Les commandes récurrentes vous permettent de créer des commandes qui se répètent automatiquement selon un calendrier défini. Cet article explique le fonctionnement des commandes récurrentes.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
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| Toutes les formules | |
| Tous les utilisateurs | |
| Toutes les régions | |
Que sont les commandes récurrentes ?
Les commandes récurrentes sont des commandes qui se répètent selon un calendrier régulier. Au lieu de créer la même commande à chaque fois qu’elle est nécessaire, vous pouvez configurer une récurrence pour créer automatiquement les commandes futures.
Par exemple, vous pouvez utiliser les commandes récurrentes pour une livraison qui a lieu chaque lundi ou une visite de service qui a lieu une fois par mois.
Accéder à cette fonctionnalité
Cette fonctionnalité est encore en cours de développement et est disponible via un programme de publication anticipée. Veuillez contacter l’assistance pour y accéder.
Comme cette fonctionnalité est en cours de développement, elle n’est pas encore entièrement compatible avec toutes les fonctionnalités d’OptimoRoute.
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Les commandes récurrentes ne sont pas encore compatibles avec : |
Créer des commandes récurrentes
Vous pouvez créer des commandes récurrentes dans OptimoRoute de deux façons :
- Ajouter une commande manuellement : définissez le calendrier de récurrence lors de la création de la commande.
- Importer des commandes : incluez les détails de récurrence dans le fichier d’importation.
Ajouter manuellement une récurrence aux commandes
Vous pouvez définir un calendrier de récurrence lors de la création d’une nouvelle commande ou de la modification d’une commande existante dans OptimoRoute. Pour cela :
- Accédez à "Planifier et optimiser"
- Cliquez sur "Ajouter une commande" ou sélectionnez la commande que vous souhaitez modifier
- À côté de la date, cliquez sur "Répéter"
- Configurez le calendrier de récurrence
Définissez la fréquence de répétition de la commande en choisissant une unité (jour, semaine, mois ou année) et une fréquence. Vous pouvez aussi définir la date de fin de la récurrence.
Importer des commandes récurrentes
Lors de l’importation de commandes récurrentes, vous aurez besoin d’un ensemble de colonnes qui définissent le calendrier de fréquence de la commande :
| Colonne | Type | Définition | Valeur |
|---|---|---|---|
| Unité de récurrence | Obligatoire |
Définit l’unité de temps du calendrier de récurrence. Par exemple, une commande qui se répète toutes les deux semaines utilise |
day, week, month ou year
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| Répéter tous les | Obligatoire |
Définit le nombre d’unités entre chaque occurrence. Par exemple, une commande qui se répète toutes les deux semaines utilise |
Un nombre entier, comme 1, 2 ou 3
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| Fin après un certain nombre d’occurrences | Facultatif | Définit le nombre de fois que la commande se répète avant la fin de la récurrence. | Un nombre entier, comme 1, 2 ou 3
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| Date de début de la récurrence | Facultatif |
Définit la date à laquelle la récurrence commence. Si cette colonne n’est pas associée, OptimoRoute utilise la colonne "Date" de la commande. Si "Date" n’est pas non plus associée, OptimoRoute utilise la date d’importation. |
Date |
| Date de fin de la récurrence | Facultatif | Définit la date à laquelle la récurrence se termine. | Date |
| Jours de la semaine | Facultatif |
Définit les jours où les commandes hebdomadaires ont lieu. Obligatoire lorsque "Unité de récurrence" est Pour sélectionner plusieurs jours, séparez-les par des virgules. Par exemple, utilisez Si cette colonne n’est pas associée, OptimoRoute utilise le jour de la semaine de la commande importée ou de la date de début de récurrence. |
Un ou plusieurs jours de la semaine, comme monday, tuesday ou wednesday
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| Jour du mois | Facultatif |
Définit le jour où les commandes mensuelles ont lieu. Obligatoire lorsque "Unité de récurrence" est Par exemple, utilisez Si cette colonne n’est pas associée, OptimoRoute utilise le jour du mois de la commande importée ou de la date de début de récurrence. |
Un nombre entier de 1 à 31
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| Mois de récurrence | Facultatif |
Définit le mois où les commandes annuelles ont lieu. Obligatoire lorsque "Unité de récurrence" est Par exemple, pour le 5 mai de chaque année, définissez "Mois de récurrence" sur Si cette colonne n’est pas associée, OptimoRoute utilise le mois de la commande importée ou de la date de début de récurrence. |
Un mois, comme january, february ou may
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| Semaine du mois | Facultatif |
Définit la semaine du mois à laquelle la commande a lieu. Utilisez cette colonne avec "Unité de récurrence" définie sur Par exemple, utilisez-la pour le premier vendredi ou le dernier mercredi de chaque mois. Avec ce type de calendrier, "Semaine du mois" et "Jours de la semaine" sont tous deux obligatoires. |
Un nombre de 1 à 5, Last, ou une valeur ordinale comme First, 1st, Second ou 2nd
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Modifier des commandes récurrentes
Vous pouvez modifier une seule commande récurrente ou appliquer vos changements à cette commande et à toutes les commandes suivantes de la séquence.
