Benutzerdefinierte Exportvorlagen ermöglichen es Ihnen, Datentemplates für Datenexporte zu erstellen und zu speichern. Diese Vorlagen werden in den Exportmenüs angezeigt, damit Sie Ihre gespeicherten Layouts schnell mit einem Klick exportieren können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, aktualisieren und zum Export verwenden und wie Sie sowohl Ihre eigenen Vorlagen als auch die in Ihrem Konto enthaltenen Systemvorlagen verwalten.
| Wer kann diese Funktion nutzen | |
|---|---|
| Alle Tarife | |
| Alle Benutzer | |
| Alle Regionen | |
Was sind benutzerdefinierte Exportvorlagen?
Benutzerdefinierte Exportvorlagen erleichtern das Herunterladen Ihrer Daten im exakt benötigten Format, ohne dass Sie das Layout jedes Mal neu einrichten müssen. Sobald Sie eine Vorlage speichern, wird sie im Exportmenü für den schnellen Zugriff mit einem Klick angezeigt.
Diese Vorlagen sparen Zeit beim Exportieren von Daten und reduzieren Fehler, da Sie Ihre Exporte nicht jedes Mal neu erstellen müssen. Sie können eigene benutzerdefinierte Vorlagen erstellen oder sogar die integrierten Systemvorlagen anpassen, die mit Ihrem Konto geliefert werden.
Die Zugriffsebenen für Exportvorlagen ermöglichen es Administratoren zu steuern, wer Vorlagen sehen und verwenden kann. Administratoren können Vorlagen für das gesamte Konto verwalten, während nicht administrative Benutzer nur ihre persönlichen Vorlagen bearbeiten können.
Außerdem gibt es vorgefertigte Vorlagen, die nur für Routenexporte verfügbar sind. Sie können weder gelöscht noch umbenannt werden und stehen allen Benutzern im Konto zur Verfügung, sofern sie nicht deaktiviert sind. Auch wenn ihre Namen und ihre Verfügbarkeit festgelegt sind, können Sie das Layout dennoch an Ihre Ausgabebedürfnisse anpassen.
Benutzerdefinierte Exporttypen
Es stehen 5 Arten benutzerdefinierter Exporte zur Auswahl.
| Exporttyp | Enthaltene Daten (Beispiele) | Exportort |
| Route | Informationen zu geplanten Routen, wie zugewiesene Aufträge und Fahrer | Planen und Optimieren |
| Geplant vs. Ist | Daten zum Vergleich geplanter Routen mit ausgeführten Routen | Analysen → Bericht „Geplant vs. Ist“ |
| Fahrer | Fahrerspezifische Informationen, wie Arbeitszeit und Qualifikationen | Einstellungen → Fahrer |
| Standort | Standortdetails, wie Adressen und Geschäftszeiten | Einstellungen → Standortverzeichnis |
| Fahrzeug | Fahrzeugdetails, wie Merkmale und Ladekapazität | Einstellungen → Fahrzeuge |
Eine Exportvorlage erstellen
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Exportvorlage zu erstellen:
- Über ein Exportfenster
- Über die Administratoreinstellungen
Eine Vorlage über das Exportfenster erstellen
Um eine Exportvorlage über ein Exportfenster zu erstellen, können Sie aus den folgenden Bereichen wählen:
- Routenexporte
- Fahrerexporte
- Standortexporte
- Fahrzeugexporte
- Exporte „Geplant vs. Ist“
So erstellen Sie eine Vorlage:
- Gehen Sie zu einem der kompatiblen Exportfenster.
- Wählen Sie „Vorlage verwenden“
- Sie können entweder mit der Anpassung einer Vorlage über die Tabellenspalten beginnen oder ein vorhandenes Vorlagenlayout laden, indem Sie auf „Exportvorlage verwenden“ klicken
- Wählen Sie die Spalten und das Format, die Sie exportieren möchten
- Klicken Sie auf „Optionen“, um das Exportformat auszuwählen, einschließlich XLS, XLSX oder CSV
- Klicken Sie im Bereich „Exportvorlage verwenden“ auf „Als neu speichern“
- Klicken Sie anschließend zum Exportieren auf „Exportieren“
Falls ein Export bereits benannte Vorlagen enthält, wird ein zusätzliches Menü angezeigt, in dem Sie entweder die Vorlage verwenden oder „Benutzerdefinierter Export“ wählen können, um eine neue Vorlage anzupassen (oder den Schnellexport zu verwenden).
