Las organizaciones facilitan el acceso y el intercambio de información entre varias cuentas relacionadas. En este artículo, explicaremos qué son las organizaciones y cómo gestionarlas.
| Quién puede usar esta función | |
|---|---|
| Disponible para planes Pro y Personalizados | |
| Usuarios con privilegios de administrador | |
| Todas las regiones | |
¿Qué es una organización?
Una organización es un grupo de cuentas relacionadas que pertenecen a una misma empresa. Esto es especialmente útil para compañías con operaciones, sucursales u oficinas independientes.
Cuando las cuentas se agrupan en una organización en OptimoRoute, los administradores pueden cambiar rápidamente entre cuentas directamente en la aplicación web sin necesidad de cerrar y volver a iniciar sesión. También pueden gestionar el acceso de usuarios desde un solo lugar y compartir ciertos ajustes entre las cuentas asociadas.
Configurar una organización
Para configurar una organización en OptimoRoute, contacta a nuestro equipo de soporte y te ayudaremos a combinar tus cuentas existentes en una organización.
Agregar cuentas a una organización
Para agregar cuentas a tu organización existente, debes contactar a nuestro equipo de soporte y te asistiremos con la configuración de tus nuevas cuentas.
Cambiar entre cuentas
Una vez que tu organización esté configurada, podrás cambiar fácilmente entre cuentas desde la esquina superior izquierda de la aplicación web de OptimoRoute.
Gestión de usuarios
Puedes administrar usuarios y su acceso desde un solo lugar para todas las cuentas dentro de la organización. Para hacerlo:
- Ve a Administración→Configuración
- Luego, en el menú lateral, selecciona Cuenta→Organización
- En la sección “Organización”, abre la pestaña “Usuarios”
Desde aquí puedes agregar, editar y eliminar usuarios, además de definir sus permisos para cada cuenta dentro de la organización.
Agregar nuevos usuarios
Para agregar usuarios desde esta pantalla:
- Haz clic en “Agregar usuario”
- Ingresa su nombre y dirección de correo electrónico
- Selecciona el idioma que verán en la aplicación web
- Haz clic en “Agregar”
Una vez agregado el usuario, deberás asignarle acceso a alguna cuenta antes de que pueda iniciar sesión en OptimoRoute.
Configurar permisos de acceso de usuario
Para definir a qué cuentas puede acceder un usuario y con qué permisos:
- Haz clic en el usuario que deseas editar
- A la derecha aparecerá un menú con todas las cuentas dentro de la organización
- Usa el menú desplegable para asignar un rol al usuario por cuenta
Cada rol tiene diferentes permisos:
| Rol | Definición |
|---|---|
| Administrador de organización |
Los administradores de organización pueden acceder a todas las áreas, usuarios y configuraciones de tu organización y sus cuentas en OptimoRoute. Este permiso se otorga marcando la casilla superior del menú de acceso por cuenta. También obtendrán acceso automático a cualquier nueva cuenta dentro de la organización. |
| Administrador | Los administradores tienen acceso a todas las áreas y configuraciones de las cuentas a las que se les permite el acceso. También pueden acceder al menú de "Administración" y realizar cambios en la configuración de la cuenta, agregar o editar usuarios, conductores, vehículos y más. |
| Usuario | Los usuarios no tienen acceso al menú de configuración de administración, pero pueden gestionar órdenes, planificar, ver análisis y monitorear en tiempo real. |
| Usuario de solo lectura | Los usuarios de solo lectura pueden ver la cuenta, pero no realizar cambios en órdenes ni planificación. |
| Sin acceso | El usuario no tiene ningún acceso a esta cuenta. |
| También puedes configurar el acceso de los usuarios desde la pestaña “Cuentas”. Esto te permitirá revisar cada cuenta individualmente y gestionar a los usuarios a nivel de cuenta. |
Editar usuarios y contraseñas
Además de los permisos de acceso, también puedes editar el nombre, correo electrónico, contraseña e idioma del usuario después de haberlo agregado. Para hacerlo:
- Haz clic en el usuario que deseas editar
- Haz clic en “Editar”
- Realiza los cambios necesarios
- Haz clic en “Guardar”
Desde aquí también puedes restablecer la contraseña del usuario si la olvidó o necesita cambiarla. Puedes establecer una nueva contraseña manualmente o enviarle un enlace de restablecimiento para que la cambie por sí mismo.
Eliminar usuarios
Al eliminar un usuario, se eliminará de toda la organización. Para eliminar usuarios de una organización:
- Selecciona el usuario que deseas eliminar
- Haz clic en "Eliminar usuario"
- Confirma la eliminación
También puedes restringir el acceso de un usuario seleccionando “Sin acceso” para todas las cuentas dentro de la organización.
Compartir configuraciones entre cuentas
Existen algunos ajustes que puedes compartir entre cuentas, tales como:
Consulta cada uno de estos artículos para aprender más sobre cómo usar y compartir estas configuraciones dentro de tu organización.