Les commandes récurrentes vous permettent de configurer des commandes qui se répètent automatiquement selon un calendrier défini. Dans cet article, nous expliquons son fonctionnement.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
|---|---|
| Toutes les formules peuvent participer au lancement anticipé | |
| Tous les utilisateurs ayant accès au lancement anticipé | |
| Toutes les régions | |
Obtenir l’accès à cette fonctionnalité
Cette fonctionnalité est encore en développement actif et est actuellement disponible dans le cadre d’un programme de lancement anticipé. Veuillez contacter l’assistance pour obtenir l’accès.
Créer des commandes récurrentes
Il existe deux façons de créer des commandes récurrentes dans OptimoRoute :
- Lors de l’ajout manuel d’une commande, vous pouvez définir un calendrier de récurrence dans le cadre de ce processus
- Lors de l’importation de commandes, vous pouvez inclure les détails de récurrence dans le fichier
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La fonctionnalité Commandes récurrentes n’est pas encore compatible avec : |
Ajouter manuellement des commandes récurrentes
Vous pouvez configurer la récurrence d’une commande lors de la création d’une nouvelle commande dans OptimoRoute. Pour cela :
- Accédez à "Planifier et optimiser"
- Cliquez sur "Ajouter une commande"
- À côté de la date, cliquez sur "Répéter"
Vous pourrez alors configurer votre calendrier de récurrence en cliquant sur la liste déroulante à côté de "Répéter la commande" pour modifier la fréquence.
Importer des commandes récurrentes
Lors de l’importation de commandes récurrentes, vous aurez besoin d’un ensemble de colonnes qui définiront le calendrier de fréquence de la commande :
| Colonne | Définition | Entrée |
|---|---|---|
| Unité de récurrence |
Unité de temps utilisée pour définir la fréquence. Par exemple, pour une fréquence de toutes les 2 semaines, utilisez l’unité « semaine ». Cette colonne est obligatoire. |
Jour, semaine, mois, année |
| Répéter tous les |
Spécifie le nombre d’unités entre chaque occurrence. Par exemple, pour une fréquence de toutes les 2 semaines, utilisez « 2 ». Cette colonne est obligatoire. |
Numérique (1, 2, 3...) |
| Fin après un nombre d’occurrences | Ajoutez éventuellement le nombre de répétitions avant la fin de la commande. | Numérique (1, 2, 3...) |
| Date de début de récurrence |
Définissez éventuellement la date de début exacte de la commande. Si « Date de début de récurrence » n’est pas mappée, la colonne « Date » de la commande est utilisée. Si cette colonne n’est pas non plus mappée, le système utilisera le jour de l’importation comme date de début. |
Format de date |
| Date de fin de récurrence | Définissez éventuellement la date de fin exacte de l’ensemble de commandes récurrentes. | Format de date |
| Jours de la semaine |
Utilisé avec l’unité « semaine », il permet de définir le ou les jours de la semaine auxquels vous souhaitez planifier les commandes. Par exemple, pour une planification hebdomadaire les lundis et mercredis, utilisez les entrées « monday,wednesday ». |
Jour de la semaine (monday, tuesday, wednesday...) |
| Jour du mois |
Utilisé avec l’unité « mois », il permet de définir le jour du mois auquel vous souhaitez planifier les commandes. Par exemple, pour une planification mensuelle le 15, utilisez l’entrée « 15 » |
Numérique entre 1 et 31 |
| Mois de récurrence |
Utilisé avec l’unité « année », il permet de définir le mois auquel vous souhaitez planifier les commandes. Par exemple, pour une planification annuelle le 5 mai, vous utiliserez l’entrée « may » et le « jour du mois » « 5 ». |
Mois (january, february...) |
| Semaine du mois | Peut être utilisé avec l’unité « mois » et une seule entrée « jours de la semaine » (par exemple, 1er vendredi de chaque mois, dernier mercredi du mois) afin d’indiquer la semaine du mois à laquelle la commande doit être planifiée. | Numérique entre 1 et 5 ou « Last ». Les nombres peuvent aussi être ordinaux (First, 1st, Second, 2nd…). |
Modifier des commandes récurrentes
Vous pouvez modifier des commandes récurrentes et appliquer ces changements à toutes les commandes existantes de la série ou à une seule commande.
- Accédez à "Planifier et optimiser"
- Trouvez la commande que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur "Modifier la commande"
- Effectuez vos modifications
- Cliquez sur "Enregistrer"
Il vous sera demandé si vous souhaitez appliquer ces modifications à "Cette commande" ou à "Cette commande et toutes les suivantes". Cela fonctionne également lors de la modification groupée des commandes.
| Les modifications apportées à la configuration de récurrence seront automatiquement appliquées à toutes les commandes futures. |
Modifier les calendriers en masse
Les calendriers de récurrence peuvent également être modifiés en masse. Pour cela :
- Accédez à « Planifier et optimiser »
- Sélectionnez les commandes que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur « Modifier les commandes »
- Dans le menu de gauche, cliquez sur « Configuration de récurrence »
- Choisissez l’option de modification
- Cliquez sur « Enregistrer »
Les options incluent :
- Laisser inchangé - Aucune modification ne sera apportée aux calendriers de récurrence
- Supprimer tous les calendriers de récurrence - Supprimer les calendriers de récurrence et toutes les commandes de la série, à l’exception des commandes sélectionnées
- Définir un nouveau calendrier (remplacer l’existant) - Créer un nouveau calendrier de récurrence à appliquer à toutes les commandes
Ajouter des exceptions
Il peut arriver qu’une commande récurrente doive être suspendue ou déplacée en raison d’un jour férié ou d’un changement saisonnier. Pour cela :
- Accédez à la commande que vous souhaitez modifier
- Ouvrez la configuration de récurrence
- Accédez à la section « Exceptions »
- Cliquez sur le « + » pour ajouter une exception
- Cliquez sur « Enregistrer »
Pour modifier ou supprimer une exception, cliquez sur les trois points.
