Les commandes récurrentes vous permettent de créer des commandes qui se répètent automatiquement selon un calendrier défini. Cet article explique le fonctionnement des commandes récurrentes.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
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| Tous les forfaits | |
| Tous les utilisateurs | |
| Toutes les régions | |
Accès à cette fonctionnalité
Cette fonctionnalité est encore en développement et disponible dans le cadre d’un programme de pré-version. Contactez l’assistance pour obtenir l’accès.
Comme cette fonctionnalité est en cours de développement, elle n’est pas encore entièrement compatible avec toutes les fonctionnalités d’OptimoRoute.
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Les commandes récurrentes ne sont pas encore compatibles avec :
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Création de commandes récurrentes
Vous pouvez créer des commandes récurrentes dans OptimoRoute de deux façons :
- Ajouter une commande manuellement : définissez le calendrier de récurrence lors de la création de la commande.
- Importer des commandes : incluez les détails de récurrence dans le fichier d’importation.
Ajout manuel de la récurrence aux commandes
Vous pouvez définir un calendrier de récurrence lors de la création d’une nouvelle commande ou de la modification d’une commande existante dans OptimoRoute. Pour cela :
- Allez dans « Planifier & optimiser »
- Cliquez sur « Ajouter une commande » ou sélectionnez la commande que vous souhaitez modifier
- À côté de la date, cliquez sur « Répéter »
- Définissez le calendrier de récurrence
Définissez la fréquence de répétition de la commande en choisissant une unité (jour, semaine, mois ou année) et une fréquence. Vous pouvez également définir la fin de la récurrence.
Importation de commandes récurrentes
Lors de l’importation de commandes récurrentes, vous devrez utiliser un ensemble de colonnes qui définiront le calendrier de fréquence de la commande :
| Colonne | Type | Définition | Valeur |
|---|---|---|---|
| Unité de récurrence | Obligatoire |
Définit l’unité de temps du calendrier de récurrence. Par exemple, une commande qui se répète toutes les deux semaines utilise |
day, week, month, ou year
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| Répéter tous les | Obligatoire |
Définit le nombre d’unités entre chaque occurrence. Par exemple, une commande qui se répète toutes les deux semaines utilise |
Un nombre entier, par exemple 1, 2 ou 3
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| Fin après occurrences | Facultatif | Définit le nombre de répétitions avant la fin de la récurrence. | Un nombre entier, par exemple 1, 2 ou 3
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| Date de début de récurrence | Facultatif |
Définit la date de début de la récurrence. Si cette colonne n’est pas mappée, OptimoRoute utilise la « Date » de la commande. Si « Date » n’est pas non plus mappée, OptimoRoute utilise la date d’importation. |
Date |
| Date de fin de récurrence | Facultatif | Définit la date de fin de la récurrence. | Date |
| Jours de la semaine | Facultatif |
Définit les jours où les commandes hebdomadaires ont lieu. Obligatoire lorsque « Unité de récurrence » est Pour sélectionner plusieurs jours, séparez-les par des virgules. Par exemple, utilisez Si cette colonne n’est pas mappée, OptimoRoute utilise le jour de la semaine de la date de commande importée ou de la date de début de récurrence. |
Un ou plusieurs jours de la semaine, par exemple monday, tuesday ou wednesday
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| Jour du mois | Facultatif |
Définit le jour où les commandes mensuelles ont lieu. Obligatoire lorsque « Unité de récurrence » est Par exemple, utilisez Si cette colonne n’est pas mappée, OptimoRoute utilise le jour du mois de la date de commande importée ou de la date de début de récurrence. |
Un nombre entier de 1 à 31
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| Mois de récurrence | Facultatif |
Définit le mois où les commandes annuelles ont lieu. Obligatoire lorsque « Unité de récurrence » est Par exemple, pour le 5 mai chaque année, définissez « Mois de récurrence » sur Si cette colonne n’est pas mappée, OptimoRoute utilise le mois de la date de commande importée ou de la date de début de récurrence. |
Un mois, par exemple january, february ou may
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| Semaine du mois | Facultatif |
Définit de quelle semaine du mois la commande relève. Utilisez cette colonne avec « Unité de récurrence » définie sur Par exemple, utilisez-la pour le premier vendredi ou le dernier mercredi de chaque mois. Lors de l’utilisation de ce type de calendrier, « Semaine du mois » et « Jours de la semaine » sont tous deux obligatoires. |
Un nombre de 1 à 5, Last, ou une valeur ordinale telle que First, 1st, Second ou 2nd
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Modification des commandes récurrentes
Vous pouvez modifier une seule commande récurrente ou appliquer vos modifications à cette commande ainsi qu’à toutes les commandes suivantes de la séquence.
