Wiederkehrende Aufträge sind eine Möglichkeit, Aufträge so einzurichten, dass sie nach einem festen Zeitplan automatisch wiederholt werden. In diesem Artikel erklären wir, wie das funktioniert.
| Wer diese Funktion nutzen kann | |
|---|---|
| Alle Tarife können an der frühen Freigabe teilnehmen | |
| Alle Benutzer mit Zugriff auf die frühe Freigabe | |
| Alle Regionen | |
Zugriff auf diese Funktion erhalten
Diese Funktion befindet sich noch in aktiver Entwicklung und ist derzeit über ein Early-Release-Programm verfügbar. Bitte wenden Sie sich an den Support, um Zugriff zu erhalten.
Wiederkehrende Aufträge erstellen
Es gibt zwei Möglichkeiten, wiederkehrende Aufträge in OptimoRoute zu erstellen:
- Beim manuellen Hinzufügen eines Auftrags können Sie dabei einen Wiederholungsplan festlegen
- Beim Importieren von Aufträgen können Sie Wiederholungsdetails in der Datei angeben
|
Die Funktion für wiederkehrende Aufträge ist noch nicht kompatibel mit:
|
Wiederkehrende Aufträge manuell hinzufügen
Sie können die Wiederholung eines Auftrags beim Erstellen eines neuen Auftrags in OptimoRoute festlegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Gehen Sie zu "Planen & Optimieren"
- Klicken Sie auf "Auftrag hinzufügen"
- Klicken Sie neben dem Datum auf "Wiederholen"
Hier können Sie Ihren Wiederholungsplan einrichten, indem Sie im Dropdown-Menü neben "Auftrag wiederholen" die Häufigkeit ändern.
Wiederkehrende Aufträge importieren
Beim Importieren wiederkehrender Aufträge benötigen Sie eine Reihe von Spalten, die den Häufigkeitsplan des Auftrags definieren:
| Spalte | Definition | Eingabe |
|---|---|---|
| Wiederholungseinheit |
Welche Zeiteinheit für die Festlegung der Häufigkeit verwendet wird. Zum Beispiel würde jede 2 Wochen die Einheit „Woche“ verwenden. Diese Spalte ist erforderlich. |
Tag, Woche, Monat, Jahr |
| Alle wiederholen |
Gibt die Anzahl der Einheiten zwischen den einzelnen Wiederholungen an. Zum Beispiel würde jede 2 Wochen die Eingabe „2“ verwenden. Diese Spalte ist erforderlich. |
Numerisch (1, 2, 3...) |
| Nach Wiederholungen beenden | Optional können Sie angeben, wie oft sich der Auftrag wiederholt, bevor er endet. | Numerisch (1, 2, 3...) |
| Startdatum der Wiederholung |
Optional können Sie das genaue Startdatum des Auftrags festlegen. Wenn „Startdatum der Wiederholung“ nicht zugeordnet ist, wird die Auftragsspalte „Datum“ verwendet. Wenn auch diese Spalte nicht zugeordnet ist, verwendet das System den Tag des Imports als Startdatum. |
Datumsformat |
| Enddatum der Wiederholung | Optional können Sie das genaue Ende der Gruppe wiederkehrender Aufträge festlegen. | Datumsformat |
| Wochentage |
In Verbindung mit der Einheit „Woche“ können Sie festlegen, auf welchen Wochentag bzw. welche Wochentage die Aufträge fallen sollen. Zum Beispiel würde für wöchentlich montags und mittwochs die Eingabe „monday,wednesday“ verwendet. |
Wochentag (monday, tuesday, wednesday...) |
| Tag des Monats |
In Verbindung mit der Einheit „Monat“ können Sie festlegen, auf welchen Tag des Monats die Aufträge fallen sollen. Zum Beispiel würden Sie für monatlich am 15. die Eingabe „15“ verwenden |
Numerisch zwischen 1 und 31 |
| Wiederholungsmonat |
In Verbindung mit der Einheit „Jahr“ können Sie festlegen, in welchem Monat die Aufträge liegen sollen. Zum Beispiel würden Sie für jährlich am 5. Mai die Eingabe „mai“ und bei „Tag des Monats“ „5“ verwenden. |
Monat (january, february...) |
| Monatswoche | Kann in Verbindung mit der Einheit „Monat“ und einem einzelnen Eintrag bei „Wochentage“ verwendet werden (z. B. 1. Freitag jedes Monats, letzter Mittwoch des Monats), um anzugeben, auf welche Woche des Monats der Auftrag fallen soll. | Numerisch zwischen 1 und 5 oder „Last“. Zahlen können auch als Ordnungszahlen angegeben werden (First, 1st, Second, 2nd…). |
Wiederkehrende Aufträge bearbeiten
Sie können wiederkehrende Aufträge bearbeiten und diese Änderungen entweder auf alle bestehenden Aufträge in dieser Sequenz oder nur auf einen einzelnen Auftrag anwenden.
