Lassen Sie Ihre Kunden den Status ihrer Bestellungen automatisch per SMS oder E-Mail-Benachrichtigung wissen, sodass sie eine Bestellverfolgungsseite aufrufen können, auf der sie die Bestelldetails und die ETA einsehen können. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Bestellverfolgungs-Benachrichtigungen aktivieren und konfigurieren.
| Wer kann diese Funktion nutzen | |
|---|---|
| Pro- und Custom-Tarife | |
| Benutzer mit Administratorrechten | |
| Alle Regionen | |
Was ist Bestellverfolgung?
Die Funktion zur Bestellverfolgung in Echtzeit besteht aus zwei Teilen:
- Eine Benachrichtigungs-E-Mail und/oder eine SMS mit der geplanten Ankunftszeit oder dem Zeitfenster gemäß der ursprünglich geplanten Route.
- Einen Link zu einer Bestellverfolgungsseite. Die Link-URL (beginnend mit order.is) ist in der E-Mail und der SMS enthalten, und Kunden können die Bestellverfolgungsseite so oft aufrufen, wie sie möchten, um die Ankunftszeiten in Echtzeit zu sehen.
Mit der Bestellverfolgung in Echtzeit haben Ihre Kunden die aktuellen Ankunftszeiten jederzeit griffbereit.
Damit steigern Sie nicht nur Ihren Kundenservice, sondern reduzieren auch Anfragen beim Support zu Bestellstatus, Tracking-Informationen, Ankunftszeiten und Abschlussberichten.
Bestellverfolgung aktivieren
So aktivieren Sie die Bestellverfolgung:
- Gehen Sie zu Administration→Einstellungen
- Wählen Sie im linken Menü „Bestellverfolgung“
- Klicken Sie dann das Kontrollkästchen „Bestellverfolgung aktiviert“ an
- Konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigungen
- Klicken Sie auf „Speichern“
Jetzt können Sie damit beginnen, die Informationen zu konfigurieren, die Sie an Ihre Kunden senden.
Bestellverfolgungs-Benachrichtigungen konfigurieren
Sobald die Bestellverfolgung aktiviert ist, können Sie festlegen, wie Ihre Kundenbenachrichtigungen aussehen. Durch die Aktivierung der Bestellverfolgung stehen Ihnen zahlreiche neue Optionen zur Verfügung, darunter:
- Allgemein - Richten Sie grundlegende Informationen wie Ihr Firmenlogo, Ihre Telefonnummer, Sprache und Fahrerinformationen ein, die der Benutzer auf der Tracking-Seite sieht.
- Zustellnachweis - Wählen Sie, wie Sie Ihren Kunden mit einer Kombination aus Notiz, Unterschrift und/oder Fotos zeigen, dass ihre Bestellung zugestellt wurde. Hier erfahren Sie mehr über den Zustellnachweis.
- Kundenfeedback - Aktivieren Sie eine Umfrage, damit Ihre Kunden ihre Erfahrung mit Ihrem Team bewerten können. Hier erfahren Sie mehr über Kundenfeedback-Umfragen.
- Benachrichtigungen - Legen Sie fest, ob Ihre Benachrichtigungen per SMS, E-Mail oder beides gesendet werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Benachrichtigungen anpassen.
- ETA-Anzeige - Passen Sie an, wie die ETA Ihres Fahrers für Ihre Kunden angezeigt wird, wenn sich die Lieferung oder der Termin am Vortag, am Tag selbst und kurz vor der Ankunft nähert. Hier erfahren Sie mehr über Live-ETAs.
