Les commandes récurrentes vous permettent de configurer des commandes qui se répètent automatiquement selon un planning défini. Dans cet article, nous expliquons son fonctionnement.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
|---|---|
| Tous les forfaits peuvent participer à la version anticipée | |
| Tous les utilisateurs ayant accès à la version anticipée | |
| Toutes les régions | |
Obtenir l’accès à cette fonctionnalité
Cette fonctionnalité est actuellement disponible dans le cadre d’un programme bêta limité. Contactez le support pour obtenir l’accès.
Créer des commandes récurrentes
Il existe deux façons de créer des commandes récurrentes dans OptimoRoute :
- Lors de l’ajout manuel d’une commande, vous pouvez définir un planning de récurrence dans ce processus
- Lors de l’importation de commandes, vous pouvez inclure les détails de récurrence dans le fichier
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La fonctionnalité des commandes récurrentes n’est pas encore compatible avec : |
Ajouter manuellement des commandes récurrentes
Vous pouvez configurer la récurrence d’une commande lors de la création d’une nouvelle commande dans OptimoRoute. Pour ce faire :
- Allez dans "Planifier & optimiser"
- Cliquez sur "Ajouter une commande"
- À côté de la date, cliquez sur "Répéter"
Vous pourrez alors configurer votre planning de récurrence en cliquant sur la liste déroulante à côté de "Répéter la commande" pour modifier la fréquence.
Importer des commandes récurrentes
Lors de l’importation de commandes récurrentes, vous aurez besoin d’un ensemble de colonnes qui définissent le planning de fréquence de la commande :
| Colonne | Définition | Valeur d’entrée |
|---|---|---|
| Unité de récurrence |
Unité de temps utilisée pour définir la fréquence. Par exemple, une fois toutes les 2 semaines utiliserait l’unité « semaine ». Cette colonne est obligatoire. |
Jour, semaine, mois, année |
| Répéter tous les |
Indique le nombre d’unités entre chaque occurrence. Par exemple, une fois toutes les 2 semaines utiliserait « 2 ». Cette colonne est obligatoire. |
Numérique (1, 2, 3...) |
| Fin après un nombre d’occurrences | Ajoutez, si nécessaire, le nombre de fois que la commande se répétera avant de prendre fin. | Numérique (1, 2, 3...) |
| Date de début de la récurrence |
Définissez, si nécessaire, la date de début exacte de la commande. Si « Date de début de la récurrence » n’est pas mappée, la colonne « Date » de la commande est utilisée. Si cette colonne n’est pas non plus mappée, le système utilisera comme date de début le jour de l’importation. |
Format de date |
| Date de fin de la récurrence | Définissez, si nécessaire, la date de fin exacte du groupe de commandes récurrentes. | Format de date |
| Jours de la semaine |
Avec l’unité « semaine », vous pouvez définir le ou les jours de la semaine auxquels vous souhaitez que les commandes soient programmées. Par exemple, pour une récurrence hebdomadaire les lundis et mercredis, vous utiliserez les valeurs « monday,wednesday ». |
Jour de la semaine (monday, tuesday, wednesday...) |
| Jour du mois |
Avec l’unité « mois », vous pouvez définir le jour du mois auquel vous souhaitez que les commandes soient programmées. Par exemple, pour une récurrence mensuelle le 15, vous utiliserez la valeur « 15 » |
Numérique entre 1 et 31 |
| Mois de récurrence |
Avec l’unité « année », vous pouvez définir le mois auquel vous souhaitez que les commandes soient programmées. Par exemple, pour une récurrence annuelle le 5 mai, vous utiliserez la valeur « may » et le « jour du mois » à « 5 ». |
Mois (january, february...) |
| Semaine du mois | Peut être utilisé avec l’unité « mois » et une seule entrée « jours de la semaine » (par ex. premier vendredi de chaque mois, dernier mercredi du mois) pour indiquer à quelle semaine du mois la commande doit être programmée. | Numérique entre 1 et 5 ou « Dernier ». Les nombres peuvent aussi être ordinaux (Premier, 1er, Deuxième, 2e…). |
Modifier des commandes récurrentes
Vous pouvez modifier des commandes récurrentes et appliquer ces changements à toutes les commandes existantes de cette série ou seulement à une seule commande.
- Allez dans "Planifier & optimiser"
- Trouvez la commande que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur "Modifier la commande"
- Apportez vos modifications
- Cliquez sur "Enregistrer"
Il vous sera demandé si vous souhaitez appliquer ces modifications à "Cette commande" ou à "Cette commande et toutes les suivantes". Cela fonctionne également lors de la modification de commandes en masse.
| Les modifications apportées à la configuration de récurrence seront automatiquement appliquées à toutes les commandes futures. |
Ajouter des exceptions
Parfois, une commande récurrente peut devoir être suspendue ou déplacée en raison d’un jour férié ou d’un changement saisonnier. Pour ce faire :
- Allez à la commande que vous souhaitez modifier
- Ouvrez la configuration de récurrence
- Accédez à la section « Exceptions »
- Cliquez sur le « + » pour ajouter une exception
- Cliquez sur « Enregistrer »
Pour modifier ou supprimer des exceptions, cliquez sur les trois points.