Eine Vorlage über die Administratoreinstellungen erstellen
So erstellen Sie eine Exportvorlage über die Administratoreinstellungen:
- Gehen Sie zu „Administration→Einstellungen“
- Klicken Sie im linken Menü auf „Import & Export→Vorlagen“
- Klicken Sie auf „+ Hinzufügen“
- Geben Sie den Namen der Exportvorlage ein
- Wählen Sie den Exporttyp
- Wählen Sie die Zugriffsebene aus, um festzulegen, ob die Vorlage nur für Ihre persönliche Nutzung bestimmt ist oder für alle im Konto verfügbar sein soll.
- Wählen Sie aus, mit welchen Spalten Sie beginnen möchten
- Fügen Sie die Spalten hinzu und bearbeiten Sie sie
- Klicken Sie auf „Erstellen“
| Die Zugriffsebenen umfassen „Persönlich“ und „Konto“. Persönliche Vorlagen sind nur für Sie sichtbar und nutzbar, während Vorlagen auf Kontoebene für alle Benutzer im Konto freigegeben und nutzbar sind. |
Zusätzliche Optionen für Exportvorlagen
Beim Erstellen einer Exportvorlage können Sie Exportformate auswählen.
- Exportformat - Ermöglicht die Auswahl zwischen den Formaten XLS, XLSX oder CSV
Routenberichte können außerdem Folgendes enthalten:
- Start- und Endstandorte einbeziehen - Fügt Start- und Endstandorte als zusätzliche Stopps im Export hinzu
- Kartenansichts-Links einbeziehen - Fügt Google-Maps-Links für Routen hinzu
Das Layout einer Exportvorlage aktualisieren
Wenn Sie das Layout einer Exportvorlage aktualisieren, können Sie die in der Datei exportierten Daten ändern. Es gibt zwei Möglichkeiten, das Layout einer Exportvorlage zu aktualisieren:
- Über ein Exportfenster
- Über die Administratoreinstellungen
Das Vorlagenlayout über das Exportfenster aktualisieren
So aktualisieren Sie eine Exportvorlage über ein Exportfenster:
- Gehen Sie zum Exportfenster für den Typ, den Sie aktualisieren möchten
- Wählen Sie „Vorlage verwenden“
- Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie ändern möchten
- Nehmen Sie die Änderungen an der Vorlage vor
- Klicken Sie im Bereich „Exportvorlage verwenden“ auf „Ausgewählte aktualisieren“
- Klicken Sie anschließend zum Exportieren auf „Exportieren“
Das Vorlagenlayout über die Administratoreinstellungen aktualisieren
So aktualisieren Sie eine Exportvorlage über das Administrationsfenster:
- Gehen Sie zu „Administration→Einstellungen“
- Klicken Sie im linken Menü auf „Import & Export→Vorlagen“
- Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten
- Klicken Sie auf „Bearbeiten“
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
- Klicken Sie auf „Speichern“
| Je nach ausgewählten Spalten kann ein Routenexport entweder als eine Zeile pro Auftrag („Export als Routenaufträge“) oder als eine Zeile pro Route („Export als Routenübersicht“) exportiert werden. |
Benutzerdefinierte Exportvorlagen verwalten
Exportvorlagen umbenennen
So benennen Sie eine Exportvorlage um:
- Gehen Sie zu „Administration→Einstellungen“
- Klicken Sie im linken Menü auf „Import & Export→Vorlagen“
- Suchen Sie die Vorlage, deren Namen Sie ändern möchten
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Namen der Vorlage
- Ändern Sie den Namen
- Klicken Sie zum Bestätigen und Speichern auf das Häkchen
| Sie können Vorlagen auch im Exportfenster umbenennen, indem Sie auf "Ausgewählte aktualisieren." klicken. |
| Vorgefertigte Vorlagennamen können nicht geändert werden. |
Eigentümerschaft ändern
Der Eigentümer einer Exportvorlage bestimmt, wer darauf zugreifen kann.
Wenn der Eigentümer auf „Konto“ gesetzt ist, wird die Vorlage geteilt und steht allen Benutzern zur Verfügung.
Wenn der Eigentümer auf einen einzelnen Benutzer gesetzt ist, wird die Vorlage privat und ist nur für diesen Benutzer zugänglich.
