Importa tus pedidos a OptimoRoute en bloque mediante una hoja de cálculo. En este artículo, explicaremos los requisitos, la configuración y cómo asignar los datos para cargar tus pedidos en OptimoRoute usando la importación de hojas de cálculo.
| Quién puede usar esta función | |
|---|---|
| Todos los planes | |
| Todos los usuarios | |
| Todas las regiones | |
Importación de datos a OptimoRoute
Hay dos maneras de importar datos de pedidos a OptimoRoute:
- Usando una hoja de cálculo o un archivo de texto delimitado por tabulaciones
- Copiando y pegando direcciones
Cargar una hoja de cálculo es la mejor manera de introducir mucha información en OptimoRoute, como ventanas de tiempo, notas de ubicación, ID de pedido y distintas duraciones de pedido. Copiar y pegar direcciones es la forma más básica de importar y solo importará direcciones. Puedes obtener más información sobre este proceso aquí.
En este artículo, veremos cómo preparar y cargar una hoja de cálculo para importar datos de pedidos a OptimoRoute.
Video tutorial
Preparar tu hoja de cálculo
Puedes cargar archivos de Excel, CSV o delimitados por tabulaciones en OptimoRoute para importar tus pedidos.
Se requiere al menos un dato de ubicación. Este dato debe indicar a OptimoRoute dónde se encuentra cada pedido en el mapa.
Los formatos de ubicación aceptados incluyen:
| Columnas asignadas | Explicación |
| Dirección |
Usa la columna “Dirección” para importar una dirección completa. Por ejemplo: |
| Línea de dirección, Ciudad/Población, Estado/Provincia, Código postal, País/Región |
Usa una combinación de estas columnas para importar una dirección:
|
| Latitud, Longitud |
Usa estas dos columnas para importar un conjunto exacto de coordenadas: Por ejemplo: |
|
|
También puedes usar la columna “ID de ubicación” para asignar pedidos a ubicaciones existentes en OptimoRoute. |
Durante la importación, puedes asociar las columnas de tu hoja de cálculo con los campos de OptimoRoute. Puedes hacer esta asignación en el segundo paso del proceso de importación.
No necesitas seguir una plantilla específica. Pero si quieres un punto de partida o ver todas las columnas disponibles, puedes descargar nuestro ejemplo de plantilla de importación aquí.
| ¿Necesitas campos personalizados? Configúralos en tu cuenta de OptimoRoute antes de importar, para poder asignarlos a tu hoja de cálculo. Obtén más información sobre cómo configurar campos personalizados aquí. |
Importar tu hoja de cálculo
El proceso de importación tiene algunos pasos para garantizar que la información se importe correctamente a OptimoRoute.
| La cantidad de pedidos que puedes importar al mismo tiempo está determinada por tu plan de suscripción. Contacta con soporte si necesitas aumentar tu límite. |
Paso 1: Carga tu archivo
Una vez que tu hoja de cálculo esté lista, es momento de cargarla.
- Ve a la pestaña “Planificar y optimizar”
- Elige la fecha en la que quieres importar los pedidos
- Haz clic en el botón azul "Importar pedidos" debajo del mapa
- Haz clic para cargar tu archivo o arrástralo al espacio proporcionado
- Haz clic en “Importar” si el archivo no se procesa automáticamente y no te lleva al siguiente paso
En la siguiente ventana, podrás asignar las columnas de tus datos a los campos disponibles en OptimoRoute.
Paso 2: Asigna tus columnas
OptimoRoute intentará asignar automáticamente las columnas de tu hoja de cálculo a los campos correctos. Puedes revisar estas coincidencias y corregir lo que sea necesario para asegurarte de que se asignen al lugar correcto.
También verás una vista previa de tus datos para confirmar que OptimoRoute haya leído correctamente tu hoja de cálculo. Esta vista previa:
- Mostrará las columnas asignadas
- Mostrará las columnas no asignadas como "No asignado" en naranja claro en el encabezado de la columna y los datos aparecerán atenuados en gris.
- Te permitirá elegir qué hoja quieres importar, si tu hoja de cálculo tiene más de una, en la parte inferior de la ventana.
- Te dará más opciones avanzadas de importación
Para cambiar la asignación:
- Haz clic en la flecha desplegable sobre la columna
- Elige un campo de OptimoRoute al que quieras asignar tu información
- Elige "No asignado" para desvincular cualquier elemento que no quieras importar
- Marca la casilla “Guardar esta asignación como mi asignación predeterminada" si quieres que OptimoRoute guarde estas asignaciones de columnas y ajustes para tu próxima importación.