- Allez dans « Planifier & optimiser »
- Trouvez la commande que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur « Modifier la commande »
- Apportez vos modifications
- Cliquez sur « Enregistrer »
- Choisissez où appliquer les modifications :
- « Cette commande » applique les modifications uniquement à la commande sélectionnée.
- « Cette commande et toutes les suivantes » applique les modifications à la commande sélectionnée et à toutes les commandes suivantes de la séquence.
| Les modifications apportées au paramétrage de la récurrence seront automatiquement appliquées à toutes les commandes futures. |
Modification en masse des calendriers de récurrence
Les calendriers de récurrence peuvent également être modifiés en masse. Pour cela :
- Allez dans « Planifier et optimiser »
- Sélectionnez les commandes que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur « Modifier les commandes »
- Dans le menu de gauche, cliquez sur « Paramétrage de la récurrence »
- Choisissez l’option de modification
- Cliquez sur « Enregistrer »
Les options comprennent :
- Laisser inchangé - Aucune modification ne sera apportée aux calendriers de récurrence
- Effacer tous les calendriers de récurrence - Supprime les calendriers de récurrence et toutes les commandes de la séquence, sauf les commandes sélectionnées
- Définir un nouveau calendrier (écraser l’existant) - Crée un nouveau calendrier de récurrence à appliquer à toutes les commandes
- Mettre fin aux récurrences - Arrête toute répétition future des récurrences
Ajout d’exceptions
Vous pouvez ajouter des exceptions lorsqu’une commande récurrente doit être suspendue ou déplacée en raison d’un jour férié ou d’un changement saisonnier.
- Accédez à la commande que vous souhaitez modifier
- Ouvrez le paramétrage de la récurrence
- Allez à la section « Exceptions »
- Cliquez sur le « + » pour ajouter une exception
- Cliquez sur « Enregistrer »
Pour modifier ou supprimer une exception, cliquez sur le menu à trois points à côté de celle-ci.
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Lors du déplacement ou de l’ajout de commandes, seules les dates qui ne contiennent pas déjà de commande récurrente de la même séquence seront disponibles à la sélection. |
Types d’exception
- Pause - Supprimer des commandes de la séquence pendant une période donnée
- Déplacer - Modifier la date d’une commande spécifique
- Ajouter - Ajouter une commande supplémentaire
- Supprimer - Retirer une commande particulière de la séquence
Copie des commandes récurrentes
Les calendriers de récurrence ne sont pas copiés lorsque vous copiez des commandes ou des tournées.
Vous pouvez copier des commandes individuelles ou des tournées complètes dans OptimoRoute. Lorsque vous copiez une commande récurrente, OptimoRoute supprime son calendrier de récurrence. Cela permet d’éviter les doublons de commandes récurrentes.
Suppression des commandes récurrentes
Vous pouvez supprimer soit une seule commande dans un ensemble récurrent, soit toutes les commandes de la séquence.
- Allez dans « Planifier & optimiser »
- Trouvez la commande que vous souhaitez supprimer
- Cliquez sur « Supprimer la commande »
- Confirmez si vous souhaitez supprimer uniquement la commande sélectionnée ou toutes les commandes futures.
Contrôles de planification hebdomadaire et flexibilité
Vous pouvez utiliser les commandes récurrentes avec les contrôles de planification hebdomadaire. Appliquez des limites de date et d’heure à des commandes individuelles pour contrôler quand OptimoRoute peut les planifier sur plusieurs semaines.