So ändern Sie die Eigentümerschaft:
- Gehen Sie zu „Administration→Einstellungen“
- Klicken Sie im linken Menü auf „Import & Export→Vorlagen“
- Suchen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten
- Wählen Sie in der Spalte „Eigentümer“ der Tabelle einen Eigentümer aus der Dropdown-Liste aus
| Nur ein Administrator kann den Eigentümer einer Vorlage ändern. |
Vorlagen sperren
Sie können eine Vorlage sperren, um Änderungen durch andere Benutzer zu verhindern. So wird vermieden, dass standardisierte Vorlagen versehentlich geändert werden.
So gehen Sie vor:
- Gehen Sie zu „Administration→Einstellungen“
- Klicken Sie im linken Menü auf „Import & Export→Vorlagen“
- Suchen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten
- Klicken Sie in der Spalte „Gesperrt“ der Tabelle auf „Sperren“, damit sie von anderen nicht bearbeitet werden kann.
Zum Entsperren klicken Sie einfach auf das Schloss-Symbol, bis es geöffnet ist. Dadurch können Sie und andere Benutzer die Vorlage bearbeiten.
| Sie können Vorlagen auch im Exportfenster sperren, indem Sie das Kontrollkästchen „Für weitere Bearbeitungen sperren“ aktivieren. |
Vorlagen aktivieren und deaktivieren
Das Aktivieren oder Deaktivieren einer Exportvorlage steuert ihre Sichtbarkeit für alle Benutzer.
- Deaktivierte Vorlagen werden im Exportmenü für alle Benutzer ausgeblendet.
- Aktivierte Vorlagen sind sichtbar und folgen ihren zuvor konfigurierten Zugriffseinstellungen.
So gehen Sie vor:
- Gehen Sie zu „Administration→Einstellungen“
- Klicken Sie im linken Menü auf „Import & Export→Vorlagen“
- Suchen Sie die Vorlage, die Sie aktivieren oder deaktivieren möchten
- Verwenden Sie den Schalter, um sie ein- (aktiviert) oder auszuschalten (deaktiviert)
Vorlagen löschen
Das Löschen benutzerdefinierter Exportvorlagen entfernt sie dauerhaft aus allen Konten und von allen Benutzern. So löschen Sie benutzerdefinierte Exportvorlagen:
- Gehen Sie zu „Administration→Einstellungen“
- Klicken Sie im linken Menü auf „Import & Export→Vorlagen“
- Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie löschen möchten
- Klicken Sie auf „Löschen“ und bestätigen Sie
| Vorgefertigte Vorlagen können nicht gelöscht werden. |
Vorlagen innerhalb einer Organisation verwalten
Für Benutzer mit mehreren Konten in einer Organisation können Sie verwalten, welche Vorlagen für welche Konten verfügbar sind.
So gehen Sie vor:
Gehen Sie zu Administration → Einstellungen
Wählen Sie im linken Menü Import & Export → Vorlagen
Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie aktualisieren möchten, und rechts wird ein Bedienfeld angezeigt
Wählen Sie in diesem Bedienfeld aus, welche Konten Zugriff auf die Vorlage haben sollen
Sie können außerdem „Allen neuen Konten innerhalb der Organisation zuweisen“ aktivieren, damit die Vorlage automatisch in neu erstellten Konten verfügbar ist. Vorgefertigte Vorlagen können auch kontenübergreifend innerhalb einer Organisation freigegeben werden, sodass diese Vorlagen unternehmensweit standardisiert genutzt werden können.
| Standardmäßig zeigt die Vorlagentabelle nur die im aktuellen Konto verwendeten Vorlagen an. Um Vorlagen aus anderen Konten zu verwalten, während Sie im aktuellen Konto bleiben, klicken Sie auf "Vorlagen aus allen Konten anzeigen". |
Verwalten, wer Exportvorlagen erstellen kann
Als Administrator können Sie festlegen, dass Benutzer in Ihrem Konto keine Exportvorlagen erstellen oder Schnellexporte verwenden können.
So gehen Sie vor:
- Gehen Sie zu „Administration→Einstellungen“
- Klicken Sie im linken Menü auf „Import & Export→Konfiguration“
- Verwenden Sie die Kontrollkästchen-Option „Benutzer können Exportvorlagen anpassen und speichern“, um diese Option für Benutzer in Ihrem Konto zu aktivieren oder zu deaktivieren
Standard-Exportformat wählen
Als Administrator können Sie festlegen, welches Exportformat standardmäßig für alle Exporte verwendet wird
So gehen Sie vor:
- Gehen Sie zu „Administration→Einstellungen“
- Klicken Sie im linken Menü auf „Import & Export→Konfiguration“
- Wählen Sie Ihr „Standard-Exportformat“ aus XLS, XLSX oder CSV