- Accédez à "Planifier et optimiser"
- Trouvez la commande que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur "Modifier la commande"
- Effectuez vos modifications
- Cliquez sur "Enregistrer"
- Choisissez où appliquer les modifications :
- « Cette commande » applique les modifications uniquement à la commande sélectionnée.
- « Cette commande et toutes les commandes suivantes » applique les modifications à la commande sélectionnée et à toutes les commandes suivantes de la séquence.
| Les modifications apportées à la configuration de la récurrence seront automatiquement appliquées à toutes les commandes futures. |
Modifier en bloc les calendriers de récurrence
Les calendriers de récurrence peuvent également être modifiés en bloc. Pour cela :
- Accédez à « Planifier et optimiser »
- Sélectionnez les commandes que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur « Modifier les commandes »
- Dans le menu de gauche, cliquez sur « Configuration de récurrence »
- Choisissez l’option de modification
- Cliquez sur « Enregistrer »
Les options comprennent :
- Ne rien modifier - Aucune modification ne sera apportée aux calendriers de récurrence
- Effacer tous les calendriers de récurrence - Supprime les calendriers de récurrence et toutes les commandes de la séquence, à l’exception des commandes sélectionnées
- Définir un nouveau calendrier (écraser l’existant) - Crée un nouveau calendrier de récurrence à appliquer à toutes les commandes
- Mettre fin aux récurrences - Arrête la répétition de toutes les récurrences à l’avenir
Ajouter des exceptions
Vous pouvez ajouter des exceptions lorsqu’une commande récurrente doit être mise en pause ou déplacée en raison d’un jour férié ou d’un changement saisonnier.
- Accédez à la commande que vous souhaitez modifier
- Ouvrez la configuration de récurrence
- Accédez à la section « Exceptions »
- Cliquez sur le « + » pour ajouter une exception
- Cliquez sur « Enregistrer »
Pour modifier ou supprimer une exception, cliquez sur le menu à trois points à côté de celle-ci.
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Lors du déplacement ou de l’ajout de commandes, seules les dates ne contenant pas déjà une commande récurrente de la même séquence seront disponibles à la sélection. |
Types d’exceptions
- Pause - Supprime des commandes de la séquence pendant une période donnée
- Déplacer - Modifie la date d’une commande spécifique
- Ajouter - Ajoute une commande supplémentaire
- Supprimer - Supprime une commande particulière de la séquence
Copier des commandes récurrentes
Les calendriers de récurrence ne sont pas copiés lorsque vous copiez des commandes ou des tournées.
Vous pouvez copier des commandes individuelles ou des tournées complètes dans OptimoRoute. Lorsque vous copiez une commande récurrente, OptimoRoute supprime son calendrier de récurrence. Cela permet d’éviter les doublons de commandes récurrentes.
Supprimer des commandes récurrentes
Vous pouvez supprimer soit une seule commande d’un ensemble récurrent, soit toutes les commandes de la séquence.
- Accédez à "Planifier et optimiser"
- Trouvez la commande que vous souhaitez supprimer
- Cliquez sur "Supprimer la commande"
- Confirmez si vous souhaitez supprimer uniquement la commande sélectionnée ou toutes les commandes futures.
Contrôles de planification hebdomadaire et flexibilité
Vous pouvez utiliser les commandes récurrentes avec les contrôles de planification hebdomadaire. Appliquez des limites de date et d’heure à des commandes individuelles pour contrôler quand OptimoRoute peut les planifier sur plusieurs semaines.
