Importa tus pedidos en OptimoRoute de forma masiva al subir una hoja de cálculo. En este artículo explicaremos los requisitos, configuraciones y cómo asignar los datos para llevar tus pedidos a OptimoRoute usando la importación desde una hoja de cálculo.
| Quién puede usar esta función | |
|---|---|
| Disponible en todos los planes | |
| Todos los usuarios | |
| Todas las regiones | |
Tutorial en video
Preparar tu hoja de cálculo
El importador de OptimoRoute acepta archivos en Excel, CSV (valores separados por comas) y delimitados por tabulaciones. El único requisito adicional es que haya una columna con la información de ubicación para que podamos localizar tus pedidos en el mapa.
Ejemplos de información de ubicación incluyen:
- Dirección
- ID de ubicación
- Calle, Ciudad, Estado/Provincia, Código Postal, País/Región
- Latitud, Longitud
Durante el proceso de importación, puedes asignar las columnas de tu propia hoja de cálculo a las columnas correspondientes en OptimoRoute, sin tener que ajustarte a nuestra plantilla.
Sin embargo, como punto de partida o para ver los tipos de columnas disponibles, consulta nuestro ejemplo de plantilla de importación aquí.
| ¿Necesitas campos personalizados? Configúralos en tu cuenta de OptimoRoute antes de importar, para poder asignarlos a tu hoja de cálculo. Obtén más información sobre cómo configurar campos personalizados aquí. |
Importar tu hoja de cálculo
El proceso de importación tiene varios pasos para garantizar que la información se refleje correctamente en OptimoRoute.
| La cantidad de pedidos que puedes importar de una vez depende de tu plan de suscripción. Contacta al soporte si necesitas aumentar tu límite. |
Paso 1: Cargar tu archivo
Una vez que tengas lista tu hoja de cálculo, es momento de subirla.
- Ve a la pestaña “Planificar y Optimizar”
- Elige la fecha en la que deseas importar los pedidos
- Haz clic en el botón azul "Importar pedidos" debajo del mapa
- Haz clic para subir tu archivo o arrástralo al espacio indicado
- Haz clic en “Importar” si el archivo no se procesa automáticamente y no avanza al siguiente paso
En la siguiente ventana podrás asignar las columnas de tus datos a los campos disponibles en OptimoRoute.
Paso 2: Asignar tus columnas
OptimoRoute intentará automáticamente hacer coincidir las columnas de tu hoja de cálculo con los campos del sistema. Tendrás la oportunidad de revisar y corregir los encabezados preseleccionados. También hay una sección de vista previa para verificar que los datos se hayan detectado correctamente.
- Las columnas asignadas mostrarán un encabezado seleccionado.
- Las columnas no asignadas aparecerán como "No asignado" en color naranja claro y con los datos en gris.
- Si tu hoja de cálculo tiene más de una hoja, puedes elegir cuál importar desde la parte inferior de la ventana.
Para cambiar la asignación:
- Haz clic en la flecha desplegable sobre la columna
- Elige el campo de OptimoRoute al que deseas asignar tu información
- Elige "No asignado" para omitir columnas que no quieres importar
- Marca la opción “Guardar esta asignación como mi configuración predeterminada" si quieres que OptimoRoute recuerde esta configuración de importación.
- Cuando termines de asignar las columnas, haz clic en “Continuar” para revisar las ubicaciones.
Configuración avanzada de importación
Si tu hoja de cálculo no tiene encabezado en la primera fila, puedes configurar la importación usando las opciones avanzadas.
En la esquina superior derecha encontrarás “Opciones avanzadas”, donde podrás:
- Crear un encabezado si no tienes uno
- Elegir desde qué fila comienza tu información
Elige la hoja correcta que quieres importar si tu archivo contiene más de una. Puedes ver hasta 5 hojas en un solo archivo dentro de OptimoRoute.
Si la hoja que quieres subir no está entre las primeras cinco, realiza un ajuste en tu archivo antes de importar.
| Consejo: Si necesitas importar pedidos vinculados de recogida y entrega, esta opción está disponible en el plan Custom. |
Paso 3: Verificación de precisión de ubicaciones
Antes de finalizar la importación, podrás revisar todos los pedidos que se importarán. En este paso es importante asegurarte de que las ubicaciones se identifiquen correctamente —enfócate en las que están en rojo y amarillo—. Por lo tanto, revisa la columna de Precisión de ubicación antes de guardar.
Los posibles estados son:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Coordenadas GPS | Se creará una nueva ubicación usando las coordenadas de latitud y longitud proporcionadas. |
| Geocodificado | Se creará una nueva ubicación en el sistema usando la dirección proporcionada. |
| ID de ubicación coincidente | Se encontró en el sistema una ubicación existente con el mismo ID de ubicación. |
| Ubicación coincidente | Se encontró en el sistema una ubicación existente con la misma dirección y nombre. |
| Geocodificado, múltiples resultados encontrados | Se creará una nueva ubicación usando la dirección proporcionada, pero se encontraron varios resultados —debe revisarse antes de guardar para asegurar que la ubicación geocodificada sea la correcta. |
| Geocodificado, coincidencia parcial | Se creará una nueva ubicación usando la dirección proporcionada, pero el resultado encontrado solo coincide parcialmente —debe verificarse antes de guardar para asegurar la ubicación correcta. |
| No encontrado | No se encontró la dirección, por lo tanto, no se importará. La ubicación debe corregirse manualmente para incluirla en la importación. |
Revisar y corregir errores de ubicación
Para revisar y corregir advertencias de ubicación:
- En la parte superior de la pantalla "Revisar pedidos importados", abre el resumen de importación para ver si hay errores o advertencias.
- Si los hay, ordena la columna "Precisión de ubicación" para agruparlos y facilitar la revisión.
- Para los casos de "Coincidencia parcial" o "Múltiples resultados encontrados", compara la columna "Dirección geocodificada" (resultado de Google) con la columna "Dirección" (tu valor importado) para ver si es necesario corregir algo. Si todo está correcto, puedes ignorar la advertencia y continuar.
- Si no estás seguro de que la ubicación esté correctamente geocodificada, haz clic en "Editar" junto al mensaje de error para ver la ubicación en el mapa. Ahí podrás modificar la dirección o mover el marcador, luego haz clic en "Guardar".
- Repite estos pasos para cada error o advertencia
Si no deseas continuar con la importación, haz clic en "Descartar" y no se agregarán ubicaciones ni pedidos.
De lo contrario, cuando estés satisfecho con todos los pedidos, haz clic en “Guardar” para completar la importación y guardar todas las ubicaciones. Luego verás tus pedidos importados en el mapa y en la cuadrícula de pedidos de la pestaña Planificar y Optimizar.