Allgemeine Einstellungen
Im Bereich Allgemeine Einstellungen können Sie grundlegende Informationen wie Ihr Firmenlogo, Ihre Telefonnummer, Sprache und Fahrerinformationen einrichten.
| Feld | Verwendung |
|---|---|
| Firmenlogo | Laden Sie ein JPG-, PNG- oder GIF-Bild mit maximal 100 KiB hoch. Das Bild wird von OptimoRoute nicht zugeschnitten oder verändert. Prüfen Sie daher das Erscheinungsbild in den Benachrichtigungen, bevor Sie diese versenden. Hier erfahren Sie mehr zum Hinzufügen eines Logos. |
| Farben | Passen Sie die Designfarben der ETA-Anzeige auf den Tracking-Seiten an. Hier erfahren Sie mehr zum Ändern Ihrer Farben. |
| Firmenname | Dies ist der Name, den Ihre Kunden auf der Tracking-Seite als den Dienstleister sehen. |
| Support-Telefon | Diese Telefonnummer wird auf der Tracking-Seite angezeigt und kann in Benachrichtigungs-E-Mails angezeigt werden |
| Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, die Ihre Kunden auf ihrer Tracking-Seite sehen sollen. |
| Absendername | Dieser Name wird in der E-Mail-Kopfzeile angezeigt. |
| Absender-E-Mail | Die E-Mail-Adresse, die als Absender angezeigt wird. Standardmäßig werden E-Mails von info@optimo-tracking.com gesendet, aber Sie können dies anpassen. Dafür ist eine E-Mail-Verifizierung erforderlich. |
| Beschriftung der Aktionsschaltfläche | Dies ist die Schaltfläche, über die Ihre Kunden zu ihrer Tracking-Seite gelangen. Standardmäßig ist dies auf „Bestellung verfolgen“ festgelegt, Sie können den Text der Schaltfläche jedoch ändern. |
| Fahrerposition anzeigen | Steuern Sie, wann der Standort des Fahrers für Ihre Kunden auf ihrer Tracking-Seite angezeigt wird. Die Standardoption ist „Kurz vor dem Service“. Sie können auch „Immer“ oder „Nie“ wählen. |
| Fahrernamen anzeigen | Aktivieren oder deaktivieren Sie die Anzeige des im Bereich Fahrer konfigurierten Fahrernamens. |
| Kontaktnummer des Fahrers anzeigen | Aktivieren oder deaktivieren Sie die Anzeige der im Bereich Fahrer konfigurierten Kontaktnummer des Fahrers |
| Fahrzeuginformationen anzeigen | Aktivieren oder deaktivieren Sie die Anzeige der Fahrzeuginformationen des dem Fahrer zugewiesenen Fahrzeugs |
| Benachrichtigungen für Bestellungen am selben Standort gruppieren | Aktivieren oder deaktivieren Sie, ob Benachrichtigungen für Bestellungen am selben Standort einzeln gesendet werden oder nicht. |
Zustellnachweis
Sobald die Lieferung oder Serviceaufgabe abgeschlossen ist, können Sie wählen, ob Ihre Kunden die erfassten Informationen über den Link zur Bestellverfolgung in Echtzeit sehen können. Wählen Sie, wie Sie Ihren Kunden mit einer Kombination aus Notiz, Unterschrift und/oder Fotos zeigen, dass ihre Bestellung zugestellt wurde.
Kundenfeedback
Aktivieren Sie eine Umfrage, damit Ihre Kunden ihre Erfahrung mit Ihrem Team bewerten können.
Benachrichtigungen
Wenn eine Bestellung für Lieferung oder Service geplant ist, können Sie Ihre Kunden per E-Mail oder SMS benachrichtigen. Legen Sie fest, ob Ihre Benachrichtigungen per SMS, E-Mail oder beides gesendet werden. Sie können außerdem verschiedene Arten von Benachrichtigungen konfigurieren und anpassen für unterschiedliche Szenarien.
ETA-Anzeige
Der Link zur Bestellverfolgung leitet Kunden zur Bestellverfolgungsseite weiter. Die auf dieser Seite angezeigten Informationen ändern sich, je näher die Ankunftszeit rückt.
Angezeigt werden unter anderem:
- Status der Bestellung
- Geplante Ankunftszeit als Zeitfenster
- Voraussichtliche Ankunftszeit
- Lieferadresse und Kartenansicht der Adresse
- Bestell-ID
Kundenkontaktinformationen hinzufügen
Mit der Bestellverfolgung in Echtzeit können Sie Ihre Sendeoptionen über Ihre Importdatei für Bestellungen verwalten. Einige zusätzliche Spalten helfen Ihnen dabei, zu steuern, welche Kunden E-Mail- und/oder SMS-Benachrichtigungen erhalten – und welche Kunden überhaupt keine Benachrichtigungen erhalten.
