Los pedidos recurrentes te permiten crear pedidos que se repiten automáticamente según un calendario establecido. Este artículo explica cómo funcionan los pedidos recurrentes.
| Quién puede usar esta función | |
|---|---|
| Todos los planes | |
| Todos los usuarios | |
| Todas las regiones | |
¿Qué son los pedidos recurrentes?
Los pedidos recurrentes son pedidos que se repiten en un calendario regular. En lugar de crear el mismo pedido cada vez que se necesita, puedes configurar una recurrencia para crear futuros pedidos automáticamente.
Por ejemplo, puedes usar pedidos recurrentes para una entrega que ocurre todos los lunes o una visita de servicio que ocurre una vez al mes.
Cómo obtener acceso a esta función
Esta función aún está en desarrollo y está disponible a través de un programa de lanzamiento anticipado. Comunícate con soporte para obtener acceso.
Debido a que esta función está en desarrollo, todavía no es totalmente compatible con todas las funciones de OptimoRoute.
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Los pedidos recurrentes aún no son compatibles con: |
Creación de pedidos recurrentes
Puedes crear pedidos recurrentes en OptimoRoute de dos maneras:
- Agregar un pedido manualmente: Configura el calendario de recurrencia al crear el pedido.
- Importar pedidos: Incluye los detalles de la recurrencia en el archivo de importación.
Agregar manualmente la recurrencia a los pedidos
Puedes configurar un calendario de recurrencia al crear un nuevo pedido o editar uno existente en OptimoRoute. Para hacerlo:
- Ve a "Planificar y optimizar"
- Haz clic en "Agregar pedido" o selecciona el pedido que deseas editar
- Junto a la fecha, haz clic en "Repetir"
- Configura el calendario de recurrencia
Define cada cuánto se repite el pedido eligiendo una unidad (día, semana, mes o año) y una frecuencia. También puedes definir cuándo finaliza la recurrencia.
Importación de pedidos recurrentes
Al importar pedidos recurrentes, necesitarás un conjunto de columnas que definan el calendario de frecuencia del pedido:
| Columna | Tipo | Definición | Entrada |
|---|---|---|---|
| Unidad de recurrencia | Requerido |
Establece la unidad de tiempo para el calendario de recurrencia. Por ejemplo, un pedido que se repite cada dos semanas usa |
day, week, month o year
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| Repetir cada | Requerido |
Establece la cantidad de unidades entre cada ocurrencia. Por ejemplo, un pedido que se repite cada dos semanas usa |
Un número entero, como 1, 2 o 3
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| Finalizar después de ocurrencias | Opcional | Establece cuántas veces se repite el pedido antes de que finalice la recurrencia. | Un número entero, como 1, 2 o 3
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| Fecha de inicio de recurrencia | Opcional |
Establece la fecha en que comienza la recurrencia. Si esta columna no está asignada, OptimoRoute usa la "Fecha" del pedido. Si tampoco se asigna "Fecha", OptimoRoute usa la fecha de importación. |
Fecha |
| Fecha de fin de recurrencia | Opcional | Establece la fecha en que finaliza la recurrencia. | Fecha |
| Días de la semana | Opcional |
Establece los días en que ocurren los pedidos semanales. Es requerido cuando "Unidad de recurrencia" es Para seleccionar varios días, sepáralos con comas. Por ejemplo, usa Si esta columna no está asignada, OptimoRoute usa el día de la semana de la fecha del pedido importado o de la fecha de inicio de la recurrencia. |
Uno o más días de la semana, como monday, tuesday o wednesday
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| Día del mes | Opcional |
Establece el día en que ocurren los pedidos mensuales. Es requerido cuando "Unidad de recurrencia" es Por ejemplo, usa Si esta columna no está asignada, OptimoRoute usa el día del mes de la fecha del pedido importado o de la fecha de inicio de la recurrencia. |
Un número entero del 1 al 31
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| Mes de recurrencia | Opcional |
Establece el mes en que ocurren los pedidos anuales. Es requerido cuando "Unidad de recurrencia" es Por ejemplo, para el 5 de mayo de cada año, define "Mes de recurrencia" como Si esta columna no está asignada, OptimoRoute usa el mes de la fecha del pedido importado o de la fecha de inicio de la recurrencia. |
Un mes, como january, february o may
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| Semana del mes | Opcional |
Establece en qué semana del mes ocurre el pedido. Usa esta columna con "Unidad de recurrencia" configurada en Por ejemplo, úsala para el primer viernes o el último miércoles de cada mes. Al usar este tipo de calendario, se requieren tanto "Semana del mes" como "Días de la semana". |
Un número del 1 al 5, Last o un valor ordinal como First, 1st, Second o 2nd
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Edición de pedidos recurrentes
Puedes editar un pedido recurrente o aplicar tus cambios a ese pedido y a todos los pedidos posteriores de la secuencia.
