Bestellungen aus einer Tabelle importieren

Importieren Sie Ihre Aufträge per Spreadsheet in OptimoRoute, um sie in großen Mengen hinzuzufügen. In diesem Artikel erklären wir die Anforderungen, Einstellungen und wie Sie Daten zuordnen, damit Ihre Aufträge per Tabellenimport in OptimoRoute gelangen.

Wer kann diese Funktion nutzen
	Alle Tarife
	Alle Benutzer
	Alle Regionen

Daten in OptimoRoute importieren

Es gibt zwei Möglichkeiten, Auftragsdaten in OptimoRoute zu importieren: 

• Verwendung einer Tabellenkalkulation oder einer durch Tabulatoren getrennten Textdatei
• Kopieren und Einfügen von Adressen

Das Hochladen einer Tabellenkalkulation ist der beste Weg, um viele Informationen in OptimoRoute zu übertragen, z. B. Zeitfenster, Standortnotizen, Auftrags-ID und unterschiedliche Auftragsdauern. Das Kopieren und Einfügen von Adressen ist die einfachste Importmethode und importiert nur Adressen. Hier erfahren Sie mehr zu diesem Prozess. 

In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie eine Tabellenkalkulation vorbereiten und hochladen, um Auftragsdaten in OptimoRoute zu importieren. 

Video-Tutorial

Ihre Tabellenkalkulation vorbereiten

Sie können Excel-, CSV- oder tabulatorgetrennte Dateien in OptimoRoute hochladen, um Ihre Aufträge zu importieren.

Mindestens eine Standortangabe ist erforderlich. Diese Angabe muss OptimoRoute mitteilen, wo sich jeder Auftrag auf der Karte befindet.

Zu den akzeptierten Standortformaten gehören:

Sie können auch die Spalte „Standort-ID“ verwenden, um Aufträge vorhandenen Standorten in OptimoRoute zuzuordnen.

Beim Import können Sie Ihre Tabellenspalten den OptimoRoute-Feldern zuordnen. Diese Zuordnung nehmen Sie im zweiten Schritt des Importvorgangs vor.

Sie müssen keine bestimmte Vorlage verwenden. Wenn Sie jedoch eine Ausgangsbasis möchten oder alle verfügbaren Spalten sehen wollen, können Sie unsere Beispiel-Importvorlage hier herunterladen.

Benötigen Sie benutzerdefinierte Felder? Legen Sie diese vor dem Import in Ihrem OptimoRoute-Konto an, damit Sie sie Ihrer Tabelle zuordnen können. Hier erfahren Sie mehr zur Einrichtung benutzerdefinierter Felder.

Ihre Tabellenkalkulation importieren

Der Importvorgang umfasst mehrere Schritte, damit die Informationen korrekt in OptimoRoute importiert werden.

Die Anzahl der Aufträge, die Sie gleichzeitig importieren können, wird durch Ihren Abonnementtarif bestimmt. Kontaktieren Sie den Support, wenn Sie Ihr Limit erhöhen müssen.

Schritt 1: Datei hochladen

Sobald Ihre Tabellenkalkulation bereit ist, können Sie sie hochladen. 

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Planen und optimieren“
2. Wählen Sie das Datum aus, für das Sie Aufträge importieren möchten 
3. Klicken Sie unter der Karte auf die blaue Schaltfläche „Aufträge importieren“
4. Klicken Sie entweder, um Ihre Datei hochzuladen, oder ziehen Sie sie in den vorgesehenen Bereich
5. Klicken Sie auf „Importieren“, wenn die Datei nicht automatisch verarbeitet wird und Sie nicht zum nächsten Schritt weitergeleitet werden

Im nächsten Fenster können Sie Ihre Datenspalten den in OptimoRoute verfügbaren Feldern zuordnen.

Schritt 2: Spalten zuordnen

OptimoRoute versucht, die Spalten Ihrer Tabellenkalkulation automatisch den richtigen Feldern zuzuordnen. Sie können diese Zuordnungen überprüfen und bei Bedarf anpassen, damit alles am richtigen Ort zugeordnet ist.