Ces restrictions peuvent servir à :
- Autoriser la planification des commandes uniquement certains jours
- Limiter la planification à une date spécifique ou à une plage de dates
- Empêcher la planification pendant les périodes de blocage
- Restreindre la planification à des dates et des plages horaires spécifiques
Ces limites peuvent aussi offrir davantage de flexibilité à OptimoRoute lors de la planification d’une commande récurrente. Au lieu d’affecter la commande à un jour fixe, définissez une plage de dates. OptimoRoute planifie la commande le jour de cette plage qui convient le mieux à la tournée. Utilisez le contrôle "Restreindre la date de planification" pour ouvrir la fenêtre de planification d’une commande particulière.
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La planification hebdomadaire ainsi que les restrictions de date et d’heure sont disponibles sur demande pour les comptes disposant d’une formule PRO ou supérieure. Contactez l’assistance pour en savoir plus. |
Restreindre la date de planification
Cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut être effectuée qu’à une date précise ou dans une plage de dates, par exemple du 14 au 18 mai.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Informations de base de la fenêtre de commande
- Ajouter l’information lors de l’importation à l’aide des colonnes suivantes :
- Date la plus tôt
- Date la plus tard
- Uniquement à la date
Cette contrainte offre une flexibilité de planification à la commande en permettant au système de choisir des dates de planification valides dans la plage définie.
Lorsque vous ajoutez une plage de dates de planification à une commande récurrente, vous pouvez l’appliquer à :
- Cette commande : applique la plage de dates uniquement à la commande sélectionnée.
- Cette commande et toutes les commandes suivantes : applique la plage de dates à la commande sélectionnée et à toutes les commandes futures de la séquence.
Lorsque vous appliquez la modification à toutes les commandes suivantes, OptimoRoute ajuste automatiquement les plages de dates futures afin d’éviter tout chevauchement au sein de la même séquence récurrente.
Par exemple :
- Si vous créez une plage de dates de 4 jours du 20 au 23 mai et que vous l’appliquez à toutes les commandes futures :
- Les futures commandes récurrentes utiliseront la même période de 4 jours (du 27 au 30 mai)
- Si une autre commande récurrente de la séquence occupe déjà une partie de cette période, le système réduit automatiquement la plage pour éviter les conflits et conserver autant que possible le modèle de récurrence souhaité.
Autoriser uniquement certains jours
Lorsqu’elle est utilisée avec la plage « Restreindre la date de planification », cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut être effectuée que certains jours de la semaine, par exemple le samedi et le dimanche.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Informations de base de la fenêtre de commande
- Ajouter l’information lors de l’importation à l’aide de la colonne Jours autorisés et saisir le ou les jours de semaine autorisés, par exemple
M,T,ThouMon,Tue,Thu.
Lorsqu’elle est utilisée avec « Restreindre la date de planification », elle vous permet d’affiner davantage la flexibilité de planification de la commande récurrente.
Restriction de date et d’heure
Utilisez cette limite avec une plage de « Restreindre la date de planification » pour définir une ou plusieurs plages de dates et d’heures pendant lesquelles la commande peut être planifiée.
Chaque plage comporte une date et une heure de début, ainsi qu’une date et une heure de fin. Par exemple, une plage peut commencer le 19 mai à 18 h 00 et se terminer le 22 mai à 8 h 00.
Lorsque vous ajoutez plusieurs plages, OptimoRoute peut planifier la commande dans n’importe laquelle d’entre elles. Cela offre davantage de flexibilité à OptimoRoute tout en conservant la commande dans les dates et heures autorisées.
Dates de blocage
Cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut pas être effectuée à une date précise ou sur une plage de dates.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Informations de base de la fenêtre de commande
- Ajouter l’information lors de l’importation à l’aide de la colonne Dates de blocage
Les dates de blocage servent à exclure des dates de la fenêtre de planification d’une commande particulière.
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Pour exclure toutes les commandes récurrentes d’une séquence d’un jour ou d’une plage de dates particulière, utilisez des exceptions. |
Envie d’essayer les commandes récurrentes ?
Cette fonctionnalité est actuellement disponible dans le cadre d’un programme bêta limité. Veuillez contacter l’assistance pour y accéder.