Fügen Sie diese 3 Spalten zu Ihrer Importdatei für Bestellungen hinzu:
- Eine Spalte für E-Mail-Adressen mit der Bezeichnung „email“
- Eine Spalte für Telefonnummern mit der Bezeichnung „phone“
- Eine Spalte mit der Bezeichnung „notifications“
Verwalten Sie die Sendeeinstellungen so:
Dies ist ein Beispiel für eine Importdatei für Bestellungen mit allen oben genannten Kombinationen:
Informationen zum Ländercode für Mobilfunknummern:
- Wenn Sie SMS innerhalb Ihres eigenen Landes senden, müssen Sie den Ländercode nicht hinzufügen. Prüfen Sie Ihre Ländereinstellungen hier: Administration→ Einstellungen → Lokalisierung → Land und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.
- Wenn Sie SMS außerhalb Ihres Landes senden, muss für jede Mobilfunknummer der Ländercode vorhanden sein.
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Tipps:
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Benachrichtigungs-E-Mails und SMS senden
Bevor Sie SMS senden können, stellen Sie sicher, dass Ihr Konto über ausreichend Guthaben verfügt. Gehen Sie zu Administration → Abrechnung, um Guthaben zu kaufen und Ihr Konto zu prüfen.
Benachrichtigungs-E-Mails und SMS können im Voraus oder am Tag der Durchführung des Service gesendet werden – vorausgesetzt, die Bestellung wurde geplant.
So gehen Sie vor:
- Gehen Sie zum Tab "Planen und optimieren"
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Routen teilen"
- Wählen Sie im Dropdown-Menü "Bestellbenachrichtigungen senden".
- Prüfen Sie die Informationen in dem angezeigten Feld – wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf "Benachrichtigungen senden".
Sie können sie auch senden, indem Sie auf der schwarzen Statusleiste auf die Schaltfläche "Benachrichtigungen senden" klicken. Die Statusleiste zeigt Ihnen außerdem an, ob die E-Mails und SMS für das ausgewählte Datum noch nicht gesendet wurden (orange) oder gesendet wurden (grün).
Sobald die Benachrichtigungen gesendet wurden, wird im Bereich "Planen und optimieren" ein Tab "Benachrichtigungen" geöffnet, der eine Zusammenfassung der gesendeten Benachrichtigungen und ihres Status enthält.
Dort können Sie:
- Den Zustellstatus jeder E-Mail und/oder SMS einsehen.
- Die Kontaktdaten für fehlgeschlagene Zustellungen korrigieren und dann durch Klicken auf "Updates senden" erneut senden.
| Tipp: Wenn Sie im Laufe des Tages neu planen oder neue Bestellungen hinzufügen, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Ihre Kunden mehrere E-Mails und SMS erhalten. Benachrichtigungs-E-Mails und SMS werden an jeden Kunden nur einmal gesendet – nur Kunden aus neu hinzugefügten Bestellungen erhalten E-Mails und/oder SMS. |
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Benachrichtigungen und Benachrichtigungstypen anpassen.
Benachrichtigungen abbestellen
Ihre Kunden können Benachrichtigungen in den Nachrichten abbestellen, die sie erhalten. Durch das Abbestellen stellt OptimoRoute sicher, dass für die betreffende Person keine Benachrichtigungen mehr gesendet werden, und sie wird daher nicht im Tab „Benachrichtigungen“ erfasst.
SMS abbestellen
Wenn jemand eine SMS-Benachrichtigung abbestellen möchte, kann er auf die Nachricht mit „STOP“ antworten.
Er kann sich wieder anmelden, indem er START oder UNSTOP antwortet.
E-Mail abbestellen
Wenn jemand eine E-Mail-Benachrichtigung abbestellen möchte, kann er auf „Abbestellen“ klicken.
Er kann sich wieder anmelden, indem er den ursprünglichen Tracking-Link öffnet, zur Seite „Abbestellen“ geht und sich dort erneut anmeldet.