Les organisations facilitent l’accès et le partage d’informations entre plusieurs comptes liés. Dans cet article, nous expliquerons ce que sont les organisations et comment les gérer.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
|---|---|
| Disponible pour les forfaits Pro et Personnalisé | |
| Utilisateurs disposant des privilèges d’administrateur | |
| Toutes les régions | |
Qu’est-ce qu’une organisation ?
Une organisation est un groupe de comptes liés appartenant à la même entreprise. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui disposent d’opérations, de filiales ou de bureaux indépendants.
Lorsque des comptes sont regroupés dans une organisation dans OptimoRoute, les administrateurs peuvent facilement passer d’un compte à l’autre directement dans l’application web sans devoir se déconnecter et se reconnecter. Ils peuvent également gérer les droits d’accès des utilisateurs depuis un seul endroit et partager certains paramètres entre les comptes associés.
Configuration d’une organisation
Pour configurer une organisation dans OptimoRoute, contactez notre équipe d’assistance. Nous vous aiderons à regrouper vos comptes existants au sein d’une organisation.
Ajouter des comptes à une organisation
Pour ajouter des comptes à votre organisation existante, vous devrez contacter notre équipe d’assistance, et nous vous aiderons à configurer vos nouveaux comptes.
Basculer entre les comptes
Une fois votre organisation configurée, vous pourrez facilement passer d’un compte à l’autre dans le coin supérieur gauche de votre application web OptimoRoute.
Gestion des utilisateurs
Vous pouvez gérer les utilisateurs et leurs accès depuis un seul endroit pour tous les comptes de l’organisation. Pour ce faire :
- Allez dans Administration → Paramètres
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Compte → Organisation
- Dans la section « Organisation », allez à l’onglet « Utilisateurs »
À partir de cet écran, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des utilisateurs ainsi que définir leurs autorisations pour chaque compte de l’organisation.
Ajouter de nouveaux utilisateurs
Pour ajouter des utilisateurs depuis cet écran :
- Cliquez sur « Ajouter un utilisateur »
- Saisissez leur nom et leur adresse e-mail
- Choisissez la langue affichée dans l’application web
- Cliquez sur « Ajouter »
Une fois l’utilisateur ajouté, vous devrez lui attribuer l’accès à un compte avant qu’il puisse se connecter à OptimoRoute.
Définir les autorisations d’accès
Pour définir les comptes auxquels un utilisateur peut accéder et comment :
- Cliquez sur l’utilisateur que vous souhaitez modifier
- À droite, un menu affichera tous les comptes de l’organisation
- Définissez les autorisations à l’aide du menu déroulant pour sélectionner un rôle par compte
Chaque rôle comporte des autorisations différentes :
| Rôle | Définition |
|---|---|
| Administrateur d’organisation |
Les administrateurs d’organisation ont accès à toutes les zones, utilisateurs et paramètres de l’ensemble de votre organisation OptimoRoute et de ses comptes. Ce rôle peut être attribué en cochant la case en haut du menu d’accès aux comptes. Les administrateurs d’organisation obtiennent automatiquement l’accès à tout nouveau compte ajouté à l’organisation. |
| Administrateur | Les administrateurs ont accès à toutes les zones et paramètres des comptes autorisés dans l’organisation. Ils ont également accès au menu « Administration » et peuvent modifier les paramètres du compte, ajouter ou modifier des utilisateurs, des conducteurs, des véhicules, etc. |
| Utilisateur | Les utilisateurs n’ont pas accès au menu des paramètres administrateur mais peuvent gérer les commandes, effectuer la planification, consulter les analyses et suivre les opérations en direct. |
| Utilisateur en lecture seule | Les utilisateurs en lecture seule peuvent uniquement consulter le compte sans pouvoir modifier les commandes ni la planification. |
| Aucun accès | L’utilisateur n’a aucun accès à ce compte. |
| Vous pouvez également définir les accès utilisateurs en allant dans l’onglet « Comptes ». Cela vous permet d’examiner chaque compte individuellement et de gérer les utilisateurs au niveau du compte. |
Modifier les utilisateurs et les mots de passe
En plus des autorisations d’accès, vous pouvez modifier le nom, l’adresse e-mail, le mot de passe et la langue de l’utilisateur après l’avoir ajouté. Pour cela :
- Cliquez sur l’utilisateur que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur « Modifier »
- Apportez vos changements
- Cliquez sur « Enregistrer »
C’est également à cet endroit que vous pouvez réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur s’il l’a oublié ou s’il doit être modifié. Vous pouvez soit changer le mot de passe manuellement, soit envoyer un lien de réinitialisation afin qu’il puisse en choisir un nouveau lui-même.
Supprimer des utilisateurs
Lorsqu’un utilisateur est supprimé, il l’est pour toute l’organisation. Pour supprimer un utilisateur :
- Sélectionnez l’utilisateur à supprimer
- Cliquez sur « Supprimer l’utilisateur »
- Confirmez la suppression
Vous pouvez également restreindre l’accès aux comptes en choisissant « Aucun accès » pour tous les comptes de l’organisation.
Partager des paramètres entre les comptes
Certains paramètres peuvent être partagés entre les comptes, notamment :
Consultez chacun de ces articles pour en savoir plus sur la manière d’utiliser et de partager ces paramètres dans votre organisation.