierda, puede filtrar la vista para ver:
- La ruta planificada
- La ruta real
- Ambas rutas
- Solo conductores específicos
Cuando muestra ambas, la planificada y la real, la ruta real del conductor aparece sobre la ruta planificada como migajas de pan.
Replanificación de rutas en vivo
Use el área "Planificar y optimizar" para:
- Enviar rutas a los conductores
- Enviar notificaciones al cliente
- Replanificar rutas en vivo
- Desactivar planes
Analíticas e informes
La pestaña "Analíticas" muestra datos de rendimiento para la fecha o el rango de fechas seleccionado.
Puede exportar más datos desde Planificar y optimizar > Compartir rutas.
Las exportaciones disponibles incluyen:
- Datos planificados vs. reales de órdenes y rutas
- Datos de comprobante de entrega
- Tiempo real y distancia recorrida
- Encuestas de comentarios de clientes
Obtenga más información sobre OptimoRoute Analytics aquí.
Configuración avanzada
| Es posible que las funciones avanzadas requieran activación. También pueden requerir una suscripción diferente. Póngase en contacto con soporte para obtener más información. |
Agrupamiento
El agrupamiento reúne órdenes cercanas en las mismas rutas para reducir el solapamiento de rutas y mantener a los conductores en zonas geográficas separadas.
Debido a que el agrupamiento prioriza la separación geográfica, puede producir rutas menos eficientes en comparación con la optimización estándar.
Obtenga más información sobre el agrupamiento aquí.
Planificación semanal
La planificación semanal ayuda a programar órdenes que pueden completarse dentro de un rango de fechas flexible. Puede planificar hasta cinco semanas a la vez teniendo en cuenta las ventanas horarias, la disponibilidad de los conductores y otros límites de planificación.
Obtenga más información sobre la planificación semanal aquí.
Larga distancia de varios días
El ruteo de larga distancia de varios días le ayuda a planificar rutas continuas durante dos o más días. Puede reducir los recorridos innecesarios al terminar la ruta de cada día cerca de donde comienza el siguiente, en lugar de regresar al depósito.
Obtenga más información sobre el ruteo de larga distancia de varios días aquí.
Recogida y entrega
Use Recogida y entrega cuando una orden deba recogerse en una ubicación y entregarse en otra.
La función vincula dos órdenes y garantiza que:
- La recogida se programe antes de la entrega.
- Ambas órdenes se asignen al mismo conductor.
Obtenga más información sobre las órdenes vinculadas de recogida y entrega aquí.
Ruteo y navegación comercial
Cree un perfil de vehículo comercial para tener en cuenta las restricciones viales que aplican a los vehículos comerciales.
Estos ajustes enrutan los camiones para:
- Evitar carreteras restringidas
- Seleccionar carreteras aptas para el vehículo asignado
- Calcular las ETA usando las carreteras disponibles para ese vehículo
Después de la configuración, los conductores pueden usar la navegación paso a paso en la app de OptimoRoute para seguir sus rutas asignadas.
Obtenga más información sobre el ruteo comercial aquí.
Visitas dinámicas a depósitos en medio de la ruta
La planificación dinámica de depósitos en medio de la ruta agrega paradas como rellenos sanitarios, almacenes y terminales de combustible a las rutas cuando es necesario. Esto le ayuda a:
- Planificar paradas eficientes para cargar y descargar
- Gestionar la capacidad del vehículo de forma más eficiente
- Calcular ETA más precisas
Obtenga más información sobre la planificación dinámica de depósitos en medio de la ruta aquí.
¿Necesita más ayuda?
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