Informieren Sie Kunden mit automatischen SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen über ihre Bestellungen. Benachrichtigungen können einen Link zu einer Bestell-Tracking-Seite enthalten, auf der Kunden die Bestelldetails und die voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) einsehen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Bestell-Tracking-Benachrichtigungen aktivieren und einrichten.
| Wer diese Funktion nutzen kann | |
|---|---|
| Pro- und Custom-Tarife | |
| Benutzer mit Administratorrechten | |
| Alle Regionen | |
Was ist Bestell-Tracking?
Das Echtzeit-Bestell-Tracking hält Kunden während einer Lieferung oder eines Serviceeinsatzes auf dem Laufenden. Es umfasst:
- E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen. Sie können die geplante Ankunftszeit oder das Zeitfenster bestätigen, Updates senden, wenn der Fahrer unterwegs ist, und Kunden informieren, wenn der Auftrag abgeschlossen ist.
- Eine Bestell-Tracking-Seite. Benachrichtigungen können einen Link zu einer eindeutigen Tracking-Seite enthalten. Kunden können die Seite jederzeit öffnen, um die neuesten Informationen zur Bestellung zu sehen, einschließlich des Echtzeit-Standorts des Fahrers und der Live-ETA (voraussichtliche Ankunftszeit).
Nach Abschluss eines Auftrags kann die Tracking-Seite auch den vom Fahrer erfassten Zustellnachweis anzeigen, z. B. eine Unterschrift oder ein Foto.
Bestell-Tracking gibt Kunden aktuelle Informationen, ohne dass sie Ihr Team wegen des Auftragsstatus, der Ankunftszeiten oder der Abschlussdetails kontaktieren müssen.
Bestell-Tracking aktivieren
So aktivieren Sie das Bestell-Tracking:
- Gehen Sie zu Administration→Einstellungen
- Wählen Sie im linken Menü „Bestell-Tracking“ aus
- Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen „Bestell-Tracking aktiviert“
- Konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigungen
- Klicken Sie auf „Speichern“
Ab jetzt können Sie die Informationen, die Sie an Ihre Kunden senden, konfigurieren. Im Folgenden gehen wir auf jede Anpassung ein und zeigen, wie Sie sie einrichten.
Bestell-Tracking-Benachrichtigungen konfigurieren
Nachdem Sie das Bestell-Tracking aktiviert haben, können Sie anpassen, was Kunden sehen und wie sie Updates erhalten. Zu den verfügbaren Einstellungen gehören:
- Allgemein — Fügen Sie auf der Tracking-Seite Ihr Firmenlogo, Ihre Telefonnummer, die Sprache und die Fahrerdaten hinzu.
- Zustellnachweis — Wählen Sie aus, welche Zustelldetails Kunden sehen können, einschließlich Notizen, Unterschriften und Fotos.
- Kundenfeedback — Fügen Sie eine Umfrage hinzu, damit Kunden ihre Erfahrung mit Ihrem Team bewerten können.
- Benachrichtigungen — Wählen Sie, ob Benachrichtigungen per SMS, E-Mail oder beides gesendet werden sollen.
- ETA-Anzeige — Legen Sie fest, wie die ETA des Fahrers angezeigt wird, wenn die Lieferung oder der Termin näher rückt, einschließlich am Vortag, am selben Tag und kurz vor der Ankunft.
Allgemeine Einstellungen
Verwenden Sie die Allgemeinen Einstellungen, um die Informationen anzupassen, die Kunden auf der Tracking-Seite sehen, einschließlich Ihrer Firmendaten, Ihres Brandings und der Fahrerinformationen.