- Ve a "Planificar y optimizar"
- Busca el pedido que deseas editar
- Haz clic en "Editar pedido"
- Haz tus cambios
- Haz clic en "Guardar"
- Elige dónde aplicar los cambios:
- "Este pedido" aplica los cambios solo al pedido seleccionado.
- "Este pedido y todos los siguientes" aplica los cambios al pedido seleccionado y a todos los pedidos posteriores de la secuencia.
| Los cambios realizados en la configuración de recurrencia se aplicarán automáticamente a todos los pedidos futuros. |
Edición masiva de calendarios de recurrencia
Los calendarios de recurrencia también se pueden modificar en masa. Para hacerlo:
- Ve a "Planificar y optimizar"
- Selecciona los pedidos que deseas modificar
- Haz clic en "Editar pedidos"
- En el menú izquierdo, haz clic en "Configuración de recurrencia"
- Elige la opción de modificación
- Haz clic en "Guardar"
Las opciones incluyen:
- Dejar sin cambios - No se realizarán cambios en los calendarios de recurrencia
- Limpiar todos los calendarios de recurrencia - Elimina los calendarios de recurrencia y todos los pedidos de la secuencia excepto los pedidos seleccionados
- Definir nuevo (sobrescribir existente) - Crea un nuevo calendario de recurrencia que se aplicará a todos los pedidos
- Finalizar recurrencias - Detiene todas las recurrencias para que no se repitan en el futuro
Agregar excepciones
Puedes agregar excepciones cuando un pedido recurrente necesita pausarse o cambiarse debido a un feriado o a un cambio estacional.
- Ve al pedido que deseas editar
- Abre la configuración de recurrencia
- Ve a la sección "Excepciones"
- Haz clic en "+" para agregar una excepción
- Haz clic en "Guardar"
Para editar o eliminar una excepción, haz clic en el menú de tres puntos junto a ella.
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Al mover o agregar pedidos, solo estarán disponibles para selección las fechas que no contengan ya un pedido recurrente de la misma secuencia. |
Tipos de excepción
- Pausar - Eliminar pedidos de la secuencia durante un período determinado
- Mover - Cambiar la fecha de un pedido específico
- Agregar - Agregar un pedido adicional
- Eliminar - Quitar un pedido específico de la secuencia
Cómo copiar pedidos recurrentes
Los calendarios de recurrencia no se copian cuando copias pedidos o rutas.
Puedes copiar pedidos individuales o rutas completas en OptimoRoute. Cuando copias un pedido recurrente, OptimoRoute elimina su calendario de recurrencia. Esto evita pedidos recurrentes duplicados.
Eliminación de pedidos recurrentes
Puedes eliminar un solo pedido de un conjunto recurrente o todos los pedidos de la secuencia.
- Ve a "Planificar y optimizar"
- Busca el pedido que deseas eliminar
- Haz clic en "Eliminar pedido"
- Confirma si deseas eliminar solo el pedido individual o todos los pedidos futuros.
Controles de planificación semanal y flexibilidad
Puedes usar pedidos recurrentes con controles de planificación semanal. Aplica límites de fecha y hora a pedidos individuales para controlar cuándo OptimoRoute puede programarlos a lo largo de varias semanas.