- Una vez que termines de asignar las columnas, haz clic en “Continuar” para verificar la geocodificación de tu ubicación.
Configuración avanzada de importación
Si tu hoja de cálculo no tiene un encabezado en la primera fila de la hoja, puedes configurar la importación usando la configuración avanzada.
En la esquina superior derecha, encontrarás “Opciones avanzadas” donde puedes:
- Crear un encabezado si no tienes uno
- Elegir en qué fila comienzan tus datos
Elige la hoja correcta para importar si hay más de una en tu archivo. Podrás ver hasta 5 hojas en una sola hoja de cálculo en OptimoRoute.
Si la hoja que quieres cargar no es una de las primeras 5 del archivo, solo debes hacer un ajuste en tu archivo de importación para poder importar la hoja correcta.
| Consejo: Si necesitas importar pedidos vinculados de recogida y entrega, esta opción está disponible en el plan Custom. |
Paso 3: Verificación de precisión de la ubicación
Antes de finalizar la importación, se te pedirá que revises todos los pedidos que se agregarán. En este paso, verifica que cada ubicación se haya encontrado correctamente.
Asegúrate de revisar la columna Precisión de la ubicación antes de guardar. Presta mucha atención a las ubicaciones que se muestran en rojo o amarillo.
Los posibles estados son:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Coordenadas GPS | Se creará una nueva ubicación usando las coordenadas de latitud y longitud proporcionadas. |
| Geocodificada | Se creará una nueva ubicación en el sistema usando la dirección proporcionada. |
| Coincidencia de ID de ubicación | Se encontró una ubicación existente en el sistema con el mismo ID de ubicación. |
| Ubicación coincidente | Se encontró una ubicación existente en el sistema con la misma dirección y nombre |
| Geocodificada, se encontraron varios resultados | Se creará una nueva ubicación usando la dirección proporcionada, pero se encontraron varios resultados para la dirección indicada; esto debe revisarse antes de guardar para asegurarse de que se geocodifique la ubicación correcta. |
| Geocodificada, coincidencia parcial | Se creará una nueva ubicación usando la dirección proporcionada, pero el resultado encontrado solo coincide parcialmente con la dirección indicada; esto debe revisarse antes de guardar para asegurarse de que se geocodifique la ubicación correcta. |
| No encontrada | No se pudo encontrar la dirección y no se importará. La ubicación debe corregirse manualmente para que pueda incluirse en la importación. |
Revisar y corregir errores de ubicación
Para revisar y corregir cualquier advertencia de ubicación:
- Revisa la parte superior de la pantalla "Revisar pedidos importados" y busca la pantalla "Resumen de pedidos importados" para ver si hay errores o advertencias.
- Si los hay, puedes ordenar la columna "Precisión de la ubicación" para agruparlos y facilitar la revisión.
- Para cualquier "Coincidencia parcial" o "Se encontraron varios resultados", puedes comparar la columna "Dirección geocodificada" (lo que Google encontró para la ubicación) con la columna "Dirección" (lo que importaste) para ver si la diferencia requiere una corrección. Si no es así, puedes ignorar la advertencia y pasar a la siguiente advertencia de "Precisión de la ubicación"
- Si no estás seguro de que el pedido se haya geocodificado correctamente, puedes hacer clic en el enlace "Editar" junto al mensaje de error para ver en qué lugar del mapa se geocodificó la ubicación. Aquí puedes hacer los cambios necesarios editando la dirección o moviendo el pin en el mapa y hacer clic en "Guardar".
- Repite estos pasos para cualquier error o advertencia
Si no deseas continuar con la importación, puedes hacer clic en "Descartar" y no se agregará ninguna ubicación ni ningún pedido. De lo contrario, cuando estés satisfecho con todos los pedidos, haz clic en “Guardar” para completar la importación y guardar todas las ubicaciones.
Resultados
Los pedidos importados correctamente aparecerán en OptimoRoute en el área “Planificar y optimizar”. Los pedidos se mostrarán como marcadores azules no programados en el mapa.
Los pedidos aparecerán en las fechas a las que se hayan asignado. Si no se incluyó ninguna fecha en la hoja de cálculo, los pedidos aparecerán en la fecha en que se importaron.
¡Tu hoja de cálculo ya se importó a OptimoRoute! Con los datos de tus pedidos en su lugar, el siguiente paso es planificar tus rutas. Consulta nuestra guía Introducción a la planificación optimizada de rutas para comenzar.