Importe sus pedidos en OptimoRoute en bloque mediante la importación de una hoja de cálculo. En este artículo, explicaremos los requisitos, la configuración y cómo asignar los datos para cargar sus pedidos en OptimoRoute usando la importación de hojas de cálculo.
| Quién puede usar esta función | |
|---|---|
| Disponible para todos los planes | |
| Todos los usuarios | |
| Todas las regiones | |
Video tutorial
Importación de datos en OptimoRoute
Hay dos formas de importar datos de pedidos en OptimoRoute:
- Usando una hoja de cálculo o un archivo de texto delimitado por tabulaciones
- Copiando y pegando direcciones
Cargar una hoja de cálculo es la mejor manera de ingresar mucha información en OptimoRoute, como ventanas de tiempo, notas de ubicación, ID de pedido y diferentes duraciones de pedido. Copiar y pegar direcciones es la forma más básica de importar y solo importará direcciones. Puede obtener más información sobre este proceso aquí.
En este artículo, explicaremos cómo preparar y cargar una hoja de cálculo para importar datos de pedidos en OptimoRoute.
Preparación de su hoja de cálculo
Puede cargar archivos de Excel, CSV o delimitados por tabulaciones en OptimoRoute para importar sus pedidos.
Se requiere al menos un dato de ubicación. Este dato debe indicar a OptimoRoute dónde está cada pedido en el mapa.
Los formatos de ubicación aceptados incluyen:
| Columnas asignadas | Explicación |
| Dirección |
Use la columna “Dirección” para importar una dirección completa. Por ejemplo: |
| Línea de dirección, Ciudad/Población, Estado/Provincia, Código postal, País/Región |
Use una combinación de estas columnas para importar una dirección:
|
| Latitud, Longitud |
Use estas dos columnas para importar un conjunto exacto de coordenadas: Por ejemplo: |
|
|
También puede usar la columna “ID de ubicación” para asignar pedidos a ubicaciones existentes en OptimoRoute. |
Durante la importación, puede hacer coincidir las columnas de su hoja de cálculo con los campos de OptimoRoute. Puede hacer esta asignación en el segundo paso del proceso de importación.
No necesita seguir una plantilla específica. Pero si desea un punto de partida o ver todas las columnas disponibles, puede descargar nuestra plantilla de importación aquí.
| ¿Necesita campos personalizados? Configúrelos en su cuenta de OptimoRoute antes de importar, para poder asignarlos a su hoja de cálculo. Obtenga más información sobre la configuración de campos personalizados aquí. |
Importación de su hoja de cálculo
El proceso de importación tiene algunos pasos para garantizar que la información se importe correctamente en OptimoRoute.
| La cantidad de pedidos que puede importar a la vez está determinada por su plan de suscripción. Póngase en contacto con soporte si necesita aumentar su límite. |
Paso 1: Cargue su archivo
Una vez que su hoja de cálculo esté lista, es hora de cargarla.
- Vaya a la pestaña “Planificar y optimizar”
- Elija la fecha en la que desea importar los pedidos
- Haga clic en el botón azul "Importar pedidos" debajo del mapa
- Haga clic para cargar su archivo o arrástrelo al espacio proporcionado
- Haga clic en “Importar” si el archivo no se procesa automáticamente y no lo lleva al siguiente paso
En la siguiente ventana, podrá asignar las columnas de sus datos a los campos disponibles en OptimoRoute.
Paso 2: Asigne sus columnas
OptimoRoute intentará hacer coincidir automáticamente las columnas de su hoja de cálculo con los campos correctos. Puede revisar estas coincidencias y corregir cualquier detalle para asegurarse de que se asignen en el lugar correcto.
También verá una vista previa de sus datos para confirmar que OptimoRoute ha leído correctamente su hoja de cálculo. Esta vista previa:
- Mostrará las columnas asignadas
- Mostrará las columnas no asignadas como "No asignado" en naranja claro en el encabezado de la columna y los datos aparecerán atenuados en gris.
- Le permitirá elegir qué hoja desea importar, si su hoja de cálculo tiene más de una, en la parte inferior de la ventana.
- Le dará opciones de importación más avanzadas
Para cambiar la asignación:
- Haga clic en la flecha del menú desplegable encima de la columna
- Elija un campo de OptimoRoute al que asignar su información
- Elija "No asignado" para desasignar cualquier campo que no desee importar
- Marque la casilla “Guardar esta asignación como mi asignación predeterminada" si desea que OptimoRoute guarde estas asignaciones de columnas y esta configuración para su próxima importación.
