Importez vos commandes dans OptimoRoute en bloc en important une feuille de calcul. Dans cet article, nous expliquerons les exigences, les paramètres, et comment associer les données pour importer vos commandes dans OptimoRoute à l’aide d’un fichier tableur.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
|---|---|
| Disponible pour tous les forfaits | |
| Tous les utilisateurs | |
| Toutes les régions | |
Tutoriel vidéo
Préparer votre feuille de calcul
L’outil d’importation d’OptimoRoute accepte les fichiers Excel, CSV (valeurs séparées par des virgules) et délimités par des tabulations. La seule autre exigence est qu’une colonne contienne des informations de localisation afin que nous puissions placer vos commandes sur la carte.
Les exemples d’informations de localisation incluent :
- Adresse
- Identifiant de lieu
- Adresse, Ville, État/Province, Code postal, Pays/Région
- Latitude, Longitude
Lors du processus d’importation, vous pouvez associer les colonnes de votre propre feuille à celles correspondantes dans OptimoRoute, sans devoir adapter votre fichier à notre modèle.
Toutefois, pour commencer ou pour consulter les types de colonnes disponibles, téléchargez notre modèle d’importation exemple ici.
| Besoin de champs personnalisés ? Créez-les dans votre compte OptimoRoute avant d’importer, afin de pouvoir ensuite les associer à votre feuille de calcul. En savoir plus sur la configuration des champs personnalisés ici. |
Importer votre feuille de calcul
Le processus d’importation comporte plusieurs étapes afin de garantir que les informations soient correctement saisies dans OptimoRoute.
| Le nombre de commandes que vous pouvez importer en une seule fois dépend de votre forfait d’abonnement. Contactez le support si vous souhaitez augmenter votre limite. |
Étape 1 : Téléchargez votre fichier
Une fois votre feuille de calcul prête, il est temps de l’importer.
- Accédez à l’onglet « Planifier et Optimiser »
- Choisissez la date à laquelle vous souhaitez importer les commandes
- Cliquez sur le bouton bleu « Importer des commandes » sous la carte
- Cliquez pour télécharger votre fichier ou glissez-le dans l’espace prévu à cet effet
- Cliquez sur « Importer » si le traitement ne démarre pas automatiquement
Dans la fenêtre suivante, vous pourrez associer les colonnes de vos données aux champs disponibles dans OptimoRoute.
Étape 2 : Associer vos colonnes
OptimoRoute essaiera automatiquement de faire correspondre les colonnes de votre feuille de calcul aux champs du système. Vous aurez la possibilité de vérifier et corriger ces correspondances prédéfinies. Une section d’aperçu vous permettra également de revoir vos données pour vous assurer que tout est correctement reconnu.
- Les colonnes associées afficheront un en-tête sélectionné.
- Les colonnes non associées apparaîtront comme « Non associée » en orange clair et leurs données seront grisées.
- Si votre feuille contient plusieurs onglets, vous pouvez choisir celui à importer en bas de la fenêtre.
Pour modifier les correspondances :
- Cliquez sur la flèche déroulante au-dessus de la colonne
- Choisissez un champ OptimoRoute auquel associer vos données
- Sélectionnez « Non associée » pour ignorer cette colonne
- Cochez la case « Enregistrer ce mappage comme mappage par défaut » si vous souhaitez mémoriser ces paramètres
- Une fois le mappage terminé, cliquez sur « Continuer » pour vérifier vos adresses
Paramètres d’importation avancés
Si votre feuille ne comporte pas d’en-tête sur la première ligne, vous pouvez ajuster votre importation via les paramètres avancés.
En haut à droite, cliquez sur « Options avancées » pour :
- Créer un en-tête si vous n’en avez pas
- Choisir la ligne de départ de vos données
Sélectionnez le bon onglet à importer si votre fichier en contient plusieurs (jusqu’à 5 visibles dans OptimoRoute). Si la feuille souhaitée ne figure pas parmi les cinq premières, ajustez simplement votre fichier pour que la feuille correcte soit l’une d’elles.
| Astuce : Si vous devez importer des commandes de ramassage et de livraison liées, cette option est disponible dans le forfait Custom. |
Étape 3 : Vérifier la précision des adresses
Avant de valider l’importation, vous aurez la possibilité de revoir toutes les commandes. À cette étape, il est important de vérifier que toutes les adresses ont été correctement identifiées — concentrez-vous sur celles affichées en rouge et en jaune. La colonne « Précision de la localisation » doit être contrôlée avant l’enregistrement.
Les statuts possibles sont :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Coordonnées GPS | Un nouveau lieu sera créé à partir des coordonnées de latitude et de longitude fournies. |
| Géocodé | Un nouveau lieu sera créé dans le système à partir de l’adresse fournie. |
| ID de lieu correspondant | Un lieu existant avec le même identifiant a été trouvé dans le système. |
| Lieu correspondant | Un lieu existant avec la même adresse et le même nom a été trouvé dans le système. |
| Géocodé, résultats multiples trouvés | Un nouveau lieu sera créé à partir de l’adresse fournie, mais plusieurs correspondances ont été trouvées — à vérifier avant l’enregistrement pour garantir l’exactitude de la localisation. |
| Géocodé, correspondance partielle | Un nouveau lieu sera créé, mais la correspondance trouvée n’est que partielle — à vérifier avant l’enregistrement. |
| Non trouvé | L’adresse n’a pas pu être trouvée et ne sera pas importée. Elle doit être corrigée manuellement pour être importée. |
Vérification et correction des erreurs de localisation
Pour contrôler et corriger les avertissements de localisation :
- En haut de l’écran « Revoir les commandes importées », ouvrez le résumé pour voir s’il existe des erreurs ou avertissements.
- Triez la colonne « Précision de la localisation » pour les regrouper et faciliter la vérification.
- Pour les statuts « Correspondance partielle » ou « Résultats multiples », comparez la colonne « Adresse géocodée » (adresse trouvée par Google) avec la colonne « Adresse » (votre donnée importée) et décidez si une correction est nécessaire.
- Si vous n’êtes pas sûr, cliquez sur le lien « Modifier » à côté du message d’erreur pour visualiser le point sur la carte. Vous pourrez ajuster l’adresse ou déplacer le repère, puis cliquer sur « Enregistrer ».
- Répétez ces actions pour chaque erreur ou avertissement.
Si vous ne souhaitez pas poursuivre l’importation, cliquez sur « Annuler » — aucune commande ni localisation ne sera ajoutée.
Sinon, une fois que tout est correct, cliquez sur « Enregistrer » pour finaliser l’importation et sauvegarder toutes les localisations. Vos commandes apparaîtront alors sur la carte et dans la grille des commandes sous l’onglet Planifier et Optimiser.