Ces restrictions peuvent servir à :
- Autoriser la planification des commandes uniquement certains jours
- Limiter la planification à une date précise ou à une plage de dates
- Empêcher la planification pendant des périodes de blocage
- Restreindre la planification à des dates et des plages horaires spécifiques
Ces limites peuvent également offrir à OptimoRoute plus de flexibilité lors de la planification d’une commande récurrente. Au lieu d’affecter la commande à un jour fixe, définissez une plage de dates. OptimoRoute planifie la commande le jour de cette plage qui convient le mieux à la tournée. Utilisez le contrôle « Restreindre la date de planification » pour ouvrir la fenêtre de planification d’une commande donnée.
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La planification hebdomadaire ainsi que les restrictions de date et d’heure sont disponibles sur demande pour les comptes avec un forfait PRO ou supérieur. Contactez l’assistance pour plus d’informations. |
Restreindre la date de planification
Cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut être traitée qu’à une date précise ou dans une plage de dates, par exemple du 14 au 18 mai.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Informations de base de la fenêtre de commande
- Ajouter l’information lors de l’importation à l’aide des colonnes suivantes :
- Date la plus proche
- Date la plus tardive
- Uniquement à la date
Cette contrainte apporte de la flexibilité à la planification de la commande en permettant au système de choisir des dates de planification valides dans la plage définie.
Lorsque vous ajoutez une plage de dates de planification à une commande récurrente, vous pouvez l’appliquer à :
- Cette commande : applique la plage de dates uniquement à la commande sélectionnée.
- Cette commande et toutes les suivantes : applique la plage de dates à la commande sélectionnée et à toutes les commandes futures de la séquence.
Lorsque vous appliquez la modification à toutes les commandes suivantes, OptimoRoute ajuste automatiquement les plages de dates futures afin d’éviter les chevauchements au sein de la même séquence récurrente.
Par exemple :
- Si vous créez une plage de dates de 4 jours du 20 au 23 mai et que vous l’appliquez à toutes les commandes futures :
- Les futures commandes récurrentes utiliseront la même plage de 4 jours (du 27 au 30 mai)
- Si une autre commande récurrente de la séquence occupe déjà une partie de cette période, le système réduit automatiquement la plage afin d’éviter les conflits et de conserver autant que possible le schéma de récurrence souhaité.
Autoriser uniquement certains jours
Lorsqu’elle est utilisée avec la plage « Restreindre la date de planification », cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut être traitée que certains jours de la semaine, par exemple le samedi et le dimanche.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Informations de base de la fenêtre de commande
- Ajouter l’information lors de l’importation à l’aide de la colonne Jours autorisés et saisir le ou les jours autorisés de la semaine, par exemple
M,T,ThouMon,Tue,Thu.
Lorsqu’elle est utilisée avec « Restreindre la date de planification », elle vous permet d’affiner davantage la flexibilité de planification de la commande récurrente.
Restriction de date et d’heure
Utilisez cette limite avec une plage « Restreindre la date de planification » pour définir une ou plusieurs fenêtres de date et d’heure pendant lesquelles la commande peut être planifiée.
Chaque fenêtre comporte une date et une heure de début, ainsi qu’une date et une heure de fin. Par exemple, une fenêtre peut commencer le 19 mai à 18 h et se terminer le 22 mai à 8 h.
Lorsque vous ajoutez plusieurs fenêtres, OptimoRoute peut planifier la commande dans n’importe laquelle d’entre elles. Cela offre davantage de flexibilité à OptimoRoute tout en gardant la commande dans les dates et heures autorisées.
Dates de blocage
Cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut pas être traitée à une date précise ou sur une plage de dates.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Informations de base de la fenêtre de commande
- Ajouter l’information lors de l’importation à l’aide de la colonne Dates de blocage
Les dates de blocage servent à exclure des dates de la fenêtre de planification d’une commande donnée.
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Pour exclure toutes les commandes récurrentes d’une séquence d’un jour précis ou d’une plage de dates, utilisez les exceptions. |
Vous souhaitez essayer les commandes récurrentes ?
Cette fonctionnalité est actuellement disponible dans le cadre d’un programme bêta limité. Contactez l’assistance pour obtenir l’accès.