- Una vez que termine de asignar las columnas, haga clic en “Continuar” para comprobar la geocodificación de su ubicación.
Configuración avanzada de importación
Si su hoja de cálculo no tiene un encabezado en la primera fila, puede configurar la importación usando la configuración avanzada de importación.
En la esquina superior derecha, encontrará “Opciones avanzadas”, donde puede:
- Crear un encabezado si no tiene uno
- Elegir en qué fila comienzan sus datos
Elija la hoja correcta para importar si hay más de una en su archivo. Podrá ver hasta 5 hojas en una sola hoja de cálculo en OptimoRoute.
Si la hoja que desea cargar no está entre las primeras 5 del archivo, solo haga un ajuste en su archivo de importación para importar la hoja correcta.
| Consejo: Si necesita importar pedidos vinculados de recogida y entrega, esta opción está disponible en el plan Custom. |
Paso 3: Verificación de precisión de la ubicación
Antes de finalizar la importación, se le pedirá que revise todos los pedidos que se agregarán. En este paso, verifique que cada ubicación se haya encontrado correctamente.
Asegúrese de revisar la columna Precisión de la ubicación antes de guardar. Preste especial atención a las ubicaciones mostradas en rojo o amarillo.
Los estados posibles son:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Coordenadas GPS | Se creará una nueva ubicación usando las coordenadas de latitud y longitud proporcionadas. |
| Geocodificada | Se creará una nueva ubicación en el sistema usando la dirección proporcionada. |
| ID de ubicación coincidente | Se encontró en el sistema una ubicación existente con el mismo ID de ubicación. |
| Ubicación coincidente | Se encontró en el sistema una ubicación existente con la misma dirección y nombre |
| Geocodificada, se encontraron varios resultados | Se creará una nueva ubicación usando la dirección proporcionada, pero se encontraron varios resultados para la dirección proporcionada – esto debe revisarse antes de guardar para asegurarse de que se geocodifique la ubicación correcta. |
| Geocodificada, coincidencia parcial | Se creará una nueva ubicación usando la dirección proporcionada, pero el resultado encontrado solo coincide parcialmente con la dirección proporcionada – esto debe revisarse antes de guardar para asegurarse de que se geocodifique la ubicación correcta. |
| No encontrado | No se pudo encontrar la dirección y no se importará. La ubicación debe corregirse manualmente para que se incluya en la importación. |
Cómo verificar y corregir errores de ubicación
Para revisar y corregir cualquier advertencia de ubicación:
- Revise la parte superior de la pantalla "Revisar pedidos importados" y busque la pantalla "Resumen de pedidos importados" para ver si hay errores o advertencias.
- Si los hay, puede ordenar la columna "Precisión de la ubicación" para agruparlos y facilitar la revisión.
- Para cualquier "Coincidencia parcial" o "Se encontraron varios resultados", puede comparar la columna "Dirección geocodificada" (lo que Google encontró para la ubicación) con la columna "Dirección" (lo que importó) para ver si la diferencia requiere alguna corrección. Si no es así, puede ignorar la advertencia y pasar a la siguiente advertencia de "Precisión de la ubicación"
- Si no está seguro de que el pedido se haya geocodificado correctamente, puede hacer clic en el enlace "Editar" junto al mensaje de error para ver dónde se geocodificó la ubicación en el mapa. Allí puede realizar los cambios necesarios editando la dirección o moviendo el pin en el mapa y haciendo clic en "Guardar".
- Repita estos pasos para cualquier error o advertencia
Si no desea continuar con la importación, puede hacer clic en "Descartar" y no se agregarán ubicaciones ni pedidos. De lo contrario, cuando esté satisfecho con todos los pedidos, haga clic en “Guardar” para completar la importación y guardar todas las ubicaciones.
Resultados
Los pedidos importados correctamente aparecerán en OptimoRoute en el área “Planificar y optimizar”. Los pedidos se mostrarán como marcadores azules sin programar en el mapa.
Los pedidos aparecerán en las fechas a las que se les haya asignado. Si no se incluyó una fecha en la hoja de cálculo, los pedidos aparecerán en la fecha en que se importaron.
¡Su hoja de cálculo ya está importada en OptimoRoute! Con los datos de sus pedidos en su lugar, el siguiente paso es planificar sus rutas. Consulte nuestra guía Introducción a la planificación de rutas optimizadas para comenzar.