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Lors du déplacement ou de l’ajout de commandes, seules les dates ne contenant pas déjà une commande récurrente de la même série seront disponibles à la sélection. |
Types d’exception
- Suspendre - Retirer des commandes de la série pour une période donnée
- Déplacer - Modifier la date d’une commande spécifique
- Ajouter - Ajouter une commande supplémentaire
- Supprimer - Retirer une commande particulière de la série
Copier des commandes récurrentes
Les récurrences ne seront pas copiées lors de la copie de commandes ou d’itinéraires.
Dans OptimoRoute, les commandes peuvent être copiées soit en copiant des commandes individuelles, soit en copiant des itinéraires. Lors de la copie de commandes récurrentes, la récurrence sera supprimée de la commande. Cela évite les récurrences en double.
Supprimer des commandes récurrentes
Vous pouvez supprimer une seule commande d’un ensemble récurrent, ou toutes les commandes de la série.
- Accédez à "Planifier et optimiser"
- Trouvez la commande que vous souhaitez supprimer
- Cliquez sur "Supprimer la commande"
- Confirmez si vous souhaitez supprimer uniquement la commande sélectionnée ou toutes les commandes futures.
Contraintes et flexibilité de planification hebdomadaire
Les commandes récurrentes peuvent également être utilisées avec les fonctionnalités de planification hebdomadaire. Lors de l’utilisation des commandes récurrentes avec la planification hebdomadaire, des restrictions de date et d’heure peuvent être appliquées à des commandes individuelles afin de contrôler quand une commande peut ou ne peut pas être planifiée sur une série de semaines.
Ces restrictions peuvent servir à :
- Autoriser la planification des commandes uniquement certains jours
- Limiter la planification à une date ou une plage de dates précise
- Empêcher la planification pendant les périodes d’interruption
- Restreindre la planification à des dates et des plages horaires précises
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La planification hebdomadaire et les restrictions de date/heure sont disponibles sur demande pour les comptes disposant d’une formule PRO ou supérieure. Contactez l’assistance pour plus d’informations. |
Restreindre la date de planification
Cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut être prise en charge qu’à une date précise ou dans une plage de dates, par exemple du 14 mai au 18 mai.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Informations de base de la fenêtre de commande
- Ajouter les informations lors de l’importation à l’aide des colonnes suivantes :
- Date la plus ancienne
- Date la plus récente
- Uniquement à la date
Cette contrainte offre une flexibilité de planification à la commande en permettant au système de choisir des dates de planification valides dans la plage définie.
Lorsque vous ajoutez une plage de restriction de date de planification à une commande récurrente, vous pouvez choisir d’appliquer ces changements à une commande individuelle ou à toutes les commandes futures de la récurrence. Si vous appliquez la modification à toutes les commandes futures, le système ajuste automatiquement les plages de dates futures afin d’éviter les chevauchements avec d’autres commandes récurrentes de la même série.
Par exemple :
- Si vous créez une plage de dates de 4 jours du 20 au 23 mai et que vous l’appliquez à toutes les commandes futures :
- Les futures commandes récurrentes tenteront d’utiliser la même plage de 4 jours.
- Si une autre commande récurrente de la série occupe déjà une partie de cette période, le système raccourcira automatiquement la plage pour éviter les conflits et conserver autant que possible le schéma de récurrence souhaité.
Autoriser uniquement certains jours
Lorsqu’elle est utilisée avec la plage « Restreindre la date de planification », cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut être prise en charge que certains jours de la semaine, par exemple les samedis et dimanches.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Informations de base de la fenêtre de commande
- Ajouter les informations lors de l’importation à l’aide de la colonne Jours autorisés et saisir le ou les jours de la semaine autorisés (par exemple : M, T, Th ou Mon, Tue, Thu)
Utilisée avec « Restreindre la date de planification », elle vous permet d’affiner la flexibilité de planification de la commande récurrente.
Restriction de date et d’heure
Lorsqu’elle est utilisée avec la plage « Restreindre la date de planification », cette contrainte vous permet de définir une ou plusieurs plages de date et d’heure pendant lesquelles une commande peut être planifiée.
Chaque restriction comporte une date et une heure de début, ainsi qu’une date et une heure de fin. Par exemple : du 19 mai à 18 h jusqu’au 22 mai à 8 h.
Lorsque plusieurs plages sont ajoutées, la commande peut être planifiée dans n’importe laquelle d’entre elles.
Utilisée avec « Restreindre la date de planification », elle vous permet d’affiner la flexibilité de planification de la commande récurrente.
Dates d’interruption
Cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut pas être prise en charge à une date donnée ou sur une plage de dates donnée.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Informations de base de la fenêtre de commande
- Ajouter les informations lors de l’importation à l’aide de la colonne Dates d’interruption
Les dates d’interruption servent à exclure des dates de la fenêtre de planification d’une commande donnée.
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Pour exclure toutes les commandes récurrentes d’une série d’un jour ou d’une plage de dates donnée, utilisez les exceptions. |
Vous souhaitez essayer les commandes récurrentes ?
Cette fonctionnalité est actuellement disponible dans le cadre d’un programme bêta limité. Veuillez contacter l’assistance pour obtenir l’accès.