Sie sehen außerdem eine Vorschau Ihrer Daten, damit Sie bestätigen können, dass OptimoRoute Ihre Tabellenkalkulation korrekt gelesen hat. Diese Vorschau wird: 
 

• die zugeordneten Spalten anzeigen 
• nicht zugeordnete Spalten in der Kopfzeile hellorange als „Nicht zugeordnet“ anzeigen und die Daten werden ausgegraut. 
• Ihnen ermöglichen, unten im Fenster das Blatt auszuwählen, das Sie importieren möchten, wenn Ihre Tabellenkalkulation mehr als ein Blatt enthält.
• Ihnen erweiterte Importoptionen bieten
   

So ändern Sie die Zuordnung: 

1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil über der Spalte 
2. Wählen Sie ein OptimoRoute-Feld, dem Ihre Informationen zugeordnet werden sollen
3. Wählen Sie „Nicht zugeordnet“, um alle Informationen nicht zuzuordnen, die nicht importiert werden sollen
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für „Diese Zuordnung als Standardzuordnung speichern“, wenn OptimoRoute diese Spaltenzuordnungen und Einstellungen für Ihren nächsten Import speichern soll.
5. Sobald Sie die Spaltenzuordnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Weiter“, um die Geokodierung Ihrer Standorte zu prüfen.

Erweiterte Importeinstellungen

Falls Ihre Tabellenkalkulation in der ersten Zeile kein Kopfzeile hat, können Sie den Import über die erweiterten Importeinstellungen konfigurieren.

Oben rechts finden Sie „Erweiterte Optionen“. Dort können Sie:

• eine Kopfzeile erstellen, wenn keine vorhanden ist
• wählen, in welcher Zeile Ihre Daten beginnen

Wählen Sie das richtige Blatt für den Import aus, wenn Ihre Datei mehr als eines enthält. In OptimoRoute können Sie bis zu 5 Blätter einer einzelnen Tabellenkalkulation sehen.

Wenn das Blatt, das Sie hochladen möchten, nicht zu den ersten 5 in der Datei gehört, passen Sie einfach Ihre Importdatei an, um das richtige Blatt zu importieren.

Tipp: Wenn Sie verknüpfte Abhol- und Lieferaufträge importieren müssen, ist diese Option im Custom-Tarif verfügbar.

Schritt 3: Standortgenauigkeit prüfen

Bevor der Import abgeschlossen wird, werden Sie aufgefordert, alle hinzuzufügenden Aufträge zu überprüfen. Prüfen Sie in diesem Schritt, ob jeder Standort korrekt gefunden wurde. 

Überprüfen Sie vor dem Speichern unbedingt die Spalte Standortgenauigkeit. Achten Sie besonders auf Standorte, die rot oder gelb angezeigt werden.

Mögliche Status sind:

Standortfehler prüfen und korrigieren

So prüfen und korrigieren Sie Standortwarnungen: 

1. Sehen Sie oben auf dem Bildschirm „Importierte Aufträge überprüfen“ nach und öffnen Sie die Ansicht „Importzusammenfassung für Aufträge“, um zu prüfen, ob Fehler oder Warnungen vorhanden sind. 
2. Falls vorhanden, können Sie die Spalte „Standortgenauigkeit“ sortieren, um sie zu gruppieren und die Prüfung zu erleichtern. 
3. Bei „Teilweise Übereinstimmung“ oder „Mehrere Ergebnisse gefunden“ können Sie die Spalte „Geokodierte Adresse“ (das, was Google für den Standort gefunden hat) mit der Spalte „Adresse“ (das, was Sie importiert haben) vergleichen, um zu sehen, ob etwas angepasst werden muss. Falls nicht, können Sie die Warnung ignorieren und mit der nächsten Warnung zur „Standortgenauigkeit“ fortfahren
4. Wenn Sie nicht sicher sind, ob der Auftrag korrekt geokodiert wurde, können Sie auf den Link „Bearbeiten“ neben der Fehlermeldung klicken, um zu sehen, wo der Standort auf der Karte geokodiert wurde. Hier können Sie die erforderlichen Änderungen vornehmen, indem Sie die Adresse bearbeiten oder den Pin auf der Karte verschieben, und dann auf „Speichern“ klicken.
5. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Fehler oder Warnungen
    

Wenn Sie den Import nicht fortsetzen möchten, können Sie auf „Verwerfen“ klicken. Dann werden keine Standorte oder Aufträge hinzugefügt. Andernfalls klicken Sie, wenn Sie mit allen Aufträgen zufrieden sind, auf „Speichern“, um den Import abzuschließen und alle Standorte zu speichern. 

Ergebnisse

Richtig importierte Aufträge werden in OptimoRoute im Bereich „Planen und optimieren“ angezeigt. Aufträge werden als ungeplante blaue Pins auf der Karte dargestellt. 

Aufträge erscheinen an den Daten, denen sie zugewiesen wurden. Wenn in der Tabellenkalkulation kein Datum enthalten war, werden die Aufträge an dem Datum angezeigt, an dem sie importiert wurden.

Ihre Tabellenkalkulation wurde nun erfolgreich in OptimoRoute importiert! Mit Ihren Auftragsdaten können Sie als Nächstes Ihre Routen planen. Lesen Sie unseren Leitfaden Einführung in die optimierte Routenplanung, um direkt loszulegen.