Importez vos commandes en masse dans OptimoRoute en important une feuille de calcul. Dans cet article, nous expliquons les exigences, les paramètres et la manière de mapper les données pour importer vos commandes dans OptimoRoute à l’aide d’une feuille de calcul.
| Qui peut utiliser cette fonctionnalité | |
|---|---|
| Toutes les offres | |
| Tous les utilisateurs | |
| Toutes les régions | |
Importation des données dans OptimoRoute
Il existe deux façons d’importer des données de commande dans OptimoRoute :
- Utiliser une feuille de calcul ou un fichier texte délimité par des tabulations
- Copier et coller des adresses
Téléverser une feuille de calcul est la meilleure façon d’importer un grand volume d’informations dans OptimoRoute, comme les plages horaires, les notes de localisation, l’ID de commande et différentes durées de commande. Copier et coller des adresses est la méthode d’importation la plus simple et n’importera que les adresses. Vous pouvez en apprendre davantage sur ce processus ici.
Dans cet article, nous expliquons comment préparer et téléverser une feuille de calcul pour importer des données de commande dans OptimoRoute.
Tutoriel vidéo
Préparation de votre feuille de calcul
Vous pouvez téléverser des fichiers Excel, CSV ou délimités par des tabulations dans OptimoRoute pour importer vos commandes.
Au moins une donnée de localisation est requise. Cette donnée doit indiquer à OptimoRoute où se trouve chaque commande sur la carte.
Les formats de localisation acceptés incluent :
| Colonnes mappées | Explication |
| Adresse |
Utilisez la colonne « Adresse » pour importer une adresse complète. Par exemple : |
| Ligne d’adresse, Ville, État/Province, Code postal, Pays/Région |
Utilisez une combinaison de ces colonnes pour importer une adresse :
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| Latitude, Longitude |
Utilisez ces deux colonnes pour importer un ensemble précis de coordonnées : Par exemple : |
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Vous pouvez également utiliser la colonne « ID de localisation » pour associer des commandes à des localisations existantes dans OptimoRoute. |
Pendant l’importation, vous pouvez associer les colonnes de votre feuille de calcul aux champs OptimoRoute. Vous pouvez effectuer ce mapping à la deuxième étape du processus d’importation.
Vous n’avez pas besoin de suivre un modèle spécifique. Mais si vous souhaitez un point de départ ou voir toutes les colonnes disponibles, vous pouvez télécharger notre modèle d’importation ici.
| Besoin de champs personnalisés ? Configurez-les dans votre compte OptimoRoute avant l’importation, afin de pouvoir les associer à votre feuille de calcul. En savoir plus sur la configuration des champs personnalisés ici. |
Importation de votre feuille de calcul
Le processus d’importation comporte plusieurs étapes pour garantir que les informations sont importées avec précision dans OptimoRoute.
| Le nombre de commandes que vous pouvez importer en une seule fois est déterminé par votre offre d’abonnement. Contactez le support si vous devez augmenter votre limite. |
Étape 1 : téléversez votre fichier
Une fois votre feuille de calcul prête, il est temps de la téléverser.
- Allez dans l’onglet « Planifier et optimiser »
- Choisissez la date à laquelle vous souhaitez importer les commandes
- Cliquez sur le bouton bleu « Importer des commandes » sous la carte
- Cliquez pour téléverser votre fichier ou faites-le glisser dans l’espace prévu
- Cliquez sur « Importer » si le fichier n’est pas traité automatiquement et que vous n’êtes pas redirigé vers l’étape suivante
Dans la fenêtre suivante, vous pourrez associer les colonnes de vos données aux champs disponibles dans OptimoRoute.
Étape 2 : associez vos colonnes
OptimoRoute tentera d’associer automatiquement les colonnes de votre feuille de calcul aux champs appropriés. Vous pouvez vérifier ces associations et les corriger si nécessaire pour vous assurer qu’elles sont placées au bon endroit.
Vous verrez également un aperçu de vos données afin de confirmer qu’OptimoRoute a bien lu votre feuille de calcul. Cet aperçu va :
- Afficher les colonnes associées
- Afficher les colonnes non associées comme « Non mappé » en orange clair dans l’en-tête de colonne, et les données seront grisées.
- Vous permettre de choisir la feuille à importer, si votre feuille de calcul en contient plusieurs, en bas de la fenêtre.
- Vous offrir des options d’importation plus avancées
Pour modifier le mapping :
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant au-dessus de la colonne
- Choisissez un champ OptimoRoute vers lequel mapper vos informations
- Choisissez « Non mappé » pour dissocier les éléments que vous ne souhaitez pas importer
- Cochez la case « Enregistrer ce mapping comme mon mapping par défaut » si vous souhaitez qu’OptimoRoute enregistre ces associations de colonnes et ces paramètres pour votre prochain import.