- Gehen Sie zu "Planen & Optimieren"
- Suchen Sie den Auftrag, den Sie bearbeiten möchten
- Klicken Sie auf "Auftrag bearbeiten"
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
- Klicken Sie auf "Speichern"
Sie werden gefragt, ob Sie diese Änderungen auf "Diesen Auftrag" oder auf "Diesen und alle folgenden Aufträge" anwenden möchten. Das funktioniert auch beim Bearbeiten mehrerer Aufträge gleichzeitig.
| Änderungen an der Wiederholungseinrichtung werden automatisch auf alle zukünftigen Aufträge angewendet. |
Zeitpläne gesammelt bearbeiten
Wiederholungspläne können auch gesammelt geändert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Gehen Sie zu "Planen und Optimieren"
- Wählen Sie die Aufträge aus, die Sie ändern möchten
- Klicken Sie auf "Aufträge bearbeiten"
- Klicken Sie im linken Menü auf "Wiederholungseinrichtung"
- Wählen Sie die Option für die Änderung aus
- Klicken Sie auf "Speichern"
Zu den Optionen gehören:
- Unverändert lassen - Es werden keine Änderungen an den Wiederholungsplänen vorgenommen
- Alle Wiederholungspläne löschen - Wiederholungspläne und alle Aufträge in der Sequenz außer den ausgewählten Aufträgen entfernen
- Neu festlegen (vorhandene überschreiben) - Einen neuen Wiederholungsplan erstellen, der auf alle Aufträge angewendet wird
Ausnahmen hinzufügen
Manchmal muss ein wiederkehrender Auftrag aufgrund eines Feiertags oder einer saisonalen Änderung pausiert oder verschoben werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Gehen Sie zu dem Auftrag, den Sie bearbeiten möchten
- Öffnen Sie die Wiederholungseinrichtung
- Gehen Sie zum Abschnitt "Ausnahmen"
- Klicken Sie auf "+", um eine Ausnahme hinzuzufügen
- Klicken Sie auf "Speichern"
Um Ausnahmen zu ändern oder zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte.
|
|
Wenn Sie Aufträge verschieben oder hinzufügen, stehen nur Daten zur Auswahl, die nicht bereits einen wiederkehrenden Auftrag aus derselben Sequenz enthalten. |
Ausnahmetypen
- Pausieren - Aufträge für einen bestimmten Zeitraum aus der Sequenz entfernen
- Verschieben - Das Datum eines bestimmten Auftrags ändern
- Hinzufügen - Einen zusätzlichen Auftrag hinzufügen
- Löschen - Einen bestimmten Auftrag aus der Sequenz entfernen
Wiederkehrende Aufträge kopieren
Wiederholungen werden beim Kopieren von Aufträgen oder Routen nicht mitkopiert.
In OptimoRoute können Aufträge entweder durch das Kopieren einzelner Aufträge oder durch Kopieren von Routen kopiert werden. Beim Kopieren wiederkehrender Aufträge wird die Wiederholung aus dem Auftrag entfernt. Dadurch werden doppelte Wiederholungen verhindert.
Wiederkehrende Aufträge löschen
Sie können entweder einen einzelnen Auftrag in einer wiederkehrenden Gruppe oder alle Aufträge in der Sequenz löschen.
- Gehen Sie zu "Planen & Optimieren"
- Suchen Sie den Auftrag, den Sie löschen möchten
- Klicken Sie auf "Auftrag löschen"
- Bestätigen Sie, ob Sie nur den einzelnen Auftrag oder alle zukünftigen Aufträge löschen möchten.
Einschränkungen und Flexibilität für die Wochenplanung
Wiederkehrende Aufträge können auch mit den Funktionen für die Wochenplanung verwendet werden. Bei der Verwendung wiederkehrender Aufträge mit der Wochenplanung können Datums- und Zeitbeschränkungen auf einzelne Aufträge angewendet werden, um zu steuern, wann ein Auftrag über eine Reihe von Wochen eingeplant werden kann oder nicht.
