Use organizaciones para acceder y compartir información entre cuentas relacionadas de OptimoRoute. Este artículo explica cómo configurar y administrar organizaciones.
| Quién puede usar esta función | |
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Pro y Custom |
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Usuarios con privilegios de administrador |
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Todas las regiones |
¿Qué es una organización?
Una organización es un grupo de cuentas relacionadas de OptimoRoute que pertenecen a la misma empresa. Es útil para empresas con sucursales, oficinas u operaciones separadas.
Cuando las cuentas forman parte de la misma organización, los administradores pueden:
- Cambiar entre cuentas en la aplicación web sin cerrar ni volver a iniciar sesión
- Administrar el acceso de usuarios en todas las cuentas desde un solo lugar
- Compartir ciertas configuraciones entre cuentas relacionadas
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Para configurar una organización en OptimoRoute, contacte a nuestro equipo de soporte. También pueden ayudarle a combinar sus cuentas existentes en una sola organización. |
Agregar cuentas a una organización
Para agregar cuentas a una organización existente, contacte a nuestro equipo de soporte. Ellos pueden ayudarle a configurar las nuevas cuentas y agregarlas a su organización.
Después de que su organización tenga varias cuentas, use el menú desplegable de cuentas en la barra de navegación superior para cambiar entre ellas.
Administrar usuarios
Puede administrar usuarios y su acceso a las cuentas desde un solo lugar para todas las cuentas de la organización.
- Vaya a “Administración → Configuración.”
- En el menú izquierdo, vaya a “Cuenta → Organización.”
- En la sección “Organización”, abra la pestaña “Usuarios”.
Desde aquí, puede:
- Agregar, editar o eliminar usuarios
- Definir los permisos de cada usuario para cuentas individuales de la organización
Agregar nuevos usuarios
Para agregar usuarios a una organización:
- Vaya a “Administración → Configuración.”
- En el menú izquierdo, vaya a “Cuenta → Organización.”
- En la sección “Organización”, abra la pestaña “Usuarios”.
- Haga clic en “Agregar usuario”
- Ingrese su nombre y dirección de correo electrónico
- Elija el idioma que verán en la aplicación web
- Haga clic en “Agregar” y luego se enviará a su correo electrónico un enlace de invitación para configurar la contraseña.
- Defina sus permisos de cuenta
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Debe asignarles permisos de acceso a una cuenta antes de que puedan iniciar sesión en OptimoRoute. |
Configurar permisos de acceso de usuarios
Puede controlar a qué cuentas puede acceder un usuario y qué rol tiene en cada cuenta.
- Vaya a “Administración → Configuración.”
- En el menú izquierdo, vaya a “Cuenta → Organización.”
- En la sección “Organización”, abra la pestaña “Usuarios”.
- Seleccione el usuario que desea editar.
- En el panel de cuentas a la derecha, encuentre las cuentas de la organización.
- Para cada cuenta, use el menú desplegable para elegir el rol del usuario.
Cada rol tiene distintos permisos:
| Rol | Definición |
|---|---|
| Administrador de la organización |
Puede acceder a todas las áreas, usuarios, configuraciones y cuentas de la organización. El acceso como Administrador de la organización se otorga al seleccionar la casilla en la parte superior del menú de acceso a cuentas. Los Administradores de la organización también obtienen automáticamente acceso a cualquier cuenta nueva que se agregue a la organización. |
| Administrador |
Puede acceder a todas las áreas y configuraciones de las cuentas que tiene permitido usar. Los administradores también pueden abrir el menú “Administración” y administrar la configuración de la cuenta, usuarios, drivers, vehículos y más. |
| Usuario | No puede acceder al menú “Administración”, pero puede administrar pedidos, planificar rutas, ver analíticas y supervisar la actividad en vivo. |
| Usuario de solo lectura | Puede ver la cuenta, pero no puede hacer cambios en pedidos ni en la planificación. |
| Sin acceso | No puede acceder a la cuenta. |
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También puede administrar el acceso de usuarios desde la pestaña “Cuentas”. Esto le permite revisar cada cuenta por separado y definir qué usuarios pueden acceder a ella. |
Editar usuarios y contraseñas
Puede actualizar el nombre, la dirección de correo electrónico, el idioma y la contraseña de un usuario después de agregarlo.
- Vaya a “Administración → Configuración.”
- En el menú izquierdo, vaya a “Cuenta → Organización.”
- En la sección “Organización”, abra la pestaña “Usuarios”.
- Haga clic en el usuario que desea editar
- Haga clic en “Editar”
- Haga los cambios
- Haga clic en “Guardar”
También puede restablecer la contraseña de un usuario desde esta pantalla. Puede establecer una nueva contraseña para él haciendo clic en "Editar manualmente" o enviarle un enlace de restablecimiento para que él mismo elija una nueva contraseña.
Eliminar usuarios
Eliminar un usuario lo quita de toda la organización, incluidas todas las cuentas a las que puede acceder.
Para eliminar un usuario:
- Seleccione el usuario que desea eliminar.
- Haga clic en “Eliminar usuario.”
- Confirme la eliminación.
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Si no desea eliminar al usuario, puede quitarle el acceso en su lugar. Establezca su rol en “Sin acceso” para cada cuenta de la organización. |
Compartir configuraciones entre cuentas
Algunas configuraciones se pueden compartir entre cuentas de la misma organización. Esto puede ayudar a mantener la coherencia entre cuentas relacionadas y reducir la configuración duplicada.
Campos personalizados de pedidos
Los campos personalizados le permiten almacenar información adicional del pedido que no está incluida en los campos estándar de OptimoRoute, como referencias internas u otros detalles relacionados con sus pedidos.
Cuando los campos personalizados se comparten entre una organización, las cuentas relacionadas pueden usar la misma configuración de campos.
Obtenga más información sobre los campos personalizados.
Plantillas de exportación
Las plantillas de exportación le permiten controlar qué información se incluye cuando exporta datos desde OptimoRoute. Las exportaciones pueden combinar información de la planificación, la ejecución de rutas, el estado de los pedidos y otros registros operativos.
Compartir una plantilla de exportación permite que las cuentas relacionadas usen la misma configuración de exportación en lugar de crear plantillas separadas para cada cuenta.
Obtenga más información sobre las plantillas de exportación.