- Une fois l’association des colonnes terminée, cliquez sur « Continuer » pour vérifier le géocodage de votre localisation.
Paramètres d’importation avancés
Si votre feuille de calcul n’a pas d’en-tête sur la première ligne de la feuille, vous pouvez configurer votre importation à l’aide des paramètres d’importation avancés.
Dans le coin supérieur droit, vous trouverez « Options avancées » où vous pouvez :
- Créer un en-tête si vous n’en avez pas
- Choisir la ligne où commencent vos données
Choisissez la bonne feuille à importer s’il y en a plusieurs dans votre fichier. Vous pourrez voir jusqu’à 5 feuilles dans une seule feuille de calcul dans OptimoRoute.
Si la feuille que vous souhaitez téléverser ne fait pas partie des 5 premières du fichier, apportez simplement une modification à votre fichier d’importation afin d’importer la bonne feuille.
| Conseil : Si vous devez importer des commandes liées de collecte et de livraison, cette option est disponible dans l’offre Custom. |
Étape 3 : vérification de la précision de la localisation
Avant de terminer l’importation, il vous sera demandé de vérifier toutes les commandes qui seront ajoutées. À cette étape, vérifiez que chaque localisation a été trouvée correctement.
Assurez-vous de consulter la colonne Précision de la localisation avant d’enregistrer. Portez une attention particulière aux localisations affichées en rouge ou en jaune.
Les statuts possibles sont :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Coordonnées GPS | Une nouvelle localisation sera créée à partir des coordonnées de latitude et de longitude fournies. |
| Géocodée | Une nouvelle localisation sera créée dans le système à partir de l’adresse fournie. |
| ID de localisation correspondant | Une localisation existante avec le même ID de localisation a été trouvée dans le système. |
| Localisation correspondante | Une localisation existante avec la même adresse et le même nom a été trouvée dans le système |
| Géocodée, plusieurs résultats trouvés | Une nouvelle localisation sera créée à partir de l’adresse fournie, mais plusieurs résultats ont été trouvés pour cette adresse – cela doit être vérifié avant l’enregistrement afin de s’assurer que la bonne localisation est géocodée. |
| Géocodée, correspondance partielle | Une nouvelle localisation sera créée à partir de l’adresse fournie, mais le résultat trouvé ne correspond que partiellement à l’adresse fournie – cela doit être vérifié avant l’enregistrement afin de s’assurer que la bonne localisation est géocodée. |
| Introuvable | L’adresse n’a pas pu être trouvée et ne sera pas importée. La localisation doit être corrigée manuellement pour être incluse dans l’importation. |
Vérification et correction des erreurs de localisation
Pour vérifier et corriger les avertissements de localisation :
- Consultez le haut de l’écran « Vérifier les commandes importées » et repérez l’écran « Résumé de l’importation des commandes » pour voir s’il existe des erreurs ou des avertissements.
- Le cas échéant, vous pouvez trier la colonne « Précision de la localisation » pour les regrouper et faciliter la vérification.
- Pour tout élément « Correspondance partielle » ou « Plusieurs résultats trouvés », vous pouvez comparer la colonne « Adresse géocodée » (ce que Google a trouvé pour la localisation) à la colonne « Adresse » (ce que vous avez importé) afin de voir si la différence doit être corrigée. Sinon, vous pouvez ignorer l’avertissement et passer à l’avertissement suivant de « Précision de la localisation »
- Si vous n’êtes pas certain que la commande a été géocodée correctement, vous pouvez cliquer sur le lien « Modifier » à côté du message d’erreur pour voir où la localisation a été géocodée sur la carte. Vous pouvez alors effectuer les changements nécessaires en modifiant l’adresse ou en déplaçant le repère sur la carte, puis cliquer sur « Enregistrer ».
- Répétez ces étapes pour toute erreur ou tout avertissement
Si vous ne souhaitez pas poursuivre l’importation, vous pouvez cliquer sur « Abandonner » et aucune localisation ni commande ne sera ajoutée. Sinon, lorsque vous êtes satisfait de toutes les commandes, cliquez sur « Enregistrer » pour terminer l’importation et enregistrer toutes les localisations.
Résultats
Les commandes importées correctement apparaîtront dans OptimoRoute dans la zone « Planifier et optimiser ». Les commandes seront affichées sous forme de repères bleus non planifiés sur la carte.
Les commandes apparaîtront aux dates auxquelles elles ont été attribuées. Si aucune date n’a été incluse dans la feuille de calcul, les commandes apparaîtront à la date de leur importation.
Votre feuille de calcul est maintenant importée dans OptimoRoute ! Une fois vos données de commande en place, l’étape suivante consiste à planifier vos itinéraires. Consultez notre guide Introduction à la planification optimisée des itinéraires pour commencer.