Estas restricciones se pueden usar para:
- Permitir que los pedidos se programen solo en días específicos
- Limitar la programación a una fecha o rango de fechas específico
- Evitar la programación durante períodos de bloqueo
- Restringir la programación a fechas y ventanas de tiempo específicas
Estos límites también pueden darle a OptimoRoute más flexibilidad al programar un pedido recurrente. En lugar de asignar el pedido a un día fijo, establece un rango de fechas. OptimoRoute programa el pedido en el día dentro de ese rango que mejor funcione para la ruta. Usa el control "Restringir fecha de programación" para abrir la ventana de programación de un pedido específico.
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La planificación semanal y las restricciones de fecha y hora están disponibles previa solicitud para cuentas con plan PRO o superior. Contacta a soporte para obtener más información. |
Restringir fecha de programación
Esta restricción indica al sistema que un pedido solo puede ser atendido en una fecha específica o dentro de un rango de fechas, por ejemplo, del 14 al 18 de mayo.
Hay dos formas de agregar esta restricción:
- Editar un pedido individual en la sección Información básica de la ventana del pedido
- Agregar la información durante la importación usando las siguientes columnas:
- Fecha más temprana
- Fecha más tardía
- Solo en esta fecha
Esta restricción brinda flexibilidad de planificación al pedido al permitir que el sistema elija fechas válidas de programación dentro del rango definido.
Cuando agregas un rango de fechas de programación a un pedido recurrente, puedes aplicarlo a:
- Este pedido: Aplica el rango de fechas solo al pedido seleccionado.
- Este pedido y todos los siguientes: Aplica el rango de fechas al pedido seleccionado y a todos los pedidos futuros de la secuencia.
Cuando aplicas el cambio a todos los pedidos siguientes, OptimoRoute ajusta automáticamente los rangos de fechas futuros para evitar superposiciones dentro de la misma secuencia recurrente.
Por ejemplo:
- Si creas un rango de fechas de 4 días del 20 al 23 de mayo y lo aplicas a todos los pedidos futuros:
- Los pedidos recurrentes futuros usarán el mismo intervalo de 4 días (del 27 al 30 de mayo)
- Si otro pedido recurrente de la secuencia ya ocupa parte de ese período, el sistema reduce automáticamente el rango para evitar conflictos y mantener el patrón de recurrencia deseado lo más fielmente posible.
Permitir solo en ciertos días
Cuando se usa junto con el rango de “Restringir fecha de programación”, esta restricción le indica al sistema que un pedido solo puede ser atendido en ciertos días de la semana, por ejemplo, sábados y domingos.
Hay dos formas de agregar esta restricción:
- Editar un pedido individual en la sección Información básica de la ventana del pedido
- Agregar la información durante la importación usando la columna Días permitidos e ingresar el/los día(s) permitidos de la semana, como
M,T,ThoMon,Tue,Thu.
Cuando se usa junto con “Restringir fecha de programación”, te permite refinar aún más la flexibilidad de planificación del pedido recurrente.
Restricción de fecha y hora
Usa este límite con un rango de "Restringir fecha de programación" para definir una o más ventanas de fecha y hora en las que se puede programar el pedido.
Cada ventana tiene una fecha y hora de inicio y una fecha y hora de fin. Por ejemplo, una ventana puede comenzar el 19 de mayo a las 6:00 p. m. y terminar el 22 de mayo a las 8:00 a. m.
Cuando agregas varias ventanas, OptimoRoute puede programar el pedido dentro de cualquiera de ellas. Esto le da a OptimoRoute más flexibilidad y mantiene el pedido dentro de las fechas y horas permitidas.
Fechas de bloqueo
Esta restricción indica al sistema que un pedido no puede ser atendido en una fecha o rango de fechas determinado.
Hay dos formas de agregar esta restricción:
- Editar un pedido individual en la sección Información básica de la ventana del pedido
- Agregar la información durante la importación usando la columna Fechas de bloqueo
Las fechas de bloqueo se usan para excluir fechas de la ventana de planificación de un pedido específico.
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Para excluir todos los pedidos recurrentes de una secuencia de un día o rango de fechas determinado, usa excepciones. |
¿Quieres probar los pedidos recurrentes?
Esta función está actualmente disponible bajo un programa beta limitado. Comunícate con soporte para obtener acceso.