Diese Einschränkungen können verwendet werden, um:
- Aufträge nur an bestimmten Tagen einplanen zu lassen
- Die Planung auf ein bestimmtes Datum oder einen Datumsbereich zu begrenzen
- Die Planung während Sperrzeiten zu verhindern
- Die Planung auf bestimmte Daten und Zeitfenster zu beschränken
|
|
Wochenplanung sowie Datums-/Zeitbeschränkungen sind auf Anfrage für Konten mit einem PRO-Tarif oder höher verfügbar. Wenden Sie sich für weitere Informationen an den Support. |
Planungsdatum einschränken
Diese Einschränkung teilt dem System mit, dass ein Auftrag nur an einem bestimmten Datum oder innerhalb eines Datumsbereichs ausgeführt werden kann, zum Beispiel vom 14. bis 18. Mai.
Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Einschränkung hinzuzufügen:
- Bearbeiten Sie einen einzelnen Auftrag im Abschnitt Basisinformationen des Auftragsfensters
- Fügen Sie die Informationen beim Import mithilfe der folgenden Spalten hinzu:
- Frühestes Datum
- Spätestes Datum
- Nur an diesem Datum
Diese Einschränkung gibt dem Auftrag mehr Planungsspielraum, indem das System gültige Planungsdaten innerhalb des definierten Bereichs auswählen kann.
Wenn Sie einem wiederkehrenden Auftrag einen eingeschränkten Planungszeitraum hinzufügen, können Sie wählen, ob diese Änderungen auf einen einzelnen Auftrag oder auf alle zukünftigen Aufträge in der Wiederholung angewendet werden sollen. Wenn Sie die Änderung auf alle zukünftigen Aufträge anwenden, passt das System zukünftige Datumsbereiche automatisch an, um Überschneidungen mit anderen wiederkehrenden Aufträgen in derselben Sequenz zu vermeiden.
Zum Beispiel:
- Wenn Sie einen 4-tägigen Datumsbereich von 20.–23. Mai erstellen und auf alle zukünftigen Aufträge anwenden:
- Zukünftige wiederkehrende Aufträge werden versuchen, denselben 4-Tage-Zeitraum zu verwenden.
- Wenn ein anderer wiederkehrender Auftrag in der Sequenz bereits einen Teil dieses Zeitraums belegt, verkürzt das System den Bereich automatisch, um Konflikte zu vermeiden und das gewünschte Wiederholungsmuster so genau wie möglich beizubehalten.
Nur an bestimmten Tagen zulassen
In Kombination mit dem Bereich „Planungsdatum einschränken“ teilt diese Einschränkung dem System mit, dass ein Auftrag nur an bestimmten Wochentagen ausgeführt werden kann, zum Beispiel samstags und sonntags.
Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Einschränkung hinzuzufügen:
- Bearbeiten Sie einen einzelnen Auftrag im Abschnitt Basisinformationen des Auftragsfensters
- Fügen Sie die Informationen beim Import mithilfe der Spalte Zulässige Tage hinzu und geben Sie den oder die zulässigen Wochentage ein (zum Beispiel: M, T, Th oder Mon, Tue, Thu)
In Kombination mit „Planungsdatum einschränken” ermöglicht es Ihnen, die Planungsspielräume des wiederkehrenden Auftrags weiter zu verfeinern.
Datum und Uhrzeit einschränken
In Kombination mit dem Bereich „Planungsdatum einschränken“ können Sie mit dieser Einschränkung ein oder mehrere Zeitfenster definieren, innerhalb derer ein Auftrag geplant werden kann.
Jede Einschränkung hat ein Startdatum und eine Startzeit sowie ein Enddatum und eine Endzeit. Zum Beispiel: 19. Mai ab 18:00 Uhr bis 22. Mai um 08:00 Uhr.
Wenn mehrere Zeitfenster hinzugefügt werden, kann der Auftrag in jedem davon geplant werden.
In Kombination mit „Planungsdatum einschränken” ermöglicht es Ihnen, die Planungsspielräume des wiederkehrenden Auftrags weiter zu verfeinern.
Sperrdaten
Diese Einschränkung teilt dem System mit, dass ein Auftrag an einem bestimmten Datum oder Datumsbereich nicht ausgeführt werden kann.
Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Einschränkung hinzuzufügen:
- Bearbeiten Sie einen einzelnen Auftrag im Abschnitt Basisinformationen des Auftragsfensters
- Fügen Sie die Informationen beim Import mithilfe der Spalte Sperrdaten hinzu
Sperrdaten werden verwendet, um Daten aus dem Planungszeitraum für einen bestimmten Auftrag auszuschließen.
|
|
Um alle wiederkehrenden Aufträge in einer Sequenz von einem bestimmten Tag oder Datumsbereich auszuschließen, verwenden Sie Ausnahmen. |
Möchten Sie wiederkehrende Aufträge ausprobieren?
Diese Funktion ist derzeit im Rahmen eines begrenzten Beta-Programms verfügbar. Bitte wenden Sie sich an den Support, um Zugriff zu erhalten.