| Feld | Verwendung |
|---|---|
| Firmenlogo | Laden Sie eine JPG-, PNG- oder GIF-Datei mit bis zu 100 KiB hoch. OptimoRoute schneidet oder verändert das Bild nicht. Prüfen Sie daher vor dem Senden von Benachrichtigungen, wie es angezeigt wird. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen eines Logos. |
| Farben | Passen Sie die auf der Tracking-Seite verwendeten Designfarben an. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Farben ändern. |
| Firmenname | Geben Sie den Firmennamen ein, den Kunden auf der Tracking-Seite sehen sollen. |
| Support-Telefonnummer | Geben Sie die Telefonnummer ein, die auf der Tracking-Seite angezeigt wird. Sie können diese Nummer auch in Benachrichtigungs-E-Mails anzeigen. |
| Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, die Kunden auf der Tracking-Seite sehen. |
| Absendername | Legen Sie den Absendernamen fest, der in der E-Mail-Kopfzeile angezeigt wird. |
| Absender-E-Mail | Legen Sie die E-Mail-Adresse fest, die zum Senden von Benachrichtigungen verwendet wird. Standardmäßig werden E-Mails von info@optimo-tracking.com gesendet. Sie können eine benutzerdefinierte Absender-E-Mail verwenden, nachdem Sie die Adresse verifiziert haben. |
| Beschriftung der Aktionsschaltfläche | Passen Sie die Schaltfläche an, die die Tracking-Seite öffnet. Die Standardbeschriftung lautet "Bestellung verfolgen". |
| Fahrerposition anzeigen | Wählen Sie aus, wann oder ob Kunden die Position des Fahrers auf der Tracking-Seite sehen können. Die Standardeinstellung ist "Kurz vor dem Einsatz". Sie können auch "Immer" oder "Nie" wählen. |
| Fahrernamen anzeigen | Wählen Sie, ob der Name des zugewiesenen Fahrers angezeigt werden soll. |
| Kontaktnummer des Fahrers anzeigen | Wählen Sie, ob die Kontaktnummer des zugewiesenen Fahrers angezeigt werden soll. |
| Fahrzeuginformationen anzeigen | Wählen Sie, ob Informationen zum dem Fahrer zugewiesenen Fahrzeug angezeigt werden sollen. |
| Benachrichtigungen für Aufträge am selben Standort gruppieren | Wählen Sie, ob Aufträge am selben Standort separate oder gruppierte Benachrichtigungen erhalten. |
Zustellnachweis
Nach Abschluss einer Lieferung oder eines Serviceeinsatzes können Sie den erfassten Zustellnachweis auf der Bestell-Tracking-Seite anzeigen.
Wählen Sie aus, welche Informationen Kunden sehen können, einschließlich Notizen, Unterschriften und Fotos. Wenn der Zustellnachweis nicht eingerichtet ist, fordert OptimoRoute Sie auf, ihn zu aktivieren.
Erfahren Sie mehr über den Zustellnachweis.
Kundenfeedback
Aktivieren Sie eine Umfrage, damit Kunden ihre Erfahrung mit Ihrem Team bewerten können.
Erfahren Sie mehr über Umfragen zum Kundenfeedback.
Benachrichtigungen
Wenn ein Auftrag für eine Lieferung oder einen Service geplant ist, können Sie Kunden per E-Mail, SMS oder beidem benachrichtigen.
Sie können außerdem unterschiedliche Benachrichtigungstypen für verschiedene Phasen eines Auftrags anpassen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Benachrichtigungen anpassen können.
ETA-Anzeige
Der Bestell-Tracking-Link führt Kunden zu einer Tracking-Seite. Die Informationen auf dieser Seite ändern sich, je näher die geplante Ankunft rückt.
Die Seite kann Folgendes anzeigen:
- Auftragsstatus
- Geplante Ankunftszeit oder Zeitfenster
- Voraussichtliche Ankunftszeit (ETA)
- Liefer- oder Einsatzadresse und Karte
- Auftrags-ID
Erfahren Sie mehr über Live-ETAs.
Kundenkontaktinformationen hinzufügen
Sie können Kundenkontaktinformationen direkt zu einem Auftrag hinzufügen oder in Ihrer Auftrags-Importdatei angeben.
Kontaktinformationen zu einem Auftrag hinzufügen
So fügen Sie einem Auftrag direkt Kontaktinformationen hinzu:
- Gehen Sie zu "Planen und optimieren"
- Wählen Sie den Auftrag aus, den Sie aktualisieren möchten.
- Wählen Sie im linken Menü "Details" aus.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Nachdem Sie die Kontaktinformationen hinzugefügt haben, müssen Sie die Benachrichtigungseinstellungen des Kunden für diesen Auftrag festlegen.
- Öffnen Sie den Auftrag
- Gehen Sie im linken Menü zu "Bestell-Tracking".
- Wählen Sie aus, wie dieser Kunde für diesen Auftrag benachrichtigt werden möchte
- Klicken Sie auf Speichern.
