Organisationen erleichtern den Zugriff auf Informationen und das Teilen von Daten über mehrere miteinander verbundene Konten hinweg. In diesem Artikel erklären wir, was Organisationen sind und wie sie verwaltet werden.
| Wer kann diese Funktion nutzen | |
|---|---|
| Verfügbar für Pro- und Custom-Tarife | |
| Benutzer mit Administratorrechten | |
| Alle Regionen | |
Was ist eine Organisation?
Eine Organisation ist eine Gruppe von verbundenen Konten, die zu demselben Unternehmen gehören. Das ist besonders nützlich für Unternehmen mit eigenständigen Geschäftsbereichen, Filialen oder Niederlassungen.
Wenn Konten in OptimoRoute zu einer Organisation zusammengeführt werden, können Administratoren schnell zwischen den Konten wechseln, ohne sich aus- und wieder einloggen zu müssen. Außerdem können sie Benutzerzugriffe zentral verwalten und bestimmte Einstellungen über mehrere verbundene Konten hinweg teilen.
Eine Organisation einrichten
Um eine Organisation in OptimoRoute einzurichten, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team – wir helfen Ihnen dabei, Ihre bestehenden Konten zu einer Organisation zusammenzuführen.
Konten zu einer Organisation hinzufügen
Um weitere Konten zu Ihrer bestehenden Organisation hinzuzufügen, kontaktieren Sie unser Support-Team – wir helfen Ihnen bei der Einrichtung Ihrer neuen Konten.
Zwischen Konten wechseln
Sobald Ihre Organisation eingerichtet ist, können Sie in der oberen linken Ecke Ihrer OptimoRoute-Webanwendung ganz einfach zwischen den Konten wechseln.
Benutzer verwalten
Sie können Benutzer und deren Zugriffsrechte für alle Konten der Organisation zentral verwalten. So gehen Sie vor:
- Gehen Sie zu Administration → Einstellungen
- Wählen Sie im linken Menü Konto → Organisation
- Gehen Sie im Abschnitt „Organisation“ zum Reiter „Benutzer“
Hier können Sie Benutzer hinzufügen, bearbeiten und löschen sowie ihre Berechtigungen für jedes Konto innerhalb der Organisation festlegen.
Neue Benutzer hinzufügen
So fügen Sie Benutzer über diesen Bildschirm hinzu:
- Klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“
- Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein
- Wählen Sie die Sprache, die der Benutzer in der Webanwendung sehen soll
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“
Sobald der Benutzer hinzugefügt wurde, müssen Sie ihm Zugriff auf ein Konto zuweisen, bevor er sich bei OptimoRoute einloggen kann.
Benutzerrechte festlegen
So legen Sie fest, auf welche Konten ein Benutzer zugreifen kann und welche Rechte er hat:
- Klicken Sie auf den Benutzer, den Sie bearbeiten möchten
- Rechts erscheint ein Menü mit allen Konten der Organisation
- Legen Sie über das Dropdown-Menü die Rolle des Benutzers pro Konto fest
Jede Rolle verfügt über unterschiedliche Berechtigungen:
| Rolle | Definition |
|---|---|
| Organisationsadministrator |
Organisationsadministratoren haben Zugriff auf alle Bereiche, Benutzer und Einstellungen innerhalb Ihrer OptimoRoute-Organisation und ihrer Konten. Diese Rolle kann vergeben werden, indem das Kontrollkästchen oben im Kontozugriffsmenü aktiviert wird. Organisationsadministratoren erhalten automatisch Zugriff auf alle neu hinzugefügten Konten innerhalb der Organisation. |
| Administrator | Administratoren haben Zugriff auf alle Bereiche und Einstellungen der freigegebenen Konten in der Organisation. Sie können auf das Menü „Administration“ zugreifen und Kontoeinstellungen ändern sowie Benutzer, Fahrer und Fahrzeuge hinzufügen oder bearbeiten. |
| Benutzer | Benutzer haben keinen Zugriff auf das Administrationsmenü, können jedoch Aufträge verwalten, Planungen durchführen, Analysen anzeigen und Live-Daten überwachen. |
| Nur-Lesen-Benutzer | Nur-Lesen-Benutzer können das Konto nur ansehen, aber keine Änderungen an Aufträgen oder der Planung vornehmen. |
| Kein Zugriff | Der Benutzer hat überhaupt keinen Zugriff auf dieses Konto. |
| Sie können Benutzerzugriffe auch über den Reiter „Konten“ festlegen. Damit können Sie jedes Konto einzeln prüfen und Benutzer auf Kontoebene verwalten. |
Benutzer und Passwörter bearbeiten
Neben den Zugriffsberechtigungen können Sie auch Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Sprache eines Benutzers nachträglich bearbeiten. So gehen Sie vor:
- Klicken Sie auf den Benutzer, den Sie bearbeiten möchten
- Klicken Sie auf „Bearbeiten“
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
- Klicken Sie auf „Speichern“
Hier können Sie auch das Passwort eines Benutzers zurücksetzen, falls es vergessen wurde oder geändert werden muss. Sie können das Passwort manuell festlegen oder dem Benutzer einen Link zum Zurücksetzen senden, damit er selbst ein neues Passwort wählt.
Benutzer löschen
Wenn Sie einen Benutzer löschen, wird er vollständig aus der Organisation entfernt. So löschen Sie Benutzer in einer Organisation:
- Wählen Sie den Benutzer, den Sie löschen möchten
- Klicken Sie auf „Benutzer löschen“
- Bestätigen Sie das Löschen
Alternativ können Sie den Zugriff sperren, indem Sie für alle Konten der Organisation „Kein Zugriff“ auswählen.
Einstellungen über Konten hinweg teilen
Einige Einstellungen können über mehrere Konten hinweg geteilt werden, darunter:
Lesen Sie diese Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie diese Einstellungen verwenden und innerhalb Ihrer Organisation teilen können.