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Lors du déplacement ou de l’ajout de commandes, seules les dates qui ne contiennent pas déjà une commande récurrente de la même série seront disponibles à la sélection. Exemple : si une commande récurrente est déjà planifiée chaque lundi, vous ne pourrez pas déplacer une autre occurrence vers un lundi qui contient déjà une commande de cette même série. |
Types d’exceptions
- Suspension - Supprimer des commandes de la série pendant une période donnée
- Déplacement - Modifier la date d’une commande précise
- Ajouter - Ajouter une commande supplémentaire
- Supprimer - Supprimer une commande précise de la série
Copier des commandes récurrentes
Les récurrences ne seront pas copiées lors de la copie de commandes ou de tournées.
Dans OptimoRoute, les commandes peuvent être copiées soit en copiant des commandes individuelles, soit en copiant des tournées. Lors de la copie de commandes récurrentes, la récurrence sera supprimée de la commande. Cela permet d’éviter les doublons de récurrence.
Supprimer des commandes récurrentes
Vous pouvez supprimer soit une seule commande d’un ensemble récurrent, soit toutes les commandes de la série.
- Allez dans "Planifier & optimiser"
- Trouvez la commande que vous souhaitez supprimer
- Cliquez sur "Supprimer la commande"
- Confirmez si vous souhaitez supprimer uniquement cette commande ou toutes les commandes futures.
Restrictions et flexibilité de la planification hebdomadaire
Les commandes récurrentes peuvent également être utilisées avec les fonctionnalités de planification hebdomadaire. Lors de l’utilisation des commandes récurrentes avec la planification hebdomadaire, des restrictions de date et d’heure peuvent être appliquées à des commandes individuelles afin de contrôler quand une commande peut ou ne peut pas être planifiée sur une série de semaines.
Ces restrictions peuvent servir à :
- Autoriser la planification des commandes uniquement certains jours
- Limiter la planification à une date précise ou à une plage de dates
- Empêcher la planification pendant les périodes de blocage
- Restreindre la planification à des dates et des plages horaires spécifiques
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La planification hebdomadaire et les restrictions de date et d’heure sont disponibles sur demande pour les comptes disposant d’un forfait PRO ou supérieur. Contactez le support pour plus d’informations. |
Restreindre la date de planification
Cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut être exécutée qu’à une date précise ou dans une plage de dates, par exemple du 14 mai au 18 mai.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Infos de base de la fenêtre de commande
- Ajouter les informations lors de l’importation à l’aide des colonnes suivantes :
- Date la plus ancienne
- Date la plus récente
- Uniquement à la date
Cette contrainte donne de la flexibilité de planification à la commande en permettant au système de choisir des dates de planification valides dans la plage définie.
Autoriser uniquement certains jours
Lorsqu’elle est utilisée avec la plage « Restreindre la date de planification », cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut être exécutée que certains jours de la semaine, par exemple les samedis et les dimanches.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Infos de base de la fenêtre de commande
- Ajouter les informations lors de l’importation à l’aide de la colonne Jours autorisés et saisir le ou les jours autorisés de la semaine (par exemple : M, T, Th ou Mon, Tue, Thu)
Lorsqu’elle est utilisée avec « Restreindre la date de planification », cela vous permet d’affiner la flexibilité de planification de la commande récurrente.
Restriction de date et d’heure
Lorsqu’elle est utilisée avec la plage « Restreindre la date de planification », cette contrainte vous permet de définir une ou plusieurs plages de date et d’heure pendant lesquelles une commande peut être planifiée.
Chaque restriction comporte une date et une heure de début, ainsi qu’une date et une heure de fin. Par exemple : du 19 mai à 18 h jusqu’au 22 mai à 8 h.
Lorsque plusieurs plages sont ajoutées, la commande peut être planifiée dans n’importe laquelle d’entre elles.
Lorsqu’elle est utilisée avec « Restreindre la date de planification », cela vous permet d’affiner la flexibilité de planification de la commande récurrente.
Dates de blocage
Cette contrainte indique au système qu’une commande ne peut pas être exécutée à une date précise ou pendant une plage de dates.
Il existe deux façons d’ajouter cette contrainte :
- Modifier une commande individuelle dans la section Infos de base de la fenêtre de commande
- Ajouter les informations lors de l’importation à l’aide de la colonne Dates de blocage
Les dates de blocage servent à exclure des dates de la fenêtre de planification pour une commande particulière.
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Pour exclure toutes les commandes récurrentes d’une série à une date précise ou sur une plage de dates, utilisez les exceptions. |
Vous souhaitez essayer les commandes récurrentes ?
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