Zu den Optionen gehören
- E-Mail — Sendet Benachrichtigungen per E-Mail
- SMS — Sendet Benachrichtigungen per SMS
- Beides — Sendet Benachrichtigungen per E-Mail und SMS
- Nicht benachrichtigen — Der Kunde erhält keine Benachrichtigungen
Kontaktinformationen importieren
Um Kontaktinformationen zu importieren, fügen Sie Ihrer Tabelle diese drei Spalten hinzu:
- email — E-Mail-Adresse des Kunden
- phone — Telefonnummer des Kunden
- notifications — Steuert, welche Benachrichtigungen der Kunde erhält
Verwenden Sie die Spalte notifications, um die Benachrichtigungseinstellungen jedes Kunden festzulegen.
Hier ist ein Beispiel für eine Auftrags-Importdatei mit unterschiedlichen Benachrichtigungseinstellungen:
Ländervorwahlen für Telefonnummern
- Für SMS, die innerhalb Ihres Landes gesendet werden, müssen Sie die Landesvorwahl nicht hinzufügen. Prüfen Sie Ihr Land unter Administration → Einstellungen → Lokalisierung → Land.
- Für SMS, die in ein anderes Land gesendet werden, fügen Sie die jeweilige Landesvorwahl in jede Telefonnummer ein.
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Tipps:
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Benachrichtigungs-E-Mails und SMS senden
Bevor Sie SMS senden, stellen Sie sicher, dass Ihr Konto über genügend SMS-Guthaben verfügt. Gehen Sie zu Administration → Abrechnung, um Ihr Guthaben zu prüfen oder weiteres Guthaben zu kaufen.
Sie können Benachrichtigungen im Voraus oder am Tag der Lieferung bzw. des Serviceeinsatzes senden, solange der Auftrag geplant wurde.
So gehen Sie vor:
- Gehen Sie zu "Planen und optimieren."
- Klicken Sie auf "Routen teilen".
- Wählen Sie "Bestellbenachrichtigungen senden".
- Prüfen Sie die Informationen.
- Klicken Sie auf "Benachrichtigungen senden".
Sie können auch in der schwarzen Statusleiste "Benachrichtigungen senden" auswählen. Die Statusleiste zeigt an, ob die Benachrichtigungen für das ausgewählte Datum bereits gesendet wurden.
- Orange — Benachrichtigungen wurden noch nicht gesendet.
- Grün — Benachrichtigungen wurden gesendet.
Benachrichtigungsübersicht
Nachdem Sie Benachrichtigungen gesendet haben, wird in "Planen und optimieren" ein Tab "Benachrichtigungen" angezeigt. Dort sehen Sie die gesendeten Benachrichtigungen und ihren Zustellstatus.
In diesem Tab können Sie:
- Den Zustellstatus jeder E-Mail oder SMS prüfen.
- Kontaktdaten für fehlgeschlagene Zustellungen korrigieren und "Updates senden" auswählen, um es erneut zu versuchen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Benachrichtigungen und Benachrichtigungstypen anpassen.
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Wenn Sie Routen neu planen, sendet OptimoRoute keine Benachrichtigungen erneut, die Kunden bereits erhalten haben. Die Ausnahme bilden ETA-Update-Benachrichtigungen, die gesendet werden können, wenn sich die ETA eines Auftrags deutlich ändert. Kunden mit neu hinzugefügten Aufträgen erhalten ihre Benachrichtigungen weiterhin. |
Kundenantworten auf Benachrichtigungen
Kunden können nicht auf SMS-Benachrichtigungen antworten. SMS werden von einer Nummer ohne Antwortfunktion gesendet.
Kunden können nur auf E-Mail-Benachrichtigungen antworten, wenn Sie eine verifizierte, gebrandete Absender-E-Mail verwenden. Antworten werden an die verifizierte Absender-E-Mail-Adresse gesendet. Erfahren Sie hier, wie Sie eine Absender-E-Mail einrichten.
Benachrichtigungen abbestellen
Kunden können SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen über die Nachrichten, die sie erhalten, abbestellen.
Nachdem ein Kunde sich abgemeldet hat, sendet OptimoRoute ihm keine neuen Benachrichtigungen mehr. Diese Benachrichtigungen werden nicht im Tab "Benachrichtigungen" angezeigt.
SMS abbestellen
Um SMS-Benachrichtigungen zu stoppen, antworten Sie mit "STOP" auf die Nachricht.
Um sich wieder anzumelden, antworten Sie mit "START" oder "UNSTOP".
E-Mail abbestellen
Um E-Mail-Benachrichtigungen zu stoppen, wählen Sie in der E-Mail "Abmelden" aus.
Um sich wieder anzumelden, öffnen Sie den ursprünglichen Tracking-Link, gehen Sie zur Abmeldeseite